инструкция 14 апреля 2027 По состоянию на 14 апреля 2027

Уничтожение бумажных документов: акт

Акт уничтожения бумажных документов с персональными данными — это первичный документ, подтверждающий исполнение обязанности оператора по ст. 21 ФЗ-152.

Без надлежащего акта уничтожения у HR-директора нет доказательств прекращения обработки ПДн: при проверке РКН это основание для штрафа по ч. 5 ст. 13.11 КоАП до 90 000 ₽ за каждый случай невыполнения требования субъекта.

→ Если в вашем HR-департаменте нет утверждённой формы акта и журнала уничтожения — разберитесь с порядком сейчас, до очередной проверки.

С 01.09.2025 требования к документообороту по ФЗ-152 ужесточились: согласие работника — отдельный документ (ФЗ-156 от 24.06.2025), а значит, жизненный цикл каждого согласия должен заканчиваться надлежащим уничтожением с актом. Для HRD это практическая задача: утвердить форму, назначить комиссию, выстроить процесс и хранить сформированные акты. В инструкции — пошаговый порядок и типовые ошибки.

Какие бумажные документы HR-отдела подлежат уничтожению по 152-ФЗ?

Обязанность уничтожить ПДн возникает в трёх случаях: достигнута цель обработки, субъект отозвал согласие, истёк срок хранения. Применительно к HR-бумагам это охватывает широкий круг документов.

К числу документов, которые хранят ПДн и требуют акта уничтожения, относятся:

согласия работников на обработку ПДн — после истечения срока или отзыва;
анкеты кандидатов — при отказе в трудоустройстве или по истечении срока хранения;
копии паспортов, СНИЛС, ИНН, документов об образовании из личного дела — после увольнения и истечения срока хранения;
медицинские справки, листки нетрудоспособности — после истечения срока хранения по номенклатуре дел;
заявления, приказы и иные документы с персональными данными — по окончании нормативного срока хранения.

«Ст. 21 ФЗ-152 — оператор обязан уничтожить ПДн или обеспечить их уничтожение в течение 30 дней с даты достижения цели обработки либо с момента отзыва согласия, если иное не предусмотрено договором или законом.»

Отдельного внимания требуют документы с биометрическими данными. Если в компании используется СКУД (система контроля и управления доступом) с распознаванием лиц, бумажные согласия на биометрию — это специальная категория ПДн по ст. 11 ФЗ-152. Уничтожение таких согласий оформляется отдельным актом с повышенным контролем.

Шаг 1. Определите состав и срок хранения документов

Перед составлением акта необходимо установить, истёк ли нормативный срок хранения документа. Уничтожать документ до истечения срока нельзя — это нарушение архивного законодательства, не связанное с ФЗ-152.

Ориентиры по срокам хранения HR-документов с ПДн:

личные дела работников — 75 лет при трудовых отношениях, возникших до 2003 года; 50 лет — после 2003 года (Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019);
согласия работников на обработку ПДн — не менее срока действия трудового договора плюс три года после прекращения обработки;
анкеты кандидатов, не принятых на работу, — не более 3 лет, если иной срок не установлен локальным актом;
документы о командировках, отпусках, премиях — 5 лет;
медицинские справки — в соответствии с номенклатурой дел организации.

Убедитесь, что срок хранения указан в номенклатуре дел. Если номенклатуры нет — это отдельное нарушение, которое фиксируется при проверке РКН.

Шаг 2. Сформируйте комиссию по уничтожению

Уничтожение документов с ПДн — коллегиальная процедура. Единоличное уничтожение сотрудником без комиссии и акта не имеет доказательной силы при проверке.

Требования к составу комиссии законом не установлены, но практика РКН и судов выработала стандарт: не менее трёх человек, в том числе ответственный за обработку ПДн (ст. 22.1 ФЗ-152), сотрудник HR и представитель руководства или юридической службы. Комиссия назначается приказом руководителя.

Приказ о назначении комиссии должен содержать: ФИО и должности членов комиссии, полномочия председателя, перечень документов или категорий документов, подлежащих уничтожению, способ уничтожения.

Согласия работников ещё хранятся без акта уничтожения?

Если HRD не выстроил процедуру уничтожения ПДн с актами, это фиксируется при проверке РКН как невыполнение требования субъекта или нарушение условий хранения. Штраф по ч. 5 и ч. 6 ст. 13.11 КоАП — до 100 000 ₽ по каждому составу. С 01.09.2025 каждое согласие — отдельный документ, и жизненный цикл каждого из них нужно закрывать актом. Юристы DATUM соберут полный пакет ОРД для HR-департамента, включая форму акта, журнал и регламент уничтожения.

