Сдача в архив дел уволенных
Сдача в архив дел уволенных — не кадровая формальность, а завершающий цикл обработки персональных данных. С 01.09.2025 изменились требования к согласиям по ФЗ-156, с 01.07.2025 ужесточены правила локализации, а с 30.05.2025 действует новая редакция ст. 13.11 КоАП. Это руководство охватывает весь путь: от инвентаризации состава дела до передачи в архив с оформлением документов по требованиям 152-ФЗ.
Что относится к персональным данным в личном деле?
Личное дело работника содержит данные нескольких категорий по ст. 3 и ст. 10 ФЗ-152. Общие ПДн — ФИО, дата рождения, адрес, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, трудовая книжка, приказы. Специальные категории по ст. 10 ФЗ-152 — сведения о состоянии здоровья (медицинские справки, листки нетрудоспособности), судимость, если она была основанием для ограничений при трудоустройстве.
Специальные категории обрабатываются только при наличии одного из оснований п. 2 ст. 10 ФЗ-152. Как правило, это необходимость исполнения трудовых обязанностей (пп. 2.3 п. 2 ст. 10) или требование закона (пп. 2.2). Хранение медицинской справки без правового основания — нарушение.
Отдельная группа — биометрические данные. Если в деле хранится фото для пропуска или данные СКУД (система контроля и управления доступом), это биометрические ПДн по ст. 11 ФЗ-152. Они требуют письменного согласия и отдельного правового обоснования при передаче в архив.
Шаг 1. Проверьте состав дела перед архивированием
До сдачи в архив HRD или назначенный ответственный по ст. 22.1 ФЗ-152 проводит инвентаризацию каждого дела. Цель — убедиться, что в деле нет избыточных ПДн. Принцип минимизации из ст. 5 ФЗ-152 требует: объём данных не должен превышать цели обработки.
Что проверить в составе:
- Медицинские справки — есть ли правовое основание хранить их после увольнения (для большинства должностей — нет; справка выполнила функцию допуска и подлежит уничтожению или возврату работнику).
- Копии паспорта — нужна ли страница регистрации и семейного положения, или достаточно только разворота с фото.
- Результаты психологического тестирования — это специальные категории ПДн; основание хранения после увольнения требует проверки.
- Фото для пропуска — если СКУД более не активен, фото не нужно; подлежит уничтожению с актом.
- Документы КЭДО — если трудовой договор и приказы подписаны через кадровый электронный документооборот, убедитесь, что бумажные дубли не дублируют электронные без оснований.
Лишние документы оформляются актом уничтожения материальных носителей ПДн до передачи дела в архив.
Шаг 2. Проверьте актуальность согласий работника
С 01.09.2025 согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом — это требование ФЗ-156 от 24.06.2025, внёсшего изменения в ч. 1 ст. 9 ФЗ-152. Согласие не может быть частью трудового договора, должностной инструкции или политики конфиденциальности.
При сдаче дела в архив проверьте:
- Есть ли в деле отдельное согласие на хранение ПДн в архиве — это самостоятельная цель обработки, требующая отдельного основания.
- Если дело передаётся в государственный архив по ФЗ-125 — согласие не требуется (обработка по закону). Если в корпоративный архив — нужно основание по ст. 6 ФЗ-152.
- Согласия, оформленные до 01.09.2025 включением в трудовой договор, формально действуют до истечения указанного в них срока. Но если РКН проводит проверку после 01.09.2025 — инспектор вправе указать на несоответствие формы.
- Для биометрии СКУД — письменное согласие на хранение биометрических ПДн после увольнения должно быть в деле отдельно (ст. 11 ФЗ-152). При его отсутствии — биометрия уничтожается с актом.
Согласия работников оформлены в трудовом договоре?
С 01.09.2025 такая форма не соответствует ФЗ-156. При проверке РКН каждое дело без отдельного согласия — потенциальный протокол по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (штраф до 700 000 ₽ за юрлицо). Это типовая ситуация для HR-департаментов, где согласия годами шли в комплекте с трудовым договором.
Юристы DATUM соберут пакет согласий по новым требованиям ФЗ-156 и проведут аудит ОРД HR-департамента.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram
Шаг 3. Оформите опись и акт передачи дела
Каждое дело, передаваемое в архив, сопровождается внутренней описью документов. Опись фиксирует состав ПДн — это элемент учёта в рамках ст. 18.1 ФЗ-152, которая обязывает оператора принимать меры для обеспечения соответствия обработки требованиям закона.
