Военный билет: какие данные допустимо запрашивать
Работодатели обязаны вести воинский учёт по Федеральному закону «О воинской обязанности и военной службе» и Положению о воинском учёте (ПП РФ №719). При этом ФЗ-152 не делает исключений: данные из военного билета — это персональные данные работника, а часть из них относится к специальным категориям. HR-директор, который допускает избыточный сбор, рискует протоколом РКН и штрафом по ч. 1 ст. 13.11 КоАП (150 000–300 000 ₽). В инструкции — пошаговый порядок: что запрашивать, как оформлять согласие, как хранить и что делать при проверке.
Шаг 1. Определите, какие данные из военного билета нужны для воинского учёта
Работодатель ведёт воинский учёт в целях, прямо установленных ПП РФ №719. Сбор сведений допустим только в объёме, необходимом для заполнения карточки воинского учёта (форма №10). Превышение этого объёма нарушает принцип минимизации ст. 5 ФЗ-152.
Допустимо фиксировать:
- Категория запаса (I или II) и воинское звание.
- Военно-учётная специальность (ВУС).
- Состав: командный, технический, солдаты и т. д.
- Наименование военного комиссариата, в котором состоит на учёте.
- Категория годности к военной службе (A, B, В, Г, Д).
- Реквизиты документа воинского учёта: серия, номер, дата выдачи.
Недопустимо запрашивать дополнительно: медицинские диагнозы, сведения о психическом состоянии, полные данные о боевом опыте, сведения об участии в специальных операциях, биометрические характеристики, указанные в разделах военного билета, не предусмотренных формой №10. Эти сведения относятся к специальным категориям по ст. 10 ФЗ-152 и обрабатываются только при наличии явного основания по п. 2 ч. 2 ст. 10.
Шаг 2. Проверьте основание обработки: нужно ли согласие?
Обработка данных для воинского учёта может осуществляться без согласия работника, поскольку это обязанность, установленная законом (п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152 — исполнение обязанностей, возложенных на оператора законодательством). Однако это распространяется только на тот объём, который прямо предписан ПП РФ №719.
Если работодатель хочет получить дополнительные сведения (например, скан всего военного билета для хранения в личном деле или фото страниц с персональными сведениями), это уже требует самостоятельного правового основания. Наиболее распространённое — согласие по ст. 9 ФЗ-152.
С 01.09.2025 (ФЗ-156 от 24.06.2025) согласие оформляется отдельным документом. Включать его в трудовой договор, в приказ о приёме или в анкету кандидата — нарушение. Согласие должно содержать обязательные реквизиты: ФИО работника, наименование оператора, цель, перечень ПДн, перечень действий, срок действия, способ отзыва.
Согласия в трудовых договорах — ещё не переоформлены?
После 01.09.2025 каждое новое согласие работника на обработку ПДн должно быть отдельным документом. Если HR-департамент использует старые шаблоны — каждый такой документ создаёт основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (до 700 000 ₽). Юристы DATUM подготовят комплект согласий по требованиям ФЗ-156 и проведут аудит ОРД в HR.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru
Шаг 3. Оформите документы для обработки данных воинского учёта
Для законной обработки данных военного билета HR-директор обеспечивает наличие следующего пакета документов.
Что подготовить
- Политика обработки ПДн с разделом о воинском учёте: цели, категории ПДн, правовые основания, сроки хранения (ч. 2 ст. 18.1 ФЗ-152).
- Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учёта и за организацию обработки ПДн в HR-подразделении (ст. 22.1 ФЗ-152).
- Отдельное согласие работника, если сбор данных выходит за пределы ПП РФ №719 (например, хранение скана военного билета целиком) — по новой форме с 01.09.2025.
- Регламент ведения личного дела: порядок доступа, хранение на бумажном носителе или в КЭДО, сроки уничтожения.
- Журнал учёта обращений субъектов ПДн с входящими запросами работников за последние 12 месяцев.
При ведении КЭДО оператором обработки ПДн является работодатель (ст. 3 ФЗ-152). Платформа КЭДО действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению (п. 3 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152). Поручение оформляется договором с указанием перечня действий, которые платформа вправе совершать с ПДн. Передача поставщику КЭДО данных воинского учёта без такого поручения — нарушение.
