Запись Zoom/Teams корпоративных встреч
Корпоративные HR-службы регулярно записывают онбординги, аттестации, интервью и рабочие совещания. Изображение лица и голос участника — биометрические персональные данные по ст. 11 ФЗ-152. Это означает обязательное письменное согласие каждого участника до начала записи. С 01.09.2025 это согласие оформляется отдельным документом и не может быть включено в трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка или политику конфиденциальности. Ниже — пять шагов для HR-директора, которые приводят запись встреч в соответствие с законом.
Шаг 1. Определите, является ли запись обработкой биометрии
Не любая запись звонка автоматически квалифицируется как обработка биометрических ПДн. Статья 11 ФЗ-152 относит к биометрии физиологические и биологические характеристики, по которым можно установить личность человека: изображение лица и голос — прямые примеры из текста нормы.
Если запись используется только для протоколирования содержания переговоров и не предполагает идентификацию личности по изображению или голосу — регулятор всё равно исходит из того, что изображение лица присутствует в файле. Это означает, что запись видеоконференции с включёнными камерами обрабатывает биометрию по умолчанию. Аудиозапись без видео формально не включает изображение лица, однако голос также отнесён к биометрии ст. 11 ФЗ-152.
Практический вывод для HRD: любая видеозапись корпоративной встречи в Zoom или Teams требует соблюдения режима биометрических ПДн. Аудиозапись — тоже. Исключение: внутренние технические логи платформы без привязки к конкретному лицу, которые не позволяют идентифицировать участника.
Шаг 2. Проверьте правовое основание для записи
Обработка биометрических ПДн по ст. 11 ФЗ-152 допустима при наличии письменного согласия субъекта или в случаях, прямо перечисленных в п. 2 ст. 11. Корпоративные встречи под эти исключения не подпадают: они не связаны ни с осуществлением правосудия, ни с государственной службой, ни с иными основаниями из закрытого перечня.
Это означает, что единственное рабочее основание для HR-практики — письменное согласие каждого участника до начала записи. С 01.09.2025 такое согласие не может быть частью трудового договора или коллективного соглашения — требование ФЗ-156 от 24.06.2025 об отдельном документе распространяется и на биометрию.
Согласия работников ещё в трудовом договоре?
Если HRD не переоформил согласия после 01.09.2025 — каждая запись корпоративной встречи создаёт основание для штрафа по ч. 16 ст. 13.11 КоАП. По ч. 17 за утечку биометрии — штраф 15–20 млн ₽. Юристы DATUM проведут аудит документации и соберут пакет согласий по новым требованиям ФЗ-156.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru
Проверьте также статью 86 ТК РФ: она устанавливает запрет на получение и обработку данных работника, не необходимых для исполнения трудового договора. Запись рабочего совещания прямо связана с трудовой функцией. Запись личного разговора сотрудника — нет. Это разграничение важно при оценке соразмерности обработки.
Как оформить согласие работника на запись встречи в соответствии с ФЗ-156?
Согласие на обработку биометрических ПДн составляется письменно и содержит обязательные реквизиты по ст. 9 ФЗ-152: ФИО и контактные данные субъекта, наименование и адрес оператора, цель обработки, перечень обрабатываемых данных, перечень действий, срок и порядок отзыва.
С 01.09.2025 добавляется требование ФЗ-156: документ не объединяется с другими. Согласие на запись видеоконференций — отдельный лист, отдельная электронная форма в КЭДО или отдельный файл. Смешивать его с согласием на хранение личного дела, с согласием на передачу данных в банк в рамках зарплатного проекта или с политикой конфиденциальности нельзя.
Что подготовить для законной записи встреч
- Отдельный документ согласия на обработку биометрических ПДн при записи видеоконференций — по форме ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 от 24.06.2025.
- Внутренний регламент записи встреч: категории встреч, подлежащих записи; порядок уведомления участников до начала; срок хранения и ответственный за удаление.
- Уведомление реестра РКН по ст. 22 ФЗ-152 — убедитесь, что обработка биометрии для записи встреч отражена в поданном уведомлении. Если нет — подать изменения через pd.rkn.gov.ru.
