Согласие при увольнении: что переподписать

Увольнение — административно нагруженный момент: HR-департамент фиксирует факт прекращения трудовых отношений, закрывает личное дело и передаёт документы в архив. Одновременно возникает вопрос, который часто остаётся без ответа: что происходит с персональными данными бывшего работника и какие согласия продолжают действовать, а какие нужно переоформить или отозвать. Эта инструкция разбирает каждый тип согласия по шагам — от проверки реестра до хранения после увольнения.

Шаг 1. Какие согласия перестают действовать автоматически при увольнении?

Согласие работника на обработку персональных данных, которое было дано для целей, неразрывно связанных с трудовым договором, прекращает правовое основание вместе с самим договором. Это следует из ст. 9 ФЗ-152: согласие действует до достижения цели обработки или до его отзыва. Если цель — «исполнение трудового договора», то увольнение означает достижение (или прекращение) цели.

Автоматически прекращают действие согласия на:

• передачу данных в зарплатный банк (если работник не переоформил карту как частное лицо);
• передачу сведений в корпоративный страховой пул в рамках ДМС;
• размещение фотографии работника на корпоративном сайте или во внутренней базе;
• обработку биометрических данных в системе контроля доступа (СКУД) — подробнее в шаге 3.

Обработка данных по этим целям после даты увольнения без нового согласия или иного законного основания — нарушение ст. 5 ФЗ-152 (принцип соответствия целям) и ст. 6 ФЗ-152 (условия обработки).

Шаг 2. Какие согласия продолжают действовать после увольнения и что с ними делать?

Ряд согласий не связан исключительно с трудовым договором и продолжает действовать, если работник их не отозвал. Это прежде всего согласие на передачу персональных данных третьим лицам в целях трудоустройства (рекомендательные письма, сведения для будущих работодателей), а также согласие на хранение и использование данных в архивных целях.

По ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Согласие на КЭДО — отдельный документ по ст. 22.2 ТК РФ, но оно не поглощает согласие на обработку ПДн по ФЗ-152. После увольнения работника оператор обязан определить, какие данные из КЭДО подлежат хранению по законодательству об архивном деле, а какие — уничтожению.

Что проверить по каждому действующему согласию:

• цель согласия — соответствует ли она целям обработки после увольнения;
• срок действия — указан ли конкретный срок или формулировка «до достижения цели»;
• перечень действий — не выходит ли фактическая обработка за их пределы;
• возможность отзыва — уведомлён ли работник о праве отозвать согласие после увольнения.

Шаг 3. Что делать с биометрией СКУД при увольнении?

Биометрические персональные данные в системе контроля и управления доступом (СКУД) — отпечатки пальцев, изображение лица — относятся к биометрическим ПДн по ст. 11 ФЗ-152. Обработка таких данных допустима только при наличии письменного согласия субъекта. Согласие на биометрию в СКУД привязано к трудовым отношениям: цель обработки — «организация доступа на территорию работодателя».

При увольнении:

• работодатель обязан уничтожить биометрические данные работника из базы СКУД;
• срок уничтожения — в течение 30 дней после даты увольнения, если иной срок не предусмотрен локальным актом;
• факт уничтожения фиксируется актом с подписью ответственного за обработку ПДн;
• работнику направляется уведомление об уничтожении данных по его запросу (ст. 20 ФЗ-152, срок ответа — 10 рабочих дней).

Отдельный вопрос — видеонаблюдение в офисе. Запись с камер, по которой можно идентифицировать конкретного человека, является биометрическими ПДн. После увольнения данные работника на записях за период его работы не удаляются — но обязательно ограничивается круг лиц, имеющих доступ к архиву.

Шаг 4. Как оформить уничтожение персональных данных после увольнения?

Уничтожение персональных данных работника — юридически значимое действие. ФЗ-152 не устанавливает жёсткую форму акта, но Роскомнадзор при проверке запрашивает документальное подтверждение. Минимально необходимый пакет включает:

Личное дело работника хранится 75 лет — это требование законодательства об архивном деле. Данные из личного дела не уничтожаются, однако доступ к ним ограничивается: работодатель обязан обеспечить организационные и технические меры по ст. 19 ФЗ-152 и ст. 87 ТК РФ.

Данные, которые не входят в состав личного дела и не подпадают под архивные сроки, уничтожаются в течение срока, установленного локальным актом оператора. Оптимальный срок — 30 дней с даты увольнения; более длительный срок требует обоснования в политике обработки ПДн.