Шаг 4. Установите порядок хранения и доступа к данным
Данные военного билета хранятся в личном деле работника. Срок хранения личного дела — 75 лет (типовой срок по перечням Росархива). Данные воинского учёта на карточках по форме №10 после увольнения работника передаются в военный комиссариат в сроки, установленные ПП РФ №719.
Доступ к данным ограничен кругом лиц, определённых приказом: как правило, сотрудник, ответственный за воинский учёт, и непосредственный руководитель HR-подразделения. Передача данных военного билета третьим лицам (другим подразделениям, контрагентам) без правового основания нарушает ст. 7 ФЗ-152 (конфиденциальность).
Бумажные носители с данными воинского учёта хранятся в запираемом шкафу или сейфе с ограниченным доступом. Это требование ч. 6 ст. 13.11 КоАП: несоблюдение условий хранения материальных носителей при неавтоматизированной обработке, повлёкшее неправомерный доступ, грозит штрафом 50 000–100 000 ₽.
Как работать с данными воинского учёта в КЭДО и при биометрии СКУД?
Если организация использует КЭДО, данные формы №10 могут вноситься в электронную систему. При этом применяются все требования к ИСПДн: необходимо определить уровень защищённости по ПП РФ №1119 и реализовать меры по Приказу ФСТЭК №21. Для большинства HR-ИСПДн с общими категориями ПДн это УЗ-3 или УЗ-4 в зависимости от числа субъектов.
При использовании биометрии СКУД (идентификация по лицу или отпечатку пальца) работодатель обрабатывает биометрические ПДн по ст. 11 ФЗ-152. Это требует письменного согласия работника — отдельного от согласия на обработку данных воинского учёта. Оба согласия с 01.09.2025 оформляются самостоятельными документами. Нарушение порядка обработки биометрии влечёт штраф по ч. 16 ст. 13.11 КоАП.
Если HRD использует СКУД с биометрией и отдельных согласий нет — это нарушение ст. 11 ФЗ-152. Штраф по ч. 16 ст. 13.11 КоАП. Специалисты DATUM подготовят пакет согласий и проверят ОРД HR-подразделения.
Собрать ОРД под ключТиповые ситуации в HR: что пошло не так и как действовать
Ситуация 1. HR запрашивает полный скан военного билета без согласия. Распространённая практика: при приёме на работу кадровик сканирует весь документ «для личного дела». Правовое основание воинского учёта покрывает только данные формы №10, но не полный скан. Скан содержит сведения о медицинских освидетельствованиях, что относится к специальным категориям ст. 10 ФЗ-152. Без согласия или иного основания из ч. 2 ст. 10 — нарушение. Стратегия: либо ограничиться снятием нужных реквизитов, либо оформить отдельное согласие с указанием цели «хранение копии документа воинского учёта» и конкретного перечня данных.
Ситуация 2. Согласие работника включено в текст трудового договора. До 01.09.2025 такая практика была распространена и формально допустима. После вступления в силу ФЗ-156 новые трудовые договоры с включённым согласием нарушают ст. 9 ФЗ-152. При проверке РКН инспектор запросит отдельный документ согласия — его отсутствие даёт основание для протокола по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (300 000–700 000 ₽ для юрлица). Стратегия: переработать шаблоны кадровых документов, ввести отдельную форму согласия при приёме новых сотрудников. Ранее подписанные договоры переоформлять не требуется.
Ситуация 3. Уволенный работник требует уничтожения ПДн, в том числе данных из военного билета. По ч. 5 ст. 21 ФЗ-152 оператор обязан прекратить обработку при отзыве согласия. Однако данные воинского учёта обрабатываются не на основании согласия, а на основании закона. Карточки по форме №10 хранятся в течение установленных архивных сроков и передаются в военкомат. Личное дело с копией военного билета — 75 лет. Требование уничтожить эти данные удовлетворению не подлежит при наличии законного основания хранения. Стратегия: направить работнику мотивированный ответ в течение 10 рабочих дней (ст. 20 ФЗ-152) с указанием правового основания дальнейшей обработки.
