Уведомление работника о переходе на КЭДО
Переход на электронный кадровый документооборот затрагивает два массива норм сразу: трудовое законодательство (ст. 22.2 ТК РФ) и законодательство о персональных данных (ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156). Большинство компаний до 2025 года объединяли уведомление о КЭДО и согласие на обработку ПДн в одном документе вместе с трудовым договором. С 01.09.2025 такой подход создаёт прямой состав административного правонарушения. Ниже — последовательность действий, которая закрывает оба требования.
Что такое уведомление о переходе на КЭДО и когда оно обязательно?
Уведомление работника о переходе на КЭДО — это письменный документ, которым работодатель сообщает о намерении вести кадровые документы в электронной форме через информационную систему. Обязанность направить уведомление закреплена в ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ. Работник вправе согласиться или отказаться. При отказе работодатель обязан продолжать вести бумажные документы именно для этого сотрудника — уволить за отказ нельзя.
Уведомление о КЭДО по ТК РФ и согласие на обработку персональных данных по ФЗ-152 — разные документы с разными правовыми основаниями. Первый регулирует форму документооборота, второй определяет законность обработки ПДн в информационной системе КЭДО. Смешивать их в одном тексте с 01.09.2025 запрещено.
Уведомление обязательно в трёх случаях: при первом введении КЭДО в организации, при подключении нового работника к действующей системе, при изменении используемой информационной системы или перечня обрабатываемых категорий данных. Новых сотрудников, принятых после даты введения КЭДО, уведомляют при трудоустройстве — до подписания трудового договора.
Шаг 1. Проверьте уведомление в реестре операторов РКН
До начала обработки ПДн в информационной системе КЭДО организация обязана уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные (ст. 22 ФЗ-152). Проверьте: включена ли ваша организация в реестр операторов на pd.rkn.gov.ru. Если нет — подайте уведомление через портал по форме Приказа РКН №180 от 28.10.2022 до ввода системы КЭДО в эксплуатацию.
Если организация уже в реестре, проверьте актуальность сведений: указана ли КЭДО как цель обработки, перечислены ли все категории ПДн работников, обрабатываемые в системе. Несоответствие реального объёма обработки заявленному — основание для штрафа по ч. 1 ст. 13.11 КоАП (150 000 — 300 000 руб.).
Согласия работников ещё в трудовом договоре?
Если HRD не разделил согласия на обработку ПДн и уведомления о КЭДО после 01.09.2025 — каждый такой документ создаёт основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 (до 700 000 руб.). Юристы DATUM проведут аудит кадровой документации по чек-листу из 38 пунктов и выявят несоответствия до того, как их найдёт РКН.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru
Шаг 2. Разработайте два отдельных документа
Подготовьте два самостоятельных документа: уведомление о переходе на КЭДО (на основании ст. 22.2 ТК РФ) и согласие на обработку персональных данных в системе КЭДО (на основании ст. 9 ФЗ-152). Они не должны содержать перекрёстных ссылок, объединяться в один файл или прилагаться к трудовому договору.
Уведомление о КЭДО по ТК РФ включает: наименование информационной системы, перечень видов электронных документов, дату перехода, порядок подписания, право отказаться. Согласие на обработку ПДн по ст. 9 ФЗ-152 включает: ФИО работника, контактные данные, наименование оператора, цель обработки, перечень данных, перечень действий с ними, срок действия согласия, порядок отзыва.
Обязательные реквизиты согласия работника по ст. 9 ФЗ-152 (ред. с 01.09.2025)
- ФИО субъекта персональных данных и его контактные данные
- Наименование и адрес оператора (работодателя), а также третьих лиц — получателей данных
- Цель обработки ПДн (например: ведение кадрового документооборота в системе КЭДО)
- Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие
- Перечень действий с ПДн и описание способов обработки, срок действия согласия и порядок его отзыва
Шаг 3. Определите категории персональных данных в системе КЭДО
Информационная система КЭДО, как правило, обрабатывает общие категории ПДн: ФИО, должность, табельный номер, ИНН, СНИЛС, банковские реквизиты, контактные данные. Если система интегрирована со СКУД, она может обрабатывать биометрические данные — изображение лица или данные отпечатков пальцев. Это меняет требования кардинально.
Биометрические ПДн по ст. 11 ФЗ-152 требуют отдельного письменного согласия и повышенных мер защиты. Уровень защищённости информационной системы при обработке биометрии — не ниже УЗ-3 по ПП РФ №1119. Нарушение порядка обработки биометрии — штраф по ч. 16 ст. 13.11 КоАП.