Опись должна содержать:
- Наименование каждого документа и категорию ПДн (общие / специальные / биометрические).
- Дату включения документа в дело.
- Срок хранения по перечню типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива №236 от 20.12.2019).
- Отметку об уничтожении избыточных документов (если проводилось по шагу 1).
Акт передачи подписывается HR-службой и ответственным за архив. Акт — доказательство того, что оператор обеспечил надлежащие условия хранения по ч. 1 ст. 19 ФЗ-152.
Шаг 4. Обеспечьте условия хранения материальных носителей
Ч. 6 ст. 13.11 КоАП устанавливает ответственность за несоблюдение условий хранения материальных носителей ПДн при неавтоматизированной обработке, если это повлекло неправомерный доступ. Личные дела в бумажном виде — именно такой случай.
Требования к условиям хранения:
- Архивное помещение — с ограниченным доступом, журналом посещений.
- Дела размещаются в закрытых стеллажах или шкафах; доступ — только уполномоченным лицам.
- Журнал выдачи дел: кто запросил, дата, цель, дата возврата.
- Для электронных архивов (КЭДО) — разграничение прав доступа, логирование операций, резервное копирование; уровень защищённости определяется по ПП РФ №1119.
- Передача в сторонний архив оформляется договором поручения обработки ПДн по п. 3 ст. 6 ФЗ-152; ответственность перед субъектом остаётся у оператора.
Шаг 5. Установите сроки хранения и порядок уничтожения
Срок хранения — ключевой параметр. Принцип ст. 5 ФЗ-152: ПДн хранятся не дольше, чем требуется для достижения целей обработки. Одновременно действуют архивные нормы.
Основные сроки для личных дел уволенных:
- Личные дела руководителей организации — постоянно.
- Личные дела работников (уволены после 01.01.2003) — 50 лет (ст. 22.2 ТК РФ в ред. с 01.01.2003 и Приказ Росархива №236).
- Личные дела работников (уволены до 01.01.2003) — 75 лет.
- Согласия на обработку ПДн — срок, указанный в согласии, но не менее срока хранения самого дела.
- Документы по охране труда (медосмотры, инструктажи) — отдельные сроки по перечню; часть уничтожается сразу после увольнения.
По истечении срока дело подлежит уничтожению с составлением акта. Акт фиксирует: перечень дел, категории ПДн, способ уничтожения (шредер, магнитное стирание для электронных носителей), дату, подписи комиссии. Это требование ч. 4 ст. 21 ФЗ-152 — уничтожение ПДн при достижении целей обработки.
Если HRD передаёт дела в сторонний архив без договора поручения обработки ПДн — оператор не снимает с себя ответственность по ФЗ-152. При утечке из архива штраф получит работодатель, а не архив. Срок на первичное уведомление РКН — 24 часа с момента обнаружения (ч. 3.1 ст. 21 ФЗ-152), не восстанавливается.
Собрать ОРД под ключТиповые ситуации: как это выглядит на практике
Ситуация 1. Производственная компания (Уральский ФО, осень 2025) передала архив уволенных в аутсорсинговый архив без договора поручения обработки ПДн. РКН при плановой проверке квалифицировал это как обработку ПДн без правового основания по ч. 1 ст. 13.11 КоАП. Штраф — в диапазоне от 150 000 до 300 000 ₽. Дополнительно — предписание заключить договор поручения и провести аудит. HR-директор привлечён к дисциплинарной ответственности внутри компании.
Ситуация 2. Торговая сеть (Центральный ФО, начало 2026) хранила в личных делах фотографии для СКУД после увольнения сотрудников — без отдельного согласия на хранение биометрии. При внутреннем аудите перед проверкой РКН обнаружено около 400 дел с такими фото. Юристы помогли оформить акты уничтожения биометрических данных и обновить регламент работы СКУД. Проверка прошла без протоколов по ст. 11 и ч. 16 ст. 13.11 КоАП.
Что подготовить для архивирования дел уволенных
- Акт инвентаризации состава дела с перечнем избыточных документов и основанием их уничтожения.
