Согласие на проверку рекомендаций с прежнего места
С 01.09.2025 вступила в силу ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 от 24.06.2025: согласие субъекта персональных данных оформляется отдельным документом и не объединяется с иными документами — договором, офертой, анкетой, политикой конфиденциальности. Для HR-департамента это означает: согласие соискателя на обращение к прежним работодателям за рекомендациями выделяется в самостоятельный лист, подписывается до начала проверки и хранится отдельно от остальных кадровых документов. В этой инструкции — шесть шагов, которые приводят процедуру проверки рекомендаций в соответствие с ФЗ-152.
Шаг 1. Проверьте, как сейчас оформляется согласие
Первый шаг — инвентаризация действующих форм. Откройте анкету соискателя, форму заявления о приёме на работу и любые бланки, которые подписывает кандидат до или в момент трудоустройства. Найдите формулировки вида «даю согласие на обработку персональных данных, в том числе на обращение к прежним работодателям» или «разрешаю проверку сведений, указанных в резюме».
Если такое согласие находится внутри многостраничной анкеты, трудового договора, оферты или политики — оно не соответствует требованиям ст. 9 ФЗ-152 в редакции с 01.09.2025. Закон требует отдельного документа с исчерпывающим перечнем реквизитов: наименование оператора, цель обработки, перечень данных, перечень действий, срок действия согласия, способ его отзыва. Отсутствие хотя бы одного реквизита делает согласие ненадлежащим.
Результат шага — список форм, которые подлежат доработке или замене.
Шаг 2. Определите, какие данные передаёт рекрутер при проверке рекомендаций
При звонке прежнему работодателю рекрутер сообщает минимум: ФИО соискателя и факт его обращения к вам. Прежний работодатель в ответ передаёт сведения о периоде работы, должности, причинах увольнения, деловых качествах. Всё это — персональные данные соискателя, и их обработка требует правового основания по ст. 6 ФЗ-152.
Важен и состав запрашиваемых сведений. Ст. 86 ТК РФ ограничивает обработку данных работника целями трудовых отношений. Ст. 87 ТК РФ обязывает соблюдать порядок хранения и использования таких данных. Ст. 22.2 ТК РФ в части электронного документооборота применима, если рекомендации собираются через КЭДО-платформу. Вопросы о состоянии здоровья, семейном положении, политических взглядах и личной жизни — специальные категории по ст. 10 ФЗ-152; их обработка по общему правилу запрещена и не охватывается согласием на проверку рекомендаций.
Результат шага — перечень сведений, которые рекрутер вправе запрашивать, зафиксирован в регламенте или инструкции.
Согласия соискателей оформлены до 01.09.2025 или встроены в анкету?
Если HRD подписывает кандидатов по старым формам — каждое обращение к прежнему работодателю создаёт риск штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (300 000–700 000 ₽). Срок на переработку форм ограничен: следующая проверка РКН может быть инициирована жалобой уволенного или непринятого соискателя. Юристы DATUM проведут аудит кадровых форм и соберут пакет согласий под требования ФЗ-156.
Заказать аудит 152-ФЗ+7 (383) 310-38-76 · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram t.me/vitvetcom
Шаг 3. Разработайте форму отдельного согласия
Форма согласия — самостоятельный документ на одной странице. Обязательные реквизиты по ст. 9 ФЗ-152:
- ФИО субъекта (соискателя).
- Контактные данные субъекта (телефон или email).
- Наименование и адрес оператора (вашей компании).
- Цель обработки: «проверка рекомендаций с прежних мест работы в целях подбора персонала».
- Перечень персональных данных, которые оператор передаёт при запросе: ФИО соискателя, наименование должности, на которую он претендует.
- Перечень действий: «сбор, передача третьим лицам (прежним работодателям), хранение сведений, полученных в ходе проверки».
- Срок действия согласия: рекомендуется указывать конкретный срок, например «до даты принятия решения о найме, но не более 6 месяцев».
- Способ отзыва: «направление письменного заявления по адресу оператора или на email».
- Подпись субъекта и дата.
Если компания собирает рекомендации через КЭДО-платформу или специализированный сервис — укажите наименование платформы в разделе «действия» как лица, осуществляющего обработку по поручению (п. 3 ст. 6 ФЗ-152). Поручение обработки оформляется отдельным соглашением с вендором.
Шаг 4. Встройте согласие в процесс найма
Согласие подписывается до начала проверки рекомендаций — не одновременно с оффером и не после выхода на работу. Оптимальная точка: после первичного интервью, когда принято решение переходить к проверке, но до звонков прежним работодателям.
Порядок для бумажного документооборота: два экземпляра, один — соискателю, второй — в личное дело кандидата. Для электронного — квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись, если используется КЭДО-платформа с соответствующими возможностями. Простая электронная подпись (SMS-код) допускается только если соглашение об её применении заключено с соискателем отдельно (ч. 2 ст. 6 ФЗ об электронной подписи).