Как применяется на практике: типовые ситуации

Ситуация 1. Согласие в трудовом договоре, работник уволен после 01.09.2025. HRD крупного ритейлера (Центральный ФО, осень 2025) обнаружил при подготовке к проверке РКН, что все согласия на обработку ПДн вшиты в трудовые договоры. После 01.09.2025 такие согласия не отвечают требованиям ФЗ-156. Работники уже уволены, переподписание невозможно. Позиция: ретроспективно переподписывать уволенных не требуется — обратной силы ФЗ-156 не имеет. Но компании предстояло обосновать, что обработка ПДн уволенных работников ведётся на ином законном основании (архивное хранение), а не на основании недействительного согласия. Без этого обоснования — риск протокола по ч. 1 ст. 13.11 КоАП (150 000 — 300 000 ₽).

Ситуация 2. Биометрия СКУД не уничтожена. В производственной компании (Уральский ФО, начало 2026) при плановой проверке РКН инспекторы установили, что биометрические шаблоны уволенных работников хранились в базе СКУД более года после увольнения. Акты об уничтожении отсутствовали. Квалификация — нарушение ч. 16 ст. 13.11 КоАП. Для смягчения последствий компания представила доказательства того, что доступ к базе был технически ограничен. Суд учёл это как смягчающее обстоятельство. Конкретный размер штрафа — в диапазоне, установленном ч. 16 ст. 13.11 КоАП в редакции с 30.05.2025. ⚠️ Номер дела менеджер уточняет при публикации.

Услуги DATUM по теме

• Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка комплаенса HR-процессов по чек-листу из 38 пунктов.
• Комплект ОРД под ключ — согласия, политика, приказы для HR-департамента.
• DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн по ст. 22.1 на абонентском обслуживании.

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Ранее полученные согласия, выданные до 01.09.2025, обратной силы ФЗ-156 не имеют — переоформлять их не требуется. Однако если согласие, выданное до 01.09.2025, было вшито в трудовой договор и обработка продолжается после этой даты, рекомендуется получить отдельное согласие по новым требованиям ст. 9 ФЗ-152. Для новых работников, принятых после 01.09.2025, отдельный документ обязателен.

2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете при трудоустройстве?

Ст. 86 ТК РФ запрещает работодателю получать и обрабатывать данные о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его членстве в общественных объединениях, в том числе в профсоюзах — за исключением случаев, предусмотренных законом. Данные о здоровье допустимы лишь в части, необходимой для оценки пригодности к работе и обеспечения охраны труда. Включение таких вопросов в анкету без законного основания нарушает ст. 10 ФЗ-152 (специальные категории ПДн).

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?

Видеонаблюдение в офисе допустимо при соблюдении трёх условий: работники уведомлены о ведении съёмки (ст. 87 ТК РФ, ст. 18.1 ФЗ-152), цели наблюдения зафиксированы в локальном акте, доступ к записям ограничен. Если записи позволяют идентифицировать конкретного работника — это биометрические ПДн по ст. 11 ФЗ-152, и для их обработки нужно письменное согласие либо иное законное основание.

4. Сколько хранить согласия после увольнения?

Согласие работника на обработку ПДн — документ, подтверждающий законность обработки. По аналогии с кадровыми документами срок хранения составляет не менее 3 лет с даты прекращения обработки. Если согласие касается данных, включённых в личное дело, — 75 лет. Конкретный срок фиксируется в номенклатуре дел и политике обработки ПДн оператора.

5. Кто является оператором при использовании КЭДО?

Оператором персональных данных в системе КЭДО является работодатель — он определяет цели и состав обрабатываемых данных (ст. 3 ФЗ-152). Если КЭДО-платформа предоставляется внешним поставщиком, тот выступает лицом, осуществляющим обработку по поручению (п. 3 ст. 6 ФЗ-152). Работодатель обязан заключить договор-поручение с перечнем допустимых действий и требованием конфиденциальности. Ответственность перед работником за нарушение обработки ПДн — на работодателе.

6. Что делать, если работник отозвал согласие до увольнения?

Отзыв согласия не влечёт автоматического прекращения обработки, если обработка необходима для исполнения трудового договора или установлена федеральным законом (ст. 9 ФЗ-152). Однако обработка сверх этих оснований — например, публикация фото на сайте или участие в программе добровольного страхования — должна быть немедленно прекращена. Работодатель обязан уведомить работника о последствиях отзыва в течение 10 рабочих дней.

Итог

Увольнение работника — контрольная точка для ревизии всех активных согласий на обработку персональных данных. Часть из них прекращает действие автоматически, часть сохраняет силу для архивных целей, биометрия СКУД подлежит уничтожению с оформлением акта. С 01.09.2025 согласие — отдельный документ: вшитые в договор формы создают риск протокола РКН по ч. 2 ст. 13.11 КоАП.

Практика DATUM включает сопровождение HR-комплаенса в компаниях с численностью от 50 до 5 000 работников: аудит согласий, подготовку пакета ОРД для кадрового блока, помощь в оформлении процедур при увольнении — включая уничтожение биометрии и архивирование личных дел.

22 января 2028 года