Шаг 4. Организуйте получение согласий от работников
Работающим сотрудникам направьте уведомление и согласие лично под подпись или через действующую систему электронного документооборота. Срок для ответа — установите в уведомлении (рекомендуемый минимум: 30 календарных дней). Если работник не дал ответ в срок, это приравнивается к отказу — бумажный документооборот для него сохраняется.
Новым работникам при оформлении до подписания трудового договора предоставьте оба документа для ознакомления и подписания. Важно: подписание согласия на обработку ПДн не может быть условием трудоустройства по ст. 9 ФЗ-152. Если работник отказывается, это не основание для отказа в приёме на работу.
Если HR-департамент использует КЭДО, но отдельные согласия на обработку ПДн не оформлены — у вас прямое нарушение ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Срок устранения до первой проверки РКН не гарантирован. Юристы DATUM соберут полный пакет ОРД для HR под ключ.
Собрать ОРД под ключШаг 5. Настройте хранение и уничтожение согласий
Согласие работника хранится всё время обработки ПДн, а после прекращения обработки — до истечения срока исковой давности. Личные дела работников по типовым срокам хранятся 75 лет. Согласие как документ-основание обработки рекомендуется хранить столько же. При увольнении работника его согласие на обработку ПДн не прекращает автоматически обработку тех данных, которые работодатель обязан хранить по закону (ст. 87 ТК РФ, архивное законодательство).
По запросу работника (ст. 20 ФЗ-152) предоставьте информацию об обработке в течение 10 рабочих дней. При отзыве согласия прекратите обработку данных, для которых согласие было единственным правовым основанием. Данные, обрабатываемые на иных основаниях (исполнение трудового договора, обязанность по закону), продолжайте обрабатывать до истечения установленных сроков.
Типовые ошибки HRD при переходе на КЭДО
Сценарий 1. Согласие объединено с уведомлением о КЭДО. Компания подготовила единый документ «Уведомление и согласие на КЭДО», включив туда и трудовой раздел, и раздел об обработке ПДн. До 01.09.2025 такой подход вызывал вопросы; после — прямо нарушает ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156. При проверке РКН каждое такое согласие квалифицируется как оформленное с нарушением требований к составу. Штраф — до 700 000 руб. по ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Стратегия: разделить документы и получить новые согласия от работников. Переоформлять согласия, полученные до 01.09.2025, закон не требует — обратной силы нет, но при любом обновлении документа используйте новую форму.
Сценарий 2. КЭДО с биометрией СКУД без отдельного согласия. IT-служба интегрировала систему КЭДО со СКУД на базе распознавания лиц. HR собрал согласие только на КЭДО по ТК РФ, обработку биометрии в системе контроля доступа отдельным документом не оформил. Обработка биометрических ПДн без письменного согласия — состав по ч. 16 ст. 13.11 КоАП. Стратегия: идентифицировать все системы, которые обрабатывают биометрию, и получить отдельные письменные согласия по ст. 11 ФЗ-152.
Сценарий 3. Работник отозвал согласие и требует уничтожения данных. Уволенный сотрудник направил требование уничтожить его ПДн. HR-директор получил запрос и не знает, как ответить. По ст. 21 ФЗ-152 оператор обязан прекратить обработку данных в течение 30 дней — но только тех, для которых согласие было единственным основанием. Данные из личного дела хранятся 75 лет по архивному законодательству независимо от отзыва согласия. На запрос субъекта ответьте в течение 10 рабочих дней по ст. 20 ФЗ-152, изложив, какие данные уничтожены, а какие продолжают храниться и на каком основании.
Как это применяется на практике
Кейс 1. Торговая компания (Сибирский ФО, осень 2025) внедрила КЭДО для 300 сотрудников, включая согласие на обработку ПДн в текст уведомления о переходе. При плановой проверке РКН инспектор квалифицировал документ как нарушение требований к составу согласия по ч. 2 ст. 13.11 КоАП. HR-директор обратился за сопровождением уже после составления протокола. Юристы зафиксировали, что нарушение выявлено впервые, а компания является субъектом малого предпринимательства; в суде применили ст. 4.1.1 КоАП и заменили штраф предупреждением. После этого был сформирован полный пакет раздельных согласий.
