инструкция 14 февраля 2027 По состоянию на 14 февраля 2027

Согласие иностранного работника

Согласие иностранного работника на обработку персональных данных — отдельный письменный документ с обязательными реквизитами по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 от 24.06.2025.

С 01.09.2025 согласие нельзя включать в трудовой договор, анкету или оферту. Для иностранца обязательно учитывать дополнительные основания обработки: миграционный учёт, разрешение на работу, перевод паспорта — каждое требует отдельного правового основания.

Если в вашем HR-департаменте согласия иностранных работников включены в трудовой договор или анкету — с 01.09.2025 каждый такой документ создаёт основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП до 700 000 ₽. Пора привести форму в соответствие.

После вступления в силу ФЗ-156 от 24.06.2025 требования к форме согласия ужесточились: документ должен быть самостоятельным, содержать полный перечень реквизитов и подписываться отдельно от иных кадровых документов. Для иностранных работников задача сложнее: помимо стандартных требований ст. 9 ФЗ-152, нужно разграничить правовые основания обработки миграционных данных, корректно оформить передачу данных в государственные органы и учесть специфику биометрии в СКУД. В этой инструкции — пошаговый порядок для HRD и кадровых специалистов.

Шаг 1. Определите объём персональных данных иностранного работника

Прежде чем составлять согласие, зафиксируйте, какие данные организация реально собирает. Иностранный работник предоставляет значительно больше данных, чем гражданин РФ, и часть из них относится к специальным категориям по ст. 10 ФЗ-152.

Стандартный перечень для иностранного работника:

Паспортные данные (иностранный паспорт + нотариально заверенный перевод)
Вид на жительство или разрешение на временное проживание
Разрешение на работу или патент
Данные миграционного учёта (уведомление о прибытии, отрывная часть)
ИНН (при наличии), СНИЛС (для долгосрочных отношений)
Документы об образовании с апостилем или нотариальным переводом
Медицинская справка об отсутствии инфекционных заболеваний — специальная категория по ст. 10 ФЗ-152
Биометрические данные — если установлен СКУД с распознаванием лица или дактилоскопией

Медицинские данные и биометрия — отдельные основания. Для специальных категорий (ст. 10 ФЗ-152) необходимо явное согласие с указанием конкретных данных. Биометрия (ст. 11 ФЗ-152) требует письменного согласия вне зависимости от гражданства работника.

«Ст. 10 ФЗ-152 запрещает обработку данных о состоянии здоровья без явного согласия субъекта или иного предусмотренного законом основания. Ст. 11 ФЗ-152 требует отдельного письменного согласия на обработку биометрических персональных данных.»

Шаг 2. Разграничьте правовые основания обработки

Ошибка большинства HR-департаментов: всё собираемое включают в одно согласие. Для иностранного работника это ведёт к юридическому риску — часть обработки имеет самостоятельные основания по ст. 6 ФЗ-152 и не требует согласия, а «лишнее» согласие создаёт путаницу.

Что не требует согласия:

Передача данных в УФМС и МВД по Приказу МВД — исполнение обязанности, возложенной законом (п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152)
Начисление заработной платы, перечисление НДФЛ — исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152)
Воинский учёт граждан государств, у которых есть соглашение с РФ — законодательная обязанность
Обязательное медицинское освидетельствование в рамках ст. 327.3 ТК РФ — законодательное требование

Что требует согласия:

Публикация фото в корпоративных материалах (распространение по ст. 10.1 ФЗ-152)
Передача данных третьим лицам: зарплатный банк, ДМС-страховщик, корпоративный провайдер КЭДО
Хранение копий документов сверх минимально необходимого срока
Биометрия в СКУД (ст. 11 ФЗ-152 — всегда письменное согласие)
Передача данных за рубеж — если головная компания находится в иностранном государстве

«Ст. 6 ФЗ-152 устанавливает 11 оснований обработки ПДн помимо согласия. Смешивать в одном согласии обработку, которая и так разрешена законом, — не требуется и создаёт риски оспаривания документа.»