- Отдельные согласия работника на хранение ПДн в архиве — по форме ст. 9 ФЗ-152 в ред. с 01.09.2025 (ФЗ-156), если хранение не основано напрямую на законе.
- Внутреннюю опись документов дела с категориями ПДн и сроками хранения.
- Акт передачи в архив с подписями HR и ответственного за архив.
- Договор поручения обработки ПДн — если архив ведёт сторонняя организация (п. 3 ст. 6 ФЗ-152).
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025, продолжают действовать до истечения срока, указанного в них — ФЗ-156 не имеет обратной силы. Переподписывать не обязательно. Однако если согласие включено в трудовой договор или другой документ и не выделено отдельно — при проверке РКН инспектор вправе указать на несоответствие формы актуальным требованиям ч. 1 ст. 9 ФЗ-152. Для новых работников с 01.09.2025 отдельный документ обязателен.
2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете при трудоустройстве?
Ст. 86 ТК РФ и ст. 10 ФЗ-152 запрещают запрашивать данные о политических, религиозных взглядах, членстве в профсоюзе, если это не связано с трудовой функцией. Сведения о состоянии здоровья допустимы только для оценки пригодности к работе. Данные о судимости — только когда закон устанавливает ограничение для должности. Всё, что собрано с нарушением этих требований, хранить в личном деле нельзя — при сдаче в архив такие документы подлежат уничтожению.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе и хранить записи в деле работника?
Видеонаблюдение в офисе допустимо при наличии правового основания (как правило, законный интерес работодателя по ст. 6 ФЗ-152 или условие коллективного договора), уведомления работников и соответствующего локального акта. Включать видеозаписи в личное дело конкретного работника как ПДн — отдельное действие, требующее обоснования цели. Срок хранения видеозаписей устанавливается локальным актом; как правило, не более 30 дней, если нет оснований для продления.
4. Сколько хранить согласия после увольнения?
Согласие — документ, подтверждающий правомерность обработки ПДн. Его следует хранить не менее срока исковой давности по спорам о трудовых отношениях (3 года по ст. 392 ТК РФ для большинства требований) и не менее срока хранения самого личного дела. Для дел, хранящихся 50 лет, — согласие хранится столько же. Уничтожение согласия раньше срока хранения дела лишает оператора доказательства правомерности обработки.
5. Кто оператор при использовании КЭДО?
При КЭДО оператором ПДн работников остаётся работодатель — он определяет цели и состав обработки данных. Провайдер КЭДО выступает лицом, осуществляющим обработку по поручению (п. 3 ст. 6 ФЗ-152). С ним необходим договор поручения с перечнем допустимых действий и обязанностью обеспечить конфиденциальность. Ответственность перед субъектом (работником) несёт работодатель, даже если утечка произошла на стороне провайдера.
6. Что делать, если дела уволенных хранятся без описей и в ненадлежащих условиях?
Первый шаг — провести инвентаризацию: зафиксировать состав дел, выявить избыточные ПДн и составить акты уничтожения. Второй шаг — разработать или обновить положение об архивном хранении ПДн как часть ОРД по ст. 18.1 ФЗ-152. Третий шаг — провести аудит условий хранения на соответствие требованиям ч. 6 ст. 13.11 КоАП. До начала проверки РКН это снижает риск штрафа: самостоятельное устранение нарушений учитывается как смягчающее обстоятельство по ст. 4.2 КоАП.
Итог
Сдача в архив дел уволенных — завершающий этап цикла обработки ПДн работника. Нарушения на этом этапе охватывают сразу несколько составов: неправомерное хранение избыточных данных (ч. 1 ст. 13.11), хранение биометрии без согласия (ч. 16 ст. 13.11), ненадлежащие условия хранения материальных носителей (ч. 6 ст. 13.11), передача в сторонний архив без договора поручения (ч. 1 ст. 13.11). Совокупный риск при проверке РКН — от нескольких сотен тысяч до нескольких миллионов рублей.
Практика DATUM охватывает аудиты HR-департаментов в компаниях с численностью от 200 до 15 000 сотрудников. Типичные находки — согласия в трудовых договорах, биометрия СКУД без правового основания, дела без описей, отсутствие договоров поручения с архивными провайдерами.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка HR-документации и архивного хранения ПДн
- Комплект ОРД под ключ — положение об архиве, согласия, акты уничтожения
- DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн на абонентском обслуживании
14 января 2028 года