Кейс 2. Производственное предприятие (Центральный ФО, начало 2026) интегрировало КЭДО со СКУД на основе распознавания лиц, не получив отдельных письменных согласий на обработку биометрии. Работник, уволенный по сокращению, подал жалобу в РКН. Внеплановая проверка выявила отсутствие согласий по ст. 11 ФЗ-152. Юристы DATUM провели аудит всей системы обработки ПДн, помогли оперативно собрать согласия от работников и сформировали правовую позицию по смягчению ответственности с опорой на активные меры устранения нарушений. Штраф по ч. 16 ст. 13.11 составил сумму в нижней трети предусмотренного диапазона.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка кадровой документации по 38 пунктам
- Комплект ОРД под ключ — раздельные согласия работников, политика, приказы
- DPO-аутсорсинг — ответственный по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентском обслуживании
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025, переоформлять не требуется — ФЗ-156 от 24.06.2025 не имеет обратной силы. Это подтверждено официальными разъяснениями: ранее полученные согласия сохраняют силу. Однако при любом обновлении формы согласия, расширении перечня ПДн или целей обработки необходимо использовать новый шаблон, соответствующий требованиям ст. 9 ФЗ-152 в действующей редакции: согласие — отдельный самостоятельный документ, не объединяемый с трудовым договором или политикой.
2. Какие данные нельзя спрашивать у работника при оформлении в КЭДО?
Работодатель вправе запрашивать только те данные, которые необходимы для исполнения трудового договора и требований законодательства (ст. 86 ТК РФ). Запрещено собирать данные о политических и религиозных взглядах, членстве в профсоюзах без прямого указания в законе. При сборе данных через анкеты в системе КЭДО каждая категория ПДн должна иметь правовое основание: либо норма закона, либо согласие, либо необходимость исполнения договора. Избыточный сбор — нарушение принципа минимизации по ст. 5 ФЗ-152.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе и использовать записи в КЭДО?
Видеонаблюдение в офисе допустимо при соблюдении нескольких условий: работники уведомлены о ведении съёмки, цель обработки определена (например, обеспечение безопасности), установлены сроки хранения записей. Если изображение лица используется для идентификации (СКУД), это биометрические ПДн по ст. 11 ФЗ-152, требующие отдельного письменного согласия. Хранить видеозаписи дольше, чем нужно для достижения цели, запрещено принципом ограничения хранения по ст. 5 ФЗ-152.
4. Сколько хранить согласия после увольнения работника?
Согласие работника как документ-основание обработки ПДн рекомендуется хранить в течение всего срока хранения данных, к которым оно относится. Для большинства документов личного дела типовой срок — 75 лет (Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019). Само согласие на обработку ПДн должно быть доступно на случай запроса РКН или субъекта в течение всего этого периода. После истечения срока хранения документы уничтожают с составлением акта по ст. 21 ФЗ-152.
5. Кто является оператором персональных данных при использовании внешней системы КЭДО?
Оператором ПДн остаётся работодатель — он определяет цели и состав обработки (ст. 3 ФЗ-152). Поставщик системы КЭДО — лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора. Отношения оформляются договором поручения обработки по п. 3 ч. 3 ст. 6 ФЗ-152. В договоре должны быть закреплены: перечень обрабатываемых данных, цели, обязанность соблюдать конфиденциальность, техническая и организационная защита, порядок уничтожения по окончании поручения. Отсутствие такого договора — нарушение ст. 6 ФЗ-152 и риск штрафа по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
6. Что делать, если работник отказался от КЭДО после уже данного согласия?
Отзыв согласия на КЭДО по ТК РФ и отзыв согласия на обработку ПДн — самостоятельные действия. При отзыве согласия на КЭДО работодатель возобновляет бумажный документооборот для этого сотрудника. Уволить за отзыв нельзя. При отзыве согласия на обработку ПДн необходимо в течение 30 дней прекратить обработку тех данных, для которых согласие было единственным правовым основанием. Данные, обрабатываемые в силу закона или договора, продолжают обрабатываться — основание меняется, а не исчезает.
Итог
Уведомление работника о переходе на КЭДО — это два разных документа: один по ТК РФ (согласие на электронный документооборот), второй по ФЗ-152 (согласие на обработку ПДн в системе). С 01.09.2025 объединять их запрещено. При наличии СКУД с биометрией добавляется третий — отдельное согласие по ст. 11 ФЗ-152. Каждый документ имеет собственный обязательный перечень реквизитов и самостоятельно хранится в течение всего срока обработки данных.
Юристы DATUM сопровождают HR-департаменты при переходе на КЭДО с 2014 года: проводят аудит кадровой документации, формируют пакет ОРД, включая раздельные согласия, договоры поручения с поставщиками КЭДО, политику обработки ПДн в HR-контуре. При наличии нарушений — помогают устранить их до проверки РКН.
9 января 2028 года