Согласия иностранных работников включены в трудовой договор?

С 01.09.2025 включение согласия в трудовой договор или анкету нарушает ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156. Каждый такой документ — потенциальный штраф по ч. 2 ст. 13.11 КоАП до 700 000 ₽. У HRD есть время устранить нарушение до проверки РКН: плановые проверки анонсируются за 30 дней.

Заказать аудит 152-ФЗ

+7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram t.me/vitvetcom

Шаг 3. Составьте согласие с обязательными реквизитами по ст. 9 ФЗ-152

С 01.09.2025 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 требует, чтобы согласие существовало в виде отдельного документа. Смешанные формы — «Согласие на обработку ПДн» как раздел трудового договора или приложение к анкете — не отвечают требованиям закона.

Обязательные реквизиты согласия:

ФИО субъекта (как в паспорте — латиницей с русскоязычной транслитерацией, если паспорт иностранный)
Контактные данные субъекта (адрес, телефон, email)
Полное наименование и адрес оператора
Цель обработки — конкретная: «оформление трудовых отношений», «миграционный учёт», «зачисление заработной платы» — не «в целях трудоустройства» (слишком широко)
Перечень обрабатываемых персональных данных — каждый вид отдельной строкой
Перечень действий с ПДн: сбор, систематизация, хранение, уточнение, передача (с указанием получателей)
Срок действия согласия или условие его прекращения
Способ отзыва согласия — письменное заявление на имя работодателя

Для иностранного работника добавляется специфика: если документы на иностранном языке, согласие составляется на русском. При необходимости — с переводом. Подпись работника под согласием подтверждает его свободное волеизъявление.

«Ст. 9 ч. 4 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 от 24.06.2025: согласие субъекта на обработку его персональных данных оформляется отдельным документом, не объединённым с иными документами, в том числе с договором или офертой.»

Шаг 4. Оформите отдельное согласие на биометрию в СКУД

Системы контроля доступа на основе распознавания лица или отпечатков пальцев используют биометрические персональные данные по ст. 11 ФЗ-152. Иностранный работник не является исключением — требования одинаковы для всех.

Согласие на биометрию — письменное, отдельное от основного согласия на обработку ПДн. В документе обязательно указать: тип биометрии (изображение лица, дактилоскопический шаблон), устройства считывания, цель (контроль доступа на территорию), срок хранения шаблона, способ уничтожения при увольнении.

Ключевые риски при СКУД:

Работник вправе отказаться от биометрии — в этом случае нельзя отказать в трудоустройстве или ограничить доступ к рабочему месту без альтернативного способа верификации
При увольнении биометрический шаблон подлежит уничтожению — необходимо задокументировать
Передача шаблона третьим лицам (например, управляющей компании бизнес-центра) требует отдельного согласия с указанием получателя

«Ст. 11 ФЗ-152: обработка биометрических персональных данных допускается только при наличии письменного согласия субъекта. Отзыв согласия влечёт обязанность оператора прекратить обработку и уничтожить биометрический шаблон.»

Если HRD использует СКУД с биометрией и нет отдельного письменного согласия для каждого иностранного работника — это нарушение ст. 11 ФЗ-152 с потенциальным штрафом по ч. 2 ст. 13.11. Проверить документы можно до проверки РКН.

Собрать ОРД под ключ

Шаг 5. Урегулируйте передачу данных за рубеж

Иностранные работники нередко связаны с зарубежными структурами: головной офис международной компании запрашивает данные сотрудника, иностранный банк участвует в зарплатном проекте, медицинская страховка оформляется через иностранного страховщика. Каждый такой случай — трансграничная передача персональных данных по ст. 12 ФЗ-152.

До передачи данных в страну, не входящую в перечень государств с адекватным уровнем защиты ПДн, оператор обязан уведомить Роскомнадзор. Согласие работника на трансграничную передачу не заменяет это уведомление, но является дополнительным правовым основанием.