- Журнал учёта отзывов согласий: форма для работника, срок исполнения (уничтожение записи), отметка об исполнении.
- Техническое решение по хранению: корпоративный сервер в РФ или российский облачный провайдер с указанием адреса хранения в уведомлении РКН (требование ч. 5 ст. 18 ФЗ-152 о локализации).
Обратите внимание на ст. 22.2 ТК РФ (КЭДО): если компания ведёт электронный документооборот с работниками, согласие на запись встреч можно оформлять через КЭДО. Но система КЭДО сама является оператором ПДн — убедитесь, что договор с провайдером содержит поручение на обработку по п. 3 ст. 6 ФЗ-152.
Шаг 4. Настройте хранение и доступ к записям
Место хранения записей критично по двум нормам. Первая — ч. 5 ст. 18 ФЗ-152 о локализации: запись, систематизация, накопление, хранение и извлечение ПДн граждан РФ осуществляются в базах данных, расположенных в России. Zoom и Microsoft Teams по умолчанию хранят записи на серверах за рубежом. Это означает, что облачное хранение записей в зарубежном датацентре без уведомления РКН о трансграничной передаче является нарушением.
Практическое решение: выключить облачное хранение в настройках аккаунта Zoom/Teams и использовать локальную запись с сохранением на корпоративный сервер или российский облачный провайдер. Если используется корпоративная версия Microsoft Teams с арендой серверов в российском датацентре — хранение соответствует требованиям при наличии подтверждающей документации от провайдера.
Если HRD использует облачное хранение Zoom/Teams без локализации — это нарушение ч. 8 ст. 13.11 КоАП с 01.07.2025. Штраф для юрлица: 1–6 млн ₽. Юристы DATUM помогут выстроить документы и техническое решение под требования локализации.
Подготовиться к проверке РКНВторая норма — ст. 87 ТК РФ: оператор обязан обеспечить защиту персональных данных работников от несанкционированного доступа. Это означает разграничение прав: доступ к архиву записей — только HR-директор и уполномоченный специалист по ст. 22.1 ФЗ-152, а не вся организация. Ведите реестр доступа с датами и именами.
Шаг 5. Установите срок хранения и порядок уничтожения
Персональные данные не должны храниться дольше, чем необходимо для целей обработки — принцип ст. 5 ФЗ-152. Для записей онбординга, аттестаций и интервью цель ограничена: оценка кандидата, обучение, разрешение трудового спора. Как только цель достигнута или утрачена актуальность, запись подлежит уничтожению.
Установите в регламенте конкретные сроки: например, запись собеседования — 30 дней после принятия решения о найме или отказе; запись аттестации — до даты следующей аттестации; запись рядового рабочего совещания — 90 дней, если не является доказательством в споре. Эти сроки должны быть зафиксированы в уведомлении РКН и во внутреннем регламенте.
После истечения срока — уничтожение с составлением акта. Акт уничтожения хранится отдельно: это доказательство надлежащего исполнения обязанностей оператора при проверке РКН или разборе жалобы работника.
Типовые ситуации при проверке РКН в HR-практике
Ситуация 1. Компания ведёт запись всех Teams-созвонов по умолчанию через корпоративную политику Microsoft 365. Записи хранятся в облаке Microsoft (датацентр в Нидерландах). Работники об этом уведомлены в общих «правилах использования корпоративных систем», подписанных при трудоустройстве. При плановой проверке инспектор РКН устанавливает: нарушены ч. 5 ст. 18 (отсутствие локализации), ст. 11 (нет отдельного согласия на биометрию), ст. 22 (обработка биометрии не отражена в уведомлении). Совокупность нарушений создаёт условия для протоколов по ч. 2, ч. 8 и ч. 10 ст. 13.11 КоАП.
Ситуация 2. HR-директор производственного холдинга (Уральский ФО, 2025) провёл аудит перед внеплановой проверкой РКН. Выяснилось: согласия на запись встреч включены в трудовой договор (нарушение ФЗ-156), хранение — локальный сервер в России (соответствие), но уведомление РКН не содержит биометрии. HR-директор переоформил согласия как отдельные документы через КЭДО за три недели до проверки и направил изменение в реестр РКН. По итогам проверки — предписание об устранении в части формы согласий (ранее оформленных); новые согласия претензий не вызвали.
