Согласие на получение УНЭП через Госключ
С 01.09.2025 согласие на обработку персональных данных не может быть частью трудового договора, политики или любого другого документа — только отдельный документ с полным набором реквизитов по ст. 9 ФЗ-152. Для HRD это означает пересмотр всей цепочки: от анкеты кандидата до выдачи УНЭП через Госключ и подключения к КЭДО. Ниже — пошаговая инструкция по оформлению согласия работника на получение усиленной неквалифицированной электронной подписи через сервис Госключ с учётом требований ФЗ-152, ТК РФ и актуальных стандартов РКН.
Шаг 1. Определите правовые основания для получения УНЭП
Прежде чем запрашивать согласие, установите, на каком основании работодатель вправе инициировать выдачу УНЭП работнику. Здесь пересекаются два нормативных блока.
Первый блок — трудовое законодательство. Статья 22.2 ТК РФ закрепляет право работодателя на ведение КЭДО и устанавливает требование к электронной подписи: для работников, не имеющих усиленной квалифицированной ЭП, допустимо использование УНЭП при условии, что она выдана через инфраструктуру Госключа. Работодатель вправе взять на себя расходы по выдаче УНЭП, однако не вправе принуждать работника к переходу на КЭДО без его согласия.
Второй блок — защита персональных данных. Для выдачи УНЭП через Госключ оператор (Министерство цифрового развития, работодатель как агент) обрабатывает биографические данные работника, его номер телефона, СНИЛС и данные ЕСИА. Это персональные данные по ст. 3 ФЗ-152. Правовое основание обработки — согласие субъекта по п. 1 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152, поскольку выдача УНЭП не является прямой обязанностью по трудовому договору.
Итог шага: у вас должны быть два отдельных основания — согласие на КЭДО по ст. 22.2 ТК и согласие на обработку ПДн по ст. 9 ФЗ-152. Объединять их в один документ нельзя.
Какие реквизиты обязательны в согласии на обработку ПДн для УНЭП?
Согласие по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 должно содержать закрытый перечень реквизитов. Отсутствие любого из них делает согласие ненадлежащим — это основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (до 700 000 ₽ для юридического лица).
Обязательные реквизиты:
- Полное имя, отчество и фамилия работника (субъекта ПДн)
- Контактные данные работника: номер телефона или адрес электронной почты
- Полное наименование работодателя-оператора, его ИНН и юридический адрес
- Цель обработки: «получение УНЭП через сервис Госключ для участия в КЭДО»
- Перечень персональных данных: ФИО, СНИЛС, номер телефона, данные ЕСИА
- Перечень действий с ПДн: сбор, запись, хранение, передача в Госключ / Минцифры
- Наименование третьих лиц, которым передаются данные (оператор Госключа)
- Срок действия согласия или условие его прекращения
- Способ отзыва согласия: письменное заявление на имя работодателя
Обратите внимание на передачу данных третьим лицам. Госключ — это инфраструктура Минцифры, а техническим оператором выступает уполномоченная организация. Работодатель, направляющий данные работника в Госключ, осуществляет трансграничную или внутрироссийскую передачу третьему лицу. Эта передача должна быть явно указана в согласии.
Согласия работников ещё не приведены к требованиям ФЗ-156?
Если HRD не переоформил согласия после 01.09.2025 — каждый старый документ создаёт основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (до 700 000 ₽). Юристы DATUM проведут аудит ОРД HR-департамента и соберут пакет согласий по новым требованиям ФЗ-156, включая согласия для УНЭП и КЭДО.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru
Шаг 2. Разграничьте согласие на КЭДО и согласие на обработку ПДн
Типичная ошибка — один документ под названием «Согласие на КЭДО и обработку персональных данных». До 01.09.2025 это было распространённой практикой. После вступления в силу ФЗ-156 такой документ нарушает ч. 1 ст. 9 ФЗ-152.
Документ 1 — Согласие на КЭДО (по ст. 22.2 ТК РФ): трудовое основание, не регулируется ФЗ-152 напрямую. Содержит: перечень документов, переводимых в электронный вид; тип ЭП; платформу КЭДО; порядок обмена. Это трудовой документ.
Документ 2 — Согласие на обработку ПДн (по ст. 9 ФЗ-152): содержит полный перечень реквизитов из шага 1. Оформляется отдельно от документа 1. Регулируется ФЗ-152 и подлежит проверке РКН.
