Согласие на дистанционный найм через видеоконференцию

Дистанционный найм через видеоконференцию стал стандартом рекрутинга. При этом у большинства HR-подразделений документы под него не адаптированы: согласие встроено в анкету, запись сессии ведётся без отдельного основания, а КЭДО подключено без разграничения ролей оператора и обработчика. Инструкция описывает последовательность действий — от первого контакта с кандидатом до архивирования документов после увольнения.

Шаг 1. Какие данные и на каком основании обрабатываются при видеонайме?

При дистанционном найме возникают три волны обработки персональных данных. Первая — до видеосессии: резюме, контактные данные, анкета. Вторая — во время сессии: изображение лица и голос в режиме реального времени, а при записи — биометрические персональные данные по ст. 11 ФЗ-152. Третья — после: загрузка записи в корпоративное хранилище или облако платформы.

Основание для обработки данных кандидата до трудоустройства — согласие по ст. 6 ФЗ-152 (п. 1). Заключение трудового договора как основание (п. 5 ст. 6) возникает только после его подписания. Поэтому данные, собранные в процессе отбора, обрабатываются исключительно на основании согласия, которое кандидат вправе отозвать в любой момент — и тогда все собранные данные подлежат уничтожению.

Если компания пользуется облачной платформой ВКС (Zoom, Яндекс Телемост, TrueConf), эта платформа выступает обработчиком по поручению в соответствии с п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Поручение оформляется договором, в котором фиксируются перечень действий, цели и обязанность соблюдать конфиденциальность.

Шаг 2. Как составить согласие на обработку ПДн для кандидата в соответствии с ФЗ-156?

С 01.09.2025 согласие не может быть частью анкеты, трудового договора или оферты — это требование ФЗ-156, который внёс изменения в ч. 1 ст. 9 ФЗ-152. Отдельный документ обязателен. Ранее собранные согласия обратной силы не имеют: переоформлять их не требуется, но все новые должны соответствовать новым требованиям.

Обязательные реквизиты согласия кандидата при дистанционном найме через видеоконференцию:

• Фамилия, имя, отчество кандидата и его контактные данные.
• Полное наименование компании-оператора, её адрес и ИНН.
• Цель обработки: отбор кандидата на вакансию [наименование].
• Перечень персональных данных: ФИО, дата рождения, контактные данные, сведения об образовании и опыте работы, изображение (при видеосессии), запись голоса (при записи сессии).
• Перечень действий: сбор, запись, хранение, передача обработчику (наименование платформы).
• Срок действия согласия и срок хранения данных: до принятия решения об отказе в трудоустройстве или до прекращения трудовых отношений — если кандидат принят.
• Способ отзыва: письменное заявление или электронное обращение через КЭДО.

Если сессия записывается — согласие на обработку биометрических данных оформляется отдельным блоком или отдельным документом (ст. 11 ФЗ-152 требует письменной формы). Включение записи в общее согласие технически допустимо, но каждый пункт должен быть выделен и однозначен.

Шаг 3. Что делать с записью видеосессии — хранить, удалять, передавать?

Запись видеосессии с изображением лица и голосом — это биометрические персональные данные по смыслу ст. 11 ФЗ-152. Хранить запись можно только до достижения цели: принятия решения по кандидату. После отказа в найме — данные уничтожаются в срок, указанный в согласии, но не позднее 30 дней с даты принятия решения (если иной срок не предусмотрен локальным актом).

Если кандидат принят на работу, запись может быть сохранена только при наличии самостоятельного основания и с согласия уже работника. Переход данных кандидата в личное дело работника не автоматический: нужно либо новое согласие, либо иное законное основание по ст. 6 и ст. 10 ФЗ-152.

Отдельный вопрос — трансграничная передача. Если платформа ВКС хранит записи на серверах за рубежом, это трансграничная передача по ст. 12 ФЗ-152, требующая предварительного уведомления РКН. Localization-правило ч. 5 ст. 18 ФЗ-152 распространяется на первичный сбор и хранение: российские граждане — только в базах на территории РФ. Зарубежное облако для записей с российскими кандидатами — нарушение, штраф по ч. 8 ст. 13.11 КоАП от 1 до 6 млн ₽.

Шаг 4. Как интегрировать согласие в КЭДО и что проверить в процессе?

Если компания использует систему КЭДО, подписание согласия кандидата в электронном виде допустимо при соблюдении требований ст. 22.2 ТК РФ и ст. 9 ФЗ-152. КЭДО-оператор при этом также выступает обработчиком по поручению — отдельный договор обязателен.

Критические точки при интеграции КЭДО и процесса дистанционного найма:

• Кандидат до трудоустройства не является работником — ст. 22.2 ТК РФ формально применяется к работникам. Поэтому согласие кандидата через КЭДО подписывается как простая электронная подпись с дополнительным подтверждением (SMS-код, email-верификация).
• При подписании через КЭДО после заключения трудового договора кандидат уже работник: применяются требования ст. 22.2 ТК РФ в полном объёме, включая усиленную квалифицированную электронную подпись для ряда документов.
• Журнал обращений субъектов ПДн в КЭДО должен фиксировать факт подписания согласия с датой и версией документа — для доказательства в случае проверки РКН.

Ответственный за обработку ПДн в HR-блоке назначается приказом по ст. 22.1 ФЗ-152. Без такого приказа компания нарушает ст. 18.1 ФЗ-152, что при проверке РКН создаёт самостоятельное основание для протокола.