Собрать ОРД под ключ

Ответим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram

Шаг 3. Составьте и утвердите акт уничтожения

Акт уничтожения — это внутренний первичный документ. Унифицированной формы нет: организация утверждает её самостоятельно в составе ОРД. Обязательные реквизиты акта:

наименование документа («Акт об уничтожении документов, содержащих персональные данные»);
дата и место составления;
состав комиссии (ФИО, должности);
перечень уничтоженных документов: наименование, дата документа, количество листов, реквизиты (при наличии), категория ПДн;
основание уничтожения: истечение срока хранения, достижение цели обработки, отзыв согласия — со ссылкой на ст. 21 ФЗ-152;
способ уничтожения: шредирование, сжигание, иной — с указанием модели шредера или контрагента;
подписи всех членов комиссии и утверждение руководителя.

Если уничтожение проводится силами подрядчика (специализированная компания по уничтожению документов), к акту прилагается договор на оказание услуг и акт выполненных работ подрядчика. Ответственность за надлежащее уничтожение остаётся за оператором — передача подрядчику не освобождает от обязанностей по ст. 19 ФЗ-152.

Шаг 4. Выберите надлежащий способ уничтожения

Способ уничтожения должен исключать возможность восстановления ПДн. Простое выбрасывание документов в мусор — нарушение условий хранения и уничтожения, которое фиксируется по ч. 6 ст. 13.11 КоАП (штраф до 100 000 ₽ при доказанном факте неправомерного доступа).

Допустимые способы:

шредирование — уровень не ниже DIN 66399 P-4 для офисных документов с ПДн; для документов с биометрическими ПДн рекомендуется P-5 и выше;
сжигание — при наличии разрешений и соответствии экологическим требованиям;
передача специализированной организации с лицензией — обязательно с договором на обработку ПДн по поручению (ст. 6 ч. 3 ФЗ-152).

В акте обязательно зафиксируйте конкретный способ. Расплывчатая формулировка «документы уничтожены» без указания метода — основание для дополнительных вопросов инспектора.

Шаг 5. Внесите запись в журнал уничтожения

Акт — единовременный документ по конкретной процедуре. Журнал уничтожения — сводный регистр всех процедур за период. Журнал ведут нарастающим итогом и хранят постоянно или не менее 5 лет.

Запись в журнале содержит: дату уничтожения, номер акта, категорию документов, количество листов, способ уничтожения, ФИО ответственного. Журнал в бумажной или электронной форме предъявляется при проверке РКН по первому требованию.

Если в HR-департаменте нет журнала уничтожения и утверждённой формы акта — это два отдельных нарушения при проверке РКН. С 30.05.2025 штрафы по ст. 13.11 КоАП существенно выросли. Юристы DATUM проведут аудит ОРД HR-подразделения и закроют пробелы.

Заказать аудит 152-ФЗ

Типовые ситуации из практики HR

Ситуация 1. Анкеты кандидатов хранятся без ограничения срока

HR-служба производственной компании (Уральский ФО, осень 2025) хранила анкеты всех кандидатов с 2018 года. При внеплановой проверке РКН инспектор установил, что цели обработки ПДн отказников давно достигнуты, а документы не уничтожены. По ч. 5 ст. 13.11 КоАП составлен протокол. Компания оспорила штраф, ссылаясь на отсутствие требования субъекта, — суд указал, что обязанность уничтожить ПДн при достижении цели возникает у оператора автоматически по ст. 21 ФЗ-152, без запроса субъекта. Штраф в диапазоне нескольких десятков тысяч рублей оставлен в силе.

Ситуация 2. Согласия работников после 01.09.2025 вшиты в трудовой договор

Торговая сеть (Центральный ФО, начало 2026) не перешла на отдельные согласия по требованию ФЗ-156. При проверке РКН инспектор квалифицировал вшитое согласие как нарушение ч. 2 ст. 13.11 КоАП (обработка без надлежащего согласия), поскольку с 01.09.2025 согласие обязано быть отдельным документом. Компания получила предписание переоформить согласия и понесла штраф в сотни тысяч рублей. Дополнительно выявлено отсутствие актов уничтожения старых согласий, что добавило ещё один состав по ч. 5 ст. 13.11. ⚠️ Конкретный номер дела и точная сумма — менеджер уточняет при публикации.

Ситуация 3. Биометрия СКУД без отдельного акта уничтожения

ИТ-компания (Северо-Западный ФО, лето 2025) демонтировала систему СКУД с распознаванием лиц. Бумажные согласия работников на биометрию хранились в общем архиве и не были выделены в отдельную группу. При уничтожении архива отдельного акта по биометрическим ПДн составлено не было. При проверке жалобы бывшего работника РКН указал на нарушение ст. 11 ФЗ-152 в части надлежащего документирования уничтожения биометрических данных. Риск квалификации по ч. 16 ст. 13.11 КоАП потребовал привлечения юристов.

