Согласие на использование Госуслуг как HR-канала

Прежде чем оформлять согласие, нужно зафиксировать фактический объём обработки. Стандартные HR-сценарии с участием портала Госуслуг делятся на три группы.

Отчётность в СФР. Подача ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности по ст. 22.2 ТК РФ) и уведомлений о заключении/расторжении договоров. Работодатель передаёт ФИО, СНИЛС, должность, дату и основание кадрового события. Правовое основание — исполнение обязанности оператора по п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152 (обработка в целях выполнения обязанностей, возложенных законом). Согласие работника здесь не требуется.

КЭДО через СЭДО Госуслуг. Если организация подключилась к государственной системе электронного документооборота, то передача кадровых документов работнику проходит через ЕСИА. Обработка персональных данных в рамках КЭДО регулируется ст. 22.3 ТК РФ и ст. 6 ФЗ-152. Оператором ИС КЭДО выступает Минтруд; работодатель — обработчик по поручению. Согласие работника на подключение к КЭДО оформляется отдельным документом по ст. 9 ФЗ-152.

Дополнительные HR-сценарии. Проверка документов соискателя через Госуслуги (подтверждённая учётная запись), получение справок из МВД или ФНС по ссылке из ЕСИА, информирование работника о кадровых решениях через push-уведомления портала. Эти сценарии выходят за рамки установленной законом обязанности — согласие обязательно.

Зафиксируйте каждый сценарий в реестре обработки ПДн до составления согласия. Объём согласия должен точно соответствовать фактическим действиям с данными.

С 01.09.2025 согласие на обработку ПДн — самостоятельный документ. Оно не может быть частью трудового договора, анкеты, оферты или политики конфиденциальности (ст. 9 ФЗ-152 в ред. ФЗ-156 от 24.06.2025). Согласия, полученные до 01.09.2025 в составе других документов, юридически действуют, если были оформлены по требованиям закона, действовавшим на момент подписания. Переоформлять их принудительно не требуется — у ФЗ-156 нет обратной силы.

Однако если старое согласие включено в трудовой договор и описывает сценарий работы через Госуслуги — оно не охватывает новые процессы (КЭДО через СЭДО, дополнительные сервисы). Для каждого нового сценария нужно отдельное согласие.

Алгоритм проверки:

• Выгрузите перечень действующих форм согласий из системы кадрового учёта.
• Проверьте, встроены ли они в другие документы (трудовой договор, анкета соискателя, ПВТР).
• Сопоставьте перечень ПДн и действий в согласии с фактическими сценариями Госуслуг из шага 1.
• Выявите пробелы: какие сценарии не покрыты ни одним действующим согласием.

Если согласие на использование Госуслуг как HR-канала отсутствует вообще — оформить новое. Если есть, но встроено в трудовой договор и описывает только старые сценарии — оформить дополнительное на новые.

Согласие на использование Госуслуг как HR-канала должно содержать все реквизиты ст. 9 ФЗ-152. Отсутствие любого из них — нарушение требований к составу согласия, ч. 2 ст. 13.11 КоАП.

Обязательные реквизиты:

• ФИО субъекта — работника или соискателя.
• Контактные данные субъекта — адрес, телефон, email (в зависимости от способа взаимодействия).
• Наименование и реквизиты оператора — полное наименование организации-работодателя, ИНН, адрес.
• Цель обработки — конкретная формулировка: «обеспечение электронного документооборота кадровых документов через СЭДО портала Госуслуги» или «направление сведений о трудовой деятельности через ЕСИА».
• Перечень персональных данных — ФИО, СНИЛС, дата рождения, должность, реквизиты документов (в зависимости от сценария). Не включать данные, которые фактически не используются в канале.
• Перечень действий — сбор, передача, хранение, использование; указать третьих лиц: «Минцифры России (оператор ЕСИА)», «СФР».
• Срок действия — «на период трудовых отношений и в течение 75 лет после их прекращения» или конкретная дата.
• Способ отзыва — письменное заявление в адрес работодателя (ст. 9 ФЗ-152 ч. 2).