В согласии иностранного работника при наличии трансграничной передачи указать:

Наименование иностранного получателя данных
Страна получателя
Цель передачи
Перечень передаваемых данных

«Ст. 12 ФЗ-152: трансграничная передача персональных данных на территорию государств, не обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов, допускается при условии уведомления Роскомнадзора и при наличии согласия субъекта или иного законного основания.»

Шаг 6. Определите порядок хранения, отзыва и уничтожения

Срок хранения согласия — не менее срока, установленного для хранения кадровых документов. Личные дела работников хранятся 75 лет (для организаций, созданных после 2003 года — 50 лет по Приказу Росархива). Согласия на обработку ПДн хранятся вместе с личным делом.

При увольнении иностранного работника необходимо:

Уведомить МВД о расторжении трудового договора (в течение 3 рабочих дней)
Уничтожить биометрический шаблон из СКУД и составить акт
Заблокировать доступ в КЭДО (если использовался)
Сохранить согласие в личном деле на установленный срок хранения
Не передавать данные уволенного работника третьим лицам без нового правового основания

Отзыв согласия работником в период трудовых отношений не прекращает обработку в части, основанной на законодательных обязанностях работодателя (ст. 22.2 ТК РФ, ст. 17 ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте). Об этом работника следует уведомить письменно.

Что подготовить HRD для работы с иностранными работниками

Отдельный шаблон согласия по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 — не включённый в трудовой договор или анкету
Отдельное письменное согласие на биометрию для СКУД по ст. 11 ФЗ-152 (если используется)
Перечень правовых оснований обработки без согласия: передача в МВД, начисление зарплаты, обязательное медосвидетельствование
Процедуру уведомления Роскомнадзора о трансграничной передаче (если данные передаются за рубеж)
Порядок уничтожения биометрии и блокировки доступа в КЭДО при увольнении

Как это работает на практике: типичные сценарии для HRD

Сценарий 1. Международный холдинг, иностранный сотрудник, данные уходят в головной офис. Ситуация: российское юридическое лицо трудоустраивает гражданина иностранного государства, головная компания в Германии запрашивает HR-данные. Доказательства: договор об информационном обмене с головным офисом, согласие работника на трансграничную передачу. Вероятный исход без оформления: штраф по ч. 1 ст. 13.11 КоАП 150–300 тыс. ₽ плюс предписание РКН. Стратегия: уведомить Роскомнадзор о трансграничной передаче по ст. 12 ФЗ-152, получить от работника отдельное согласие с указанием немецкого получателя и цели передачи.

Сценарий 2. Строительная компания, СКУД с распознаванием лиц, несколько граждан СНГ. Ситуация: на стройобъекте установлены камеры с биометрической идентификацией, иностранные работники проходят регистрацию при первом визите. Письменного согласия на биометрию нет — в трудовом договоре есть общий раздел «я согласен на обработку ПДн». Доказательства нарушения: наличие биометрической системы + отсутствие отдельного письменного согласия по ст. 11 ФЗ-152. Вероятный исход: штраф по ч. 2 ст. 13.11 КоАП в диапазоне 300–700 тыс. ₽ за каждого работника без надлежащего согласия. Стратегия: разработать отдельную форму согласия на биометрию, ввести альтернативный способ идентификации для тех, кто отказывается.

Сценарий 3. Малый бизнес, один иностранный работник, согласие в анкете до 01.09.2025. Ситуация: компания трудоустроила гражданина Узбекистана в 2024 году, согласие оформлено в анкете. После 01.09.2025 документ не переоформлен. РКН в рамках плановой проверки запросил согласия работников. Доказательства: анкета с интегрированным согласием. Вероятный исход: предписание об устранении нарушения; при повторной проверке — штраф. Стратегия: переоформить согласие отдельным документом, подписать с работником, приобщить к личному делу. ФЗ-156 не требует переподписания ранее полученных согласий, но новый документ снимает риски при проверке.