Как применяется на практике: типовые ситуации при дистанционном найме

Ситуация 1. Запись без согласия. Компания Северо-Западного ФО (осень 2025) проводила видеоинтервью через корпоративный Teams. Запись велась автоматически, отдельного согласия на биометрию не было. После жалобы кандидата РКН возбудил дело по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (обработка биометрических данных без письменного согласия). Штраф для юрлица составил несколько сотен тысяч рублей. Компания не смогла представить доказательств наличия согласия, поскольку оно было частью анкеты, а не отдельным документом.

Ситуация 2. Согласие есть, но цель не совпадает с реальной обработкой. Производственное предприятие Уральского ФО (начало 2026) оформило согласие кандидата для «ведения переговоров по трудоустройству». При проверке РКН обнаружил, что данные кандидатов-отказников хранятся в CRM рекрутинга более двух лет и используются для таргетинга при последующих вакансиях. Цель в согласии и реальная цель обработки не совпали — нарушение ст. 5 ФЗ-152 (принцип соответствия целям). Компания получила предписание об устранении и штраф по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.

Ситуация 3. КЭДО без разграничения ролей. ИТ-компания Центрального ФО (середина 2025) подключила КЭДО-платформу и перенесла в неё все HR-процессы. Договор поручения с КЭДО-провайдером предусматривал только подписание кадровых документов, но не хранение и обработку персональных данных кандидатов. При внутреннем аудите выявили, что провайдер технически обрабатывает данные кандидатов вне рамок поручения. Это нарушение п. 3 ст. 6 ФЗ-152 — потребовалось переподписать договор и скорректировать перечень действий обработчика.

Услуги DATUM по теме

• Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка HR-документации по чек-листу из 38 пунктов
• Комплект ОРД под ключ — согласия, приказы, регламенты, журналы для HR-блока
• DPO-аутсорсинг — ответственный по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентском обслуживании

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Нет, обратной силы ФЗ-156 не имеет: согласия, полученные до 01.09.2025, остаются действительными. Переоформление требуется только для новых согласий, оформляемых после этой даты, — они должны быть отдельным документом по ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156. Если действующая форма была встроена в трудовой договор или анкету, новые кандидаты и работники получают согласие по новой форме.

2. Какие данные нельзя запрашивать у кандидата в анкете?

Ст. 86 ТК РФ прямо запрещает работодателю получать и обрабатывать данные о политических, религиозных убеждениях, членстве в общественных объединениях и профсоюзах. Запрашивать сведения о состоянии здоровья допустимо только в части, непосредственно связанной с трудовой функцией (ст. 88 ТК РФ). Данные о судимости запрашиваются только для должностей, где это прямо предусмотрено законодательством. Нарушение — специальные категории по ст. 10 ФЗ-152 без оснований для обработки.

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе без отдельного согласия работников?

Видеонаблюдение в офисе с идентификацией лиц — это обработка биометрических данных по ст. 11 ФЗ-152, требующая письменного согласия. Исключение — системы без идентификации (фиксация движения без привязки к личности). Работодатель обязан уведомить работников о факте наблюдения в соответствии со ст. 87 ТК РФ. Использование системы СКУД с биометрией (отпечатки, распознавание лица) требует отдельного согласия на биометрию — встраивание его в трудовой договор после 01.09.2025 недопустимо.

4. Сколько хранить согласия после увольнения работника?

Согласие — часть личного дела работника. Типовой срок хранения личного дела — 75 лет (для документов, созданных до 2003 года — 75 лет; после — 50 лет по Приказу Росархива № 236). Само согласие как документ, подтверждающий законность обработки, хранится не менее срока хранения документов, для которых оно было получено. После истечения срока хранения — уничтожается по акту.

5. Кто является оператором при использовании КЭДО?

Оператором остаётся работодатель — он определяет цели и состав обработки. КЭДО-провайдер действует как обработчик по поручению в соответствии с п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Договор поручения должен содержать перечень действий, которые провайдер вправе совершать с персональными данными, цели и обязанность соблюдения конфиденциальности. Ответственность перед субъектом и РКН несёт оператор — то есть работодатель. Если провайдер допустил утечку данных работников, именно работодатель уведомляет РКН в течение 24 часов по ч. 3.1 ст. 21 ФЗ-152.

6. Что делать, если кандидат отозвал согласие в процессе найма?

Отзыв согласия — безусловное право субъекта по ст. 9 ФЗ-152. После получения заявления об отзыве компания обязана прекратить обработку и уничтожить данные в срок, указанный в согласии, или в течение 30 дней по умолчанию. Исключение: если обработка необходима для защиты жизни и здоровья или по иным основаниям ст. 6, не связанным с согласием. Для кандидата таких оснований, как правило, нет — данные уничтожаются. Факт уничтожения фиксируется актом.

Итог

Дистанционный найм через видеоконференцию требует отдельного согласия по новым требованиям ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156, договора поручения с ВКС-платформой, регламента хранения записей и проверки соответствия требованиям локализации. Биометрия при записи сессии — самостоятельное основание для письменного согласия. КЭДО не устраняет обязанность оператора, а лишь меняет форму её исполнения.

Практика DATUM по HR-блоку 152-ФЗ охватывает аудит кадровой документации, разработку комплектов согласий под видеонайм и КЭДО, сопровождение проверок РКН в HR-подразделениях.