Отдельно проверьте: если через Госуслуги передаются сведения о состоянии здоровья (например, медицинские справки при приёме на работу) — это специальная категория по ст. 10 ФЗ-152. Такое согласие должно быть явным и описывать именно эту категорию данных.

КЭДО (кадровый электронный документооборот) через государственную систему СЭДО — это передача кадровых документов через информационную систему, оператором которой является Минтруд. Работодатель при этом действует как обработчик по поручению государственного оператора (ст. 6 ч. 3 ФЗ-152, ст. 22.3 ТК РФ). Работник должен дать согласие на обработку ПДн в рамках КЭДО отдельным документом.

Три принципиальных момента для HRD:

• Нельзя принудить к КЭДО. Работник вправе отказаться от перехода на КЭДО (ст. 22.2 ТК РФ). Отказ не является дисциплинарным нарушением. Одновременно необходимо сохранить бумажный документооборот для несогласившихся.
• Согласие на КЭДО не заменяет согласие на передачу данных через Госуслуги. Это разные документы с разными целями. Первое — на электронную форму документов, второе — на канал передачи.
• Отзыв согласия на КЭДО. Работник вправе отозвать согласие в порядке ст. 9 ФЗ-152. После отзыва работодатель обязан перейти на бумажный документооборот с этим сотрудником.

Практика: в Сибирском ФО осенью 2026 года производственная компания получила предписание РКН после жалобы работника, который не давал согласия на КЭДО, но его документы направлялись через СЭДО. Работодатель был привлечён к административной ответственности по ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Штраф — в диапазоне, характерном для первичного нарушения. Предотвратить ситуацию могло бы раздельное ведение реестра согласий по работникам.

Оформленное согласие — только часть задачи. Второй блок — организационный: как хранить, где фиксировать, что делать при отзыве.

При использовании биометрии в СКУД (системах контроля и управления доступом) аналогичный принцип: отдельное согласие по ст. 11 ФЗ-152 в письменной форме, хранение — не в базе биометрических данных общего доступа, а в защищённой ИС с уровнем защищённости не ниже УЗ-3 (ПП РФ №1119). Смешивать согласие на биометрию в СКУД и согласие на Госуслуги нельзя.

Если работник после увольнения направляет требование об уничтожении персональных данных — оцените, есть ли законные основания для продолжения хранения (ст. 21 ФЗ-152). Согласие — не бессрочное. Если срок истёк или основания для хранения исчезли, данные подлежат уничтожению с составлением акта.

Наличие правильно оформленного согласия — необходимое, но не достаточное условие. РКН при проверке оценивает всю систему обработки ПДн, а не только наличие документа.

Ключевые принципы ст. 5 ФЗ-152 применительно к HR-каналу Госуслуг:

• Соответствие объёма целям. Если для подачи ЕФС-1 достаточно ФИО, СНИЛС и даты кадрового события — нельзя запрашивать через Госуслуги домашний адрес или семейное положение.
• Конкретность целей. Формулировка «для взаимодействия по трудовым вопросам» — слишком широкая. Нужна привязка к конкретной функции: «подача сведений в СФР», «подписание кадровых документов через СЭДО».
• Запрет объединения баз с несовместимыми целями. База данных кандидатов не может объединяться с базой действующих работников в части сведений из Госуслуг без отдельного обоснования.
• Уничтожение при достижении целей. После увольнения и истечения срока хранения — уничтожить данные, полученные через канал Госуслуг, с актом.

Для подготовки к проверке РКН убедитесь, что политика обработки ПДн опубликована на сайте работодателя (ст. 18.1 ФЗ-152), а приказ о назначении ответственного по ст. 22.1 ФЗ-152 актуален. Отсутствие политики — штраф 30 000–60 000 ₽ по ч. 3 ст. 13.11 КоАП. Отсутствие ответственного — самостоятельное нарушение.