Услуги DATUM по теме

Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка согласий и ОРД HR-департамента по чек-листу
Комплект ОРД под ключ — шаблоны согласий, приказы, регламент для иностранных работников
DPO-аутсорсинг — ответственный по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентском обслуживании

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

ФЗ-156 от 24.06.2025 не имеет обратной силы: согласия, полученные до 01.09.2025, юридически действительны. Однако если согласие включено в трудовой договор или анкету и работник продолжает трудиться, рекомендуется оформить отдельный документ — это снимает риски при проверке РКН. Для иностранных работников, принятых после 01.09.2025, отдельный документ обязателен в силу прямого требования ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в новой редакции.

2. Какие данные нельзя запрашивать у иностранного работника в анкете?

Запрещено запрашивать данные, не связанные с трудовой деятельностью: политические и религиозные взгляды, сведения об имущественном положении (сверх необходимого для налогового учёта), данные о членах семьи без их согласия. Это следует из ст. 86 ТК РФ и ст. 5 ФЗ-152 — принцип соответствия объёма данных заявленным целям. Медицинские данные (справка об отсутствии инфекционных заболеваний) запрашиваются только в объёме, установленном законодательными требованиями к конкретной должности.

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе без согласия иностранных работников?

Видеонаблюдение в рабочих зонах допустимо без согласия при соблюдении условий: цель — охрана имущества или безопасность труда; работники уведомлены о видеонаблюдении в письменном виде (обычно в трудовом договоре или локальном акте); запись не используется для иных целей (например, для оценки KPI). Если изображение лица используется для биометрической идентификации — это уже биометрия по ст. 11 ФЗ-152 и требует письменного согласия.

4. Сколько хранить согласия после увольнения иностранного работника?

Согласие хранится вместе с личным делом работника. Срок хранения личных дел — 75 лет для организаций, созданных до 2003 года, и 50 лет — для созданных после 2003 года (Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019). Уничтожать согласие раньше окончания срока хранения личного дела не следует, даже если работник отозвал его при увольнении: документ подтверждает правомерность обработки в период трудовых отношений.

5. Кто является оператором при использовании КЭДО с иностранным работником?

Оператором персональных данных при КЭДО является работодатель. Провайдер КЭДО-платформы действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора (ч. 3 ст. 6 ФЗ-152). Это означает: с провайдером необходимо заключить договор поручения на обработку ПДн; ответственность перед работником за нарушения несёт работодатель; при смене провайдера данные иностранного работника передаются новому только при наличии договора поручения. Для иностранного работника это важно: если платформа расположена за рубежом, возникает вопрос трансграничной передачи по ст. 12 ФЗ-152.

6. Что делать, если иностранный работник отказывается подписывать согласие на обработку ПДн?

Работодатель не вправе принудить работника к подписанию согласия. Однако часть обработки не зависит от согласия: передача данных в МВД и налоговый орган — законодательная обязанность по ст. 6 ФЗ-152. Если работник отказывается от согласия на иные операции (публикация фото, КЭДО), работодатель обязан обеспечить альтернативный способ: бумажный документооборот, отсутствие фото в корпоративных материалах. Отказ от согласия не является основанием для отказа в трудоустройстве или увольнения.

Итог

Оформление согласия иностранного работника — многоуровневая задача: нужно разграничить основания обработки, составить отдельный документ по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156, предусмотреть специальные согласия на биометрию и трансграничную передачу. Несоблюдение любого из этих требований создаёт основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП до 700 000 ₽ или предписания РКН.

DATUM сопровождает HR-департаменты в разработке шаблонов согласий для иностранных работников, проводит аудит существующих форм на соответствие ФЗ-156 и формирует полный пакет ОРД с учётом отраслевой специфики. Практика по 152-ФЗ в части кадровых данных — с 2014 года.

Нужно привести согласия иностранных работников в порядок?

Если в вашем HR-департаменте более 5 иностранных работников или используется СКУД с биометрией — риск предписания РКН при плановой проверке высокий. Юристы DATUM проведут аудит обработки ПДн по чек-листу из 38 пунктов и подготовят шаблоны документов под требования ФЗ-156 от 24.06.2025. Аудит от 100 000 ₽, пакет ОРД от 45 000 ₽.