Практика. В организации Сибирского ФО (осень 2025) HR-директор при плановой проверке РКН не смог предъявить отдельные согласия работников на хранение сканов военных билетов. Инспектор квалифицировал это как обработку ПДн без надлежащего согласия (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). Организация оспорила протокол, представив доказательства того, что часть данных обрабатывается на основании ПП РФ №719 без согласия. Итог: штраф снижен до минимума по ч. 1 ст. 13.11 (150 000 ₽) в части избыточно собранных сведений медицинского характера. Ключевым аргументом защиты стало разграничение оснований обработки по каждому виду данных.
Практика (case_S5_predupr_microbiz). При инциденте с базой ПДн работников и соискателей (менее 1 000 субъектов) одна из компаний получила предупреждение вместо штрафа по ч. 1 ст. 13.11 КоАП. Суд применил ст. 4.1.1 КоАП: первичное нарушение для микропредприятия, вреда субъектам не причинено. Для HR-директора вывод: статус субъекта МСП и отсутствие повторности — рабочие инструменты защиты. Но на ч. 15 и ч. 18 ст. 13.11 (оборотные составы) это не распространяется.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка ОРД HR-подразделения, оснований обработки, шаблонов согласий
- Комплект ОРД под ключ — подготовка пакета документов включая согласия работников в новой форме по ФЗ-156
- DPO-аутсорсинг — ответственный по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентском обслуживании, ответы на запросы работников
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Нет, обратной силы ФЗ-156 не имеет. Согласия, подписанные до 01.09.2025 в составе трудового договора или иного документа, сохраняют юридическую силу при условии, что в них содержатся обязательные реквизиты ст. 9 ФЗ-152. Но все новые согласия — только отдельным документом. Практически это означает: шаблоны кадровых документов для новых сотрудников необходимо привести в соответствие немедленно.
2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете при приёме на работу?
Ст. 86 ТК РФ запрещает работодателю запрашивать данные о политических, религиозных убеждениях, членстве в профсоюзах и общественных объединениях, частной жизни. В контексте военного билета — недопустимо спрашивать о диагнозах, психическом состоянии здоровья, участии в боевых действиях, наградах, которые не нужны для форм воинского учёта. Сбор таких данных квалифицируется как обработка специальных категорий ПДн без основания по ч. 2 ст. 10 ФЗ-152.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе без согласия работников?
Видеозапись в рабочих помещениях допустима при выполнении двух условий: работники письменно уведомлены о наблюдении (ст. 22.2 ТК РФ), а сама съёмка не затрагивает зоны отдыха, туалетные комнаты, раздевалки. Если система распознаёт лица (биометрия), требуется отдельное письменное согласие по ст. 11 ФЗ-152. Видеонаблюдение без уведомления или с захватом биометрии без согласия влечёт штраф по ч. 1 или ч. 16 ст. 13.11 КоАП.
4. Сколько хранить согласия после увольнения работника?
Само согласие — как часть личного дела — хранится 75 лет. Это типовой архивный срок для кадровых документов. Подтверждение наличия согласия может потребоваться при проверке РКН или споре с бывшим работником. Уничтожение согласия до истечения срока хранения личного дела нарушает архивное законодательство и может создать доказательственные риски в арбитражном споре.
5. Кто является оператором при использовании КЭДО?
Оператором остаётся работодатель: он определяет цели и состав обрабатываемых ПДн. Поставщик КЭДО-платформы действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению (п. 3 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152). Поручение оформляется договором или дополнительным соглашением с указанием перечня допустимых действий. Без такого поручения передача данных работников поставщику КЭДО нарушает ст. 6 ФЗ-152. Ответственность за нарушения сохраняется за оператором-работодателем.
Итог
Обработка данных военного билета законна в объёме, необходимом для ведения воинского учёта по ПП РФ №719. Любое расширение — хранение полного скана, фиксация медицинских сведений — требует самостоятельного правового основания или отдельного согласия по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 от 24.06.2025. Смешение согласия с трудовым договором с 01.09.2025 недопустимо. Биометрия СКУД — отдельное согласие, отдельное основание.
DATUM сопровождает HR-подразделения по требованиям ФЗ-152: подготовка согласий в новой форме, аудит личных дел и КЭДО, разграничение оснований обработки для воинского учёта и иных HR-целей.
3 июня 2028 года