Если соискатель отказывается подписывать согласие — это его право. Компания вправе продолжить рассмотрение кандидатуры без проверки рекомендаций или отказать по деловым мотивам. Нельзя обусловливать приём на работу фактом подписания согласия — это создаёт риск оспаривания как принуждения.
Шаг 5. Настройте хранение и учёт согласий
Согласие соискателя, который не был принят на работу, хранится столько, сколько необходимо для достижения цели — проверки рекомендаций. После принятия решения об отказе данные соискателя подлежат уничтожению, если иной срок не установлен договором или законодательством. На практике допустимый срок — до 3 лет, если компания документирует деловое обоснование.
Согласие принятого работника хранится в личном деле. Типовой срок хранения личного дела — 75 лет. При этом цель «проверка рекомендаций» прекращается в момент принятия решения о найме; дальнейшее хранение записей переговоров с прежними работодателями требует отдельного обоснования.
Что подготовить для соответствия требованиям
- Форма отдельного согласия на проверку рекомендаций с реквизитами по ст. 9 ФЗ-152 (редакция с 01.09.2025).
- Регламент проверки рекомендаций: перечень допустимых вопросов к прежнему работодателю без специальных категорий ПДн.
- Журнал учёта согласий соискателей (дата, ФИО, вакансия, факт подписания, дата уничтожения данных отказникам).
- Поручение обработки платформе или кадровому агентству, если рекомендации собирают они.
- Приказ о назначении ответственного за организацию обработки ПДн в HR-подразделении (ст. 22.1 ФЗ-152).
Шаг 6. Проверьте смежные риски: КЭДО, биометрия СКУД, видеонаблюдение
Проверка рекомендаций — часть более широкого процесса сбора данных о соискателе. HR-департаменту важно убедиться, что смежные процессы не создают самостоятельных нарушений.
КЭДО и ПДн. Если соискатель подписывает документы через КЭДО-платформу до трудоустройства — компания выступает оператором обработки ПДн через неё. Поручение платформе требует договора с перечнем действий и обязанностью по конфиденциальности (п. 3 ст. 6 ФЗ-152).
Биометрия СКУД. Если при трудоустройстве компания снимает биометрию для системы контроля доступа (отпечаток пальца, изображение лица) — это биометрические ПДн по ст. 11 ФЗ-152. Требуется отдельное письменное согласие. Отказ от дачи биометрии не может быть основанием для отказа в приёме на работу.
Видеонаблюдение в офисе. Работники должны быть уведомлены о видеонаблюдении под роспись до начала работы. Уведомление само по себе не является согласием на обработку биометрии — если камеры не используют распознавание лиц, ст. 11 ФЗ-152 не применяется. При использовании систем распознавания — отдельное согласие обязательно.
Если HRD использует КЭДО-платформу без поручения обработки или СКУД с биометрией без письменных согласий — каждый из этих фактов самостоятельное нарушение ст. 13.11 КоАП. Штрафы суммируются. Юристы DATUM соберут полный пакет ОРД для HR-департамента под ключ.
Собрать ОРД под ключТипичные ситуации при проверке рекомендаций
Ситуация 1. Рекрутер позвонил прежнему работодателю без подписанного согласия. Соискатель впоследствии узнал об этом и обратился с жалобой в РКН. Роскомнадзор возбудил дело по ч. 1 ст. 13.11 КоАП. Компания не смогла предъявить согласие с реквизитами по ст. 9 ФЗ-152. Вероятный исход — штраф 150 000–300 000 ₽. Стратегия: немедленно зафиксировать факт отсутствия согласия в объяснительной, подать ходатайство о смягчении с учётом первичности нарушения и готовности устранить, задействовать ст. 4.1.1 КоАП (замена на предупреждение для микропредприятий).
Ситуация 2. Согласие есть, но включено в анкету как последний пункт с галочкой. При плановой проверке РКН инспектор квалифицировал форму как нарушение ст. 9 ФЗ-152 (отсутствие отдельного документа). Протокол составлен по ч. 2 ст. 13.11 — штраф для юрлица 300 000–700 000 ₽. Стратегия: до вынесения постановления представить доказательства немедленного перехода на отдельные согласия, сослаться на неустановившуюся правоприменительную практику переходного периода (ФЗ-156 вступил в силу 01.09.2025), ходатайствовать о минимальном размере санкции.
Ситуация 3. Кадровое агентство проверяло рекомендации от имени компании без поручения обработки. После утечки базы кандидатов агентства претензия поступила к компании-работодателю. Роскомнадзор квалифицировал отношения как несанкционированную передачу ПДн третьему лицу (нарушение ст. 6 ФЗ-152). Стратегия: заключить поручение обработки ретроактивно не получится; задача — минимизировать объём передавшихся данных и доказать, что компания не знала об утечке у агентства и не могла её предотвратить. Оператор отвечает за действия обработчика — позиция, подтверждённая практикой ВС РФ.