Ситуация 3. Работник отозвал согласие на запись встреч и потребовал удаления всех записей с его участием. Оператор обязан исполнить требование в срок, установленный ст. 21 ФЗ-152. Записи, связанные с действующим трудовым спором или находящиеся в рамках судебного дела, уничтожению до завершения разбирательства не подлежат — но ограничение доступа должно быть обеспечено. Регламент должен предусматривать оба сценария.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка документации HR-департамента по чек-листу из 38 пунктов
- Комплект ОРД под ключ — согласия работников, регламенты, приказы по новым требованиям ФЗ-156
- DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентском обслуживании
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025, сохраняют юридическую силу — ФЗ-156 от 24.06.2025 не имеет обратной силы. Переоформление требуется только для новых согласий, которые оформляются с 01.09.2025: они должны быть отдельными документами. Если старое согласие на запись встреч было частью трудового договора — при его обновлении или перезаключении выделите согласие в отдельный документ. Рекомендуется провести плановое переоформление при ближайшем кадровом документообороте.
2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете кандидата?
Статья 86 ТК РФ запрещает собирать данные о политических, религиозных и иных убеждениях работника, членстве в общественных объединениях, а также о частной жизни — за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Статья 10 ФЗ-152 запрещает обработку расовой и национальной принадлежности, состояния здоровья и сексуальной жизни без явного согласия или законного основания. В анкете кандидата допустимы только данные, необходимые для оценки профессиональных качеств и соответствия должности.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?
Да, при соблюдении трёх условий: работники уведомлены об установке камер и целях наблюдения (ст. 9 ФЗ-152 и ст. 86 ТК РФ), обработка видеозаписей отражена в уведомлении РКН по ст. 22 ФЗ-152, а хранение осуществляется на серверах в России согласно ч. 5 ст. 18 ФЗ-152. Если система СКУД использует распознавание лиц для идентификации — это биометрия по ст. 11 ФЗ-152 и требует отдельного письменного согласия каждого работника.
4. Сколько хранить согласия после увольнения?
Согласие работника на обработку ПДн относится к документам личного дела. Типовой срок хранения личных дел работников по Перечню Росархива — 75 лет для постоянно действующих организаций. Согласие на запись видеоконференций само по себе может храниться соразмерно — до истечения срока исковой давности по трудовому спору (3 года по ст. 392 ТК РФ), но не менее 5 лет для документации по охране труда. Конкретный срок фиксируется в регламенте хранения ПДн компании.
5. Кто оператор при использовании КЭДО?
При использовании КЭДО оператором персональных данных работников остаётся работодатель — он определяет цели и состав обрабатываемых данных. Провайдер КЭДО-платформы действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора согласно п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Это означает, что договор с провайдером должен содержать поручение на обработку с перечнем разрешённых действий, требованиями к защите и обязанностью уведомлять оператора об инцидентах. Без такого договора работодатель несёт риск по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
6. Что делать, если работник отказывается подписывать согласие на запись?
Отказ от согласия на обработку биометрических ПДн — законное право работника по ст. 9 ФЗ-152. Принуждение к подписанию согласия или создание неблагоприятных условий из-за отказа нарушает ст. 86 ТК РФ и может квалифицироваться как дискриминация. Практическое решение: для встреч с таким участником отключать запись или переводить его в режим без видео и аудиозаписи. Регламент должен содержать порядок проведения встреч с участием лиц, не давших согласия.
Итог
Запись Zoom и Teams-встреч в корпоративной среде — это полноценная обработка биометрических персональных данных, требующая письменного согласия каждого участника, локализованного хранения на серверах в России и отражения в уведомлении РКН. С 01.09.2025 согласие оформляется только как отдельный документ — совмещение с трудовым договором или политикой конфиденциальности недопустимо.
DATUM сопровождает HR-департаменты при переходе на новые требования ФЗ-156: аудит существующей документации, разработка согласий и регламентов, настройка КЭДО под требования ст. 22.2 ТК РФ и ФЗ-152, представительство при проверках РКН.
3 декабря 2027 года