Если работодатель использует стороннюю платформу КЭДО (например, HRlink, Кадровый ЭДО, СБИС), необходимо также заключить договор поручения обработки ПДн с платформой по ч. 3 ст. 6 ФЗ-152 и отразить передачу данных в согласии работника.
Шаг 3. Оформите согласие с учётом требований к форме
Форма согласия — письменная или электронная с использованием квалифицированной ЭП. Если работник ещё не имеет УНЭП, согласие оформляется на бумаге с собственноручной подписью либо через ЕСИА (Госуслуги).
Алгоритм оформления до получения УНЭП:
- Работник подписывает бумажное согласие на обработку ПДн в двух экземплярах.
- Один экземпляр остаётся у работника, второй — в личном деле.
- На основании согласия HR направляет запрос на выдачу УНЭП через корпоративный аккаунт в Госключе.
- После получения УНЭП работник может подписывать кадровые документы в КЭДО электронно.
- Согласие на обработку ПДн в КЭДО после получения УНЭП может быть подписано уже в электронном виде — с использованием полученной подписи.
Если работник отказывается от УНЭП и КЭДО — это его право по ст. 22.2 ТК РФ. Отказ не является основанием для изменения условий трудового договора или увольнения. Кадровое делопроизводство для такого работника ведётся в бумажном виде.
Что подготовить HR-департаменту
- Отдельный шаблон согласия на обработку ПДн для КЭДО/УНЭП — с полным набором реквизитов по ч. 4 ст. 9 ФЗ-152
- Отдельный документ о переходе на КЭДО по ст. 22.2 ТК РФ — без смешения с согласием на ПДн
- Договор поручения обработки ПДн со сторонней платформой КЭДО — по ч. 3 ст. 6 ФЗ-152
- Порядок хранения согласий в личном деле и регламент отзыва — срок хранения до 75 лет
- Инструктаж для сотрудников HR о новом порядке — до начала кампании по переходу на КЭДО
Шаг 4. Проверьте сроки хранения и порядок отзыва
Согласие на обработку ПДн хранится в личном деле работника. Срок хранения личного дела — 75 лет для документов, созданных после 2003 года (Приказ Росархива №236 от 20.12.2019). Это означает, что согласие, подписанное сегодня, должно быть доступно к проверке РКН и суду в течение всего этого срока.
Отзыв согласия. Работник вправе отозвать согласие на обработку ПДн в любое время по ч. 2 ст. 9 ФЗ-152. При отзыве работодатель обязан прекратить обработку ПДн в рамках КЭДО в части, не связанной с исполнением трудовых обязанностей, и уведомить об этом платформу КЭДО как обработчика. Данные, обработанные до момента отзыва, не подлежат автоматическому уничтожению — только если их хранение не связано с другими правовыми основаниями (например, ст. 87 ТК).
При увольнении работника согласие на обработку ПДн в КЭДО не прекращается автоматически. Если работодатель продолжает хранить данные — он обязан иметь самостоятельное правовое основание (например, требования архивного законодательства или ТК). Согласие для УНЭП остаётся в личном деле на весь нормативный срок.
Если у вас уже идёт переход на КЭДО, но согласия работников оформлены по старым шаблонам — риск штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП реален. Юристы DATUM соберут ОРД для HR-департамента под ключ, включая согласия для УНЭП, Госключа и КЭДО-платформы.
Собрать ОРД под ключТиповые ситуации при оформлении согласия на УНЭП
Ситуация 1. Работодатель вшил согласие на обработку ПДн для УНЭП в соглашение о КЭДО. До 01.09.2025 РКН мог закрыть на это глаза. После ФЗ-156 — нарушение ч. 1 ст. 9 ФЗ-152. При плановой или внеплановой проверке РКН вынесет предписание, при повторном нарушении — штраф до 700 000 ₽ по ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Стратегия: немедленно разделить документы, не дожидаясь проверки.
Ситуация 2. Работник перешёл на КЭДО в 2023 году, согласие на ПДн не оформлялось отдельно. HR-директор производственного предприятия (Уральский ФО, осень 2025) при подготовке к аудиту обнаружил, что у 340 работников нет отдельных согласий по новым требованиям. Юристы DATUM разработали шаблон, провели кампанию переподписания за 3 недели без остановки КЭДО. Проверка РКН в начале 2026 года нарушений не выявила. Аудит обошёлся в сумму, существенно меньшую одного штрафа по ч. 2 ст. 13.11.