Как это применяется на практике
Кейс 1. IT-компания Северо-Западного ФО (весна 2026) прошла внеплановую проверку РКН после жалобы отказника на проверку рекомендаций без согласия. HR-директор на момент проверки уже внедрил новые формы (за 3 недели до визита инспектора). Протокол составлен по ч. 1 ст. 13.11, но суд первой инстанции принял во внимание оперативность устранения нарушения и статус первичного нарушения. Штраф составил сумму, близкую к минимальному диапазону по ч. 1 ст. 13.11. Вывод: своевременная переработка форм — реальный аргумент при рассмотрении дела.
Кейс 2. Производственное предприятие Уральского ФО (лето 2025) использовало стороннее кадровое агентство для закрытия управленческих вакансий. Агентство проверяло рекомендации и вносило результаты во внутреннюю CRM. Поручение обработки ПДн оформлено не было. После аудита DATUM выявил отсутствие договора с агентством, несоответствие форм согласий ст. 9 ФЗ-152 и отсутствие уведомления в реестре РКН об изменении перечня лиц, осуществляющих обработку. Пакет документов был подготовлен до начала проверки. Претензий со стороны РКН компания не получила.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка кадровых форм и ОРД по чек-листу из 38 пунктов.
- Комплект ОРД под ключ — согласия, политика, регламенты, приказы для HR-департамента.
- DPO-аутсорсинг — функция ответственного по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентской основе.
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025, обратной силы не теряют — ФЗ-156 от 24.06.2025 не устанавливает обязанности переоформить ранее подписанные документы. Однако если действующее согласие не содержит всех реквизитов ст. 9 ФЗ-152 или объединено с другим документом — оно ненадлежащее независимо от даты. Рекомендуется при ближайшем контакте с работником подписать новую форму. Для соискателей, с которыми работа начинается после 01.09.2025, отдельный документ обязателен.
2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете?
Нельзя запрашивать специальные категории ПДн по ст. 10 ФЗ-152: состояние здоровья, национальность, религиозные и политические взгляды, сведения об интимной жизни, судимость (если должность не относится к числу тех, для которых её наличие является ограничением по закону). Семейное положение, количество детей, жилищные условия — допускаются только если прямо связаны с условиями работы (например, предоставление корпоративного жилья). Ст. 86 ТК РФ запрещает собирать данные о частной жизни работника без его согласия.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?
Видеонаблюдение без распознавания лиц допустимо при уведомлении работников под роспись о факте съёмки. Согласие в этом случае не требуется — основание обработки по ст. 6 ФЗ-152 — законный интерес оператора (охрана имущества, безопасность). Если система ведёт идентификацию по биометрии — требуется письменное согласие по ст. 11 ФЗ-152. Уведомительная табличка «Ведётся видеонаблюдение» не заменяет ни уведомление работника в трудовых документах, ни согласие на биометрическую идентификацию.
4. Сколько хранить согласия после увольнения?
Согласие принятого работника хранится в составе личного дела — типовой срок 75 лет. Согласие соискателя, которому отказано в приёме, должно быть уничтожено вместе с остальными его данными после достижения цели обработки (принятия решения об отказе). Если компания хранит базу отказников для повторного обращения — требуется самостоятельное основание (отдельное согласие на хранение в кадровом резерве) с указанием срока.
5. Кто оператор при использовании КЭДО?
При использовании КЭДО-платформы (1С:Кабинет сотрудника, СБИС, Контур и аналоги) компания-работодатель остаётся оператором персональных данных. Платформа выступает лицом, осуществляющим обработку по поручению, по п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Поручение оформляется отдельным договором или разделом основного договора с вендором: с перечнем действий, целей, обязательством конфиденциальности и требованиями к защите. Без поручения передача данных платформе — несанкционированная передача третьему лицу.
6. Что делать, если соискатель отозвал согласие в процессе рассмотрения?
По ст. 9 ФЗ-152 субъект вправе отозвать согласие в любой момент. После получения отзыва оператор обязан прекратить обработку и уничтожить данные, если иное основание для обработки отсутствует. Это означает прекращение проверки рекомендаций и удаление уже собранных сведений. Отзыв не обязывает компанию принять соискателя на работу — решение о найме может быть принято на основе других источников информации.
Итог
Согласие на проверку рекомендаций с прежнего места работы — самостоятельный документ с девятью обязательными реквизитами по ст. 9 ФЗ-152. С 01.09.2025 его нельзя включать в анкету, оффер или трудовой договор. Без корректного согласия каждый звонок прежнему работодателю — основание для штрафа по ч. 1 или ч. 2 ст. 13.11 КоАП.
Практика DATUM по кадровым согласиям охватывает аудит форм, разработку пакета ОРД для HR-подразделений, сопровождение при проверках РКН и DPO-аутсорсинг для компаний, которым не нужен штатный специалист по защите данных.
14 апреля 2027 года