Что подготовить для надлежащего уничтожения ПДн

Утверждённую приказом форму акта уничтожения документов с ПДн.
Приказ о назначении постоянной комиссии по уничтожению документов (не менее трёх членов).
Журнал уничтожения документов с ПДн с нарастающими записями.
Номенклатуру дел HR-отдела с указанием сроков хранения по каждой категории документов.
Договор с подрядчиком по уничтожению (если привлекается), включающий условия поручения обработки по ст. 6 ч. 3 ФЗ-152.

Услуги DATUM по теме

Комплект ОРД под ключ — форма акта, журнал, регламент уничтожения и полный пакет ОРД для HR.
Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка документооборота HR-департамента по 38 пунктам с планом устранения.
DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн на абонентском обслуживании, включая ответы на запросы субъектов.

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Согласия, полученные до 01.09.2025, сохраняют силу — ФЗ-156 обратной силы не имеет. Переоформлять ранее полученные согласия не требуется. Однако все новые согласия, оформляемые с 01.09.2025, должны быть отдельным документом по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156: не вшитым в трудовой договор, оферту или иной документ. Если старое согласие оказалось встроенным в договор и работник его отзывает — придётся оформить новое по актуальным требованиям.

2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете кандидата?

Ст. 86 ТК РФ ограничивает перечень ПДн, которые работодатель вправе запрашивать: только данные, необходимые для трудовых отношений. Запрещено запрашивать сведения о членстве в партиях и профсоюзах, религиозных убеждениях, состоянии здоровья (кроме медицинских ограничений, прямо связанных с должностью), национальности. Включение таких вопросов в анкету — основание для штрафа по ч. 1 ст. 13.11 КоАП (150 000–300 000 ₽ для юрлица в редакции с 30.05.2025).

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?

Видеонаблюдение за работниками допустимо при соблюдении условий ст. 86–88 ТК РФ и ст. 9 ФЗ-152: работники должны быть уведомлены о факте видеонаблюдения, цель должна быть законной (охрана, безопасность труда). Если система распознаёт лица — это биометрия по ст. 11 ФЗ-152, требуется письменное согласие каждого работника. Запись видеонаблюдения — ПДн, для неё нужен отдельный раздел в политике обработки и акт уничтожения по истечении срока хранения.

4. Сколько хранить согласия после увольнения?

Минимальный срок хранения согласия — срок действия трудового договора плюс период, в течение которого возможно предъявление претензий (как правило, три года). Практика DATUM рекомендует хранить согласия не менее трёх лет после прекращения обработки ПДн. По истечении срока — уничтожить с составлением акта. Более длительные сроки могут быть установлены отраслевым законодательством или номенклатурой дел.

5. Кто оператор при использовании КЭДО?

При использовании системы кадрового электронного документооборота оператором ПДн остаётся работодатель — он определяет цели и средства обработки. Провайдер КЭДО действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению, по ст. 6 ч. 3 ФЗ-152. Договор с провайдером обязан содержать условия поручения: перечень действий, цели, обязанность обеспечить конфиденциальность и вернуть или уничтожить ПДн при расторжении договора. Отсутствие такого договора — нарушение при проверке РКН.

6. Что делать, если работник потребовал уничтожить его ПДн, а срок хранения ещё не истёк?

Ст. 21 ФЗ-152 обязывает оператора рассмотреть требование об уничтожении, однако уничтожение невозможно, если ПДн необходимы для исполнения договора, соблюдения правовых обязанностей или иных оснований из ст. 6 ФЗ-152. В части документов с нормативным сроком хранения по архивному законодательству приоритет за законом об архивном деле. Работнику направляется мотивированный отказ в течение 10 рабочих дней с указанием правового основания.

Итог

Акт уничтожения бумажных документов с ПДн — это не формальность, а доказательство исполнения обязанностей оператора. Без надлежащего акта, комиссии и журнала у HR-директора нет инструментов защиты при проверке РКН или жалобе работника.

DATUM сопровождает HR-департаменты в части 152-ФЗ с 2014 года: от разработки формы акта и номенклатуры дел до полного пакета ОРД и DPO-аутсорсинга. Типовые нарушения в HR устраняются в течение двух-трёх недель после аудита.

АС

Анна Соколова

Партнёр · ПДн в HR

Специализация — согласия работников по ст. 9 152-ФЗ (ред. ФЗ-156), обработка через КЭДО, биометрия в СКУД, сопровождение проверок РКН в HR-департаментах.

14 апреля 2027 года