Ситуация 3. Работник отказался от УНЭП, но работодатель продолжил вести его кадровые документы только в КЭДО. Это нарушение ст. 22.2 ТК РФ и ст. 5 ФЗ-152 (обработка ПДн без законного основания). При обращении работника в РКН возможен штраф по ч. 1 ст. 13.11 КоАП (150 000–300 000 ₽) и трудовой спор. Стратегия: сохранить бумажный документооборот для отказников и зафиксировать факт отказа письменно.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка ОРД HR-департамента по 38 пунктам
- Комплект ОРД под ключ — шаблоны согласий для КЭДО, УНЭП, биометрии СКУД
- DPO-аутсорсинг — ведение функции ответственного по ст. 22.1 ФЗ-152
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, оформленные до 01.09.2025, обратной силы не теряют — ФЗ-156 не предусматривает обязательного переоформления ранее выданных согласий. Однако если старое согласие не содержало всех обязательных реквизитов по ст. 9 ФЗ-152 или было объединено с договором или политикой — оно изначально было ненадлежащим, и этот дефект не устранён поправками. При проверке РКН такое согласие будет оценено по действующим требованиям. Рекомендуется привести пакет к актуальным стандартам при первой возможности.
2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете при трудоустройстве?
Статья 86 ТК РФ запрещает запрашивать персональные данные, не относящиеся к трудовой деятельности: политические взгляды, религиозные убеждения, членство в профсоюзах, состояние здоровья (кроме случаев медосмотра по закону), национальность. Эти сведения относятся к специальным категориям ПДн по ст. 10 ФЗ-152. Включение соответствующих граф в анкету — нарушение принципа минимизации ст. 5 ФЗ-152 и основание для штрафа.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе без согласия работников?
Видеонаблюдение в рабочих помещениях допускается без согласия работников при соблюдении ряда условий: работники письменно уведомлены о наблюдении (ст. 74 ТК РФ), цель — контроль трудовой дисциплины или безопасности, видеозапись не ведётся в помещениях для отдыха, санузлах. Запись изображения лица относится к биометрическим ПДн по ст. 11 ФЗ-152 и требует согласия, если используется для идентификации личности. СКУД с распознаванием лица — отдельное согласие обязательно.
4. Сколько хранить согласия после увольнения?
Согласие на обработку ПДн хранится в составе личного дела. Срок хранения личного дела работника — 75 лет (для документов после 2003 года). Это требование архивного законодательства, которое является самостоятельным основанием хранения по ст. 6 ФЗ-152 даже после отзыва согласия. Уничтожать согласие после увольнения нельзя: оно может потребоваться для подтверждения правомерности обработки ПДн в период трудовых отношений.
5. Кто оператор при использовании КЭДО?
При использовании КЭДО работодатель остаётся оператором персональных данных работников по ст. 3 ФЗ-152. Платформа КЭДО (HRlink, СБИС, 1С:Кабинет сотрудника и другие) является обработчиком по поручению оператора в рамках ч. 3 ст. 6 ФЗ-152. Для этого необходим договор поручения обработки. Без договора работодатель отвечает за все нарушения, допущенные платформой при обработке данных работников, включая утечки.
6. Что делать, если работник отозвал согласие на КЭДО?
При отзыве согласия работодатель обязан прекратить обработку ПДн в части, основанной на этом согласии, и уведомить платформу КЭДО. Если работник продолжает трудиться, кадровый документооборот для него ведётся в бумажном виде по ст. 22.2 ТК РФ. Данные, накопленные в КЭДО за период действия согласия, хранятся на основании трудового и архивного законодательства — самостоятельных оснований по ст. 6 ФЗ-152.
Итог
Согласие на получение УНЭП через Госключ — это пересечение трёх регуляторных блоков: ТК РФ, ФЗ-152 и законодательства об электронной подписи. С 01.09.2025 каждый документ ведётся отдельно, реквизиты согласия на ПДн — закрытый перечень, объединение с трудовым договором или соглашением о КЭДО недопустимо. Штраф за ненадлежащее согласие — до 700 000 ₽ по ч. 2 ст. 13.11 КоАП; при повторном нарушении — до 1 500 000 ₽ по ч. 2.1.
Практика DATUM по сопровождению HR-департаментов в части ФЗ-152 включает разработку шаблонов согласий под конкретную КЭДО-платформу, аудит действующего пакета ОРД и сопровождение при проверках РКН.
14 января 2028 года