Получение справки о судимости от кандидата

Роскомнадзор относит сведения о судимости к специальным категориям персональных данных по ст. 10 ФЗ-152. Это означает: запросить справку у кандидата, хранить её в личном деле и передавать третьим лицам можно только при наличии явного правового основания — согласия или прямой нормы закона. С 01.09.2025 требования к форме согласия изменились. В этой инструкции — пошаговый порядок получения справки о судимости в соответствии с ФЗ-152, ТК РФ и актуальными нормами 2025–2026 годов.

Шаг 1. Определите правовое основание для запроса справки

Прежде чем запрашивать справку, HR-директор должен установить, есть ли у работодателя законное основание. Основания бывают двух видов.

Обязательный запрос по закону. Для ряда должностей работодатель обязан проверять отсутствие судимости — педагоги, медицинские работники, сотрудники органов опеки, финансовой разведки, авиационного персонала и ряд других категорий. Перечень содержится в отраслевых федеральных законах. В таком случае согласие субъекта не требуется: обработка осуществляется во исполнение требований законодательства (п. 2 ч. 2 ст. 10 ФЗ-152).

Добровольный запрос по согласию. Для должностей, прямо не поименованных в законе, запрос справки возможен только с письменного согласия кандидата. Такое согласие с 01.09.2025 оформляется исключительно отдельным документом — не включается в трудовой договор, оферту, анкету или политику конфиденциальности (ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156).

Если основание — закон, зафиксируйте в документах конкретную норму, обязывающую проверять кандидата. Если основание — согласие, перейдите к шагу 2.

Шаг 2. Подготовьте отдельное согласие на обработку данных о судимости

С 01.09.2025 согласие на обработку специальных категорий ПДн, в том числе сведений о судимости, не может быть частью другого документа. Это требование ФЗ-156 от 24.06.2025, изменившего ч. 1 ст. 9 ФЗ-152.

Согласие должно содержать следующие обязательные реквизиты по ст. 9 ФЗ-152:

• фамилия, имя, отчество и контактные данные кандидата (субъекта);
• наименование и адрес работодателя-оператора;
• цель обработки — «проверка соответствия требованиям к замещению должности»;
• перечень ПДн — «сведения об отсутствии или наличии судимости»;
• перечень действий с данными — получение, хранение, уничтожение;
• срок действия согласия или условие его прекращения;
• способ отзыва согласия.

Если согласие получается через КЭДО, система должна обеспечивать раздельное хранение согласий — в отдельном разделе, не объединённом с трудовым договором или кадровыми приказами. Оператором обработки при использовании КЭДО выступает работодатель; система-оператор КЭДО действует по поручению (ч. 3 ст. 6 ФЗ-152).

Шаг 3. Запросите справку у кандидата и зафиксируйте получение

Справку об отсутствии судимости кандидат получает самостоятельно через МФЦ, портал Госуслуг или территориальный орган МВД. Работодатель не вправе запрашивать её напрямую в МВД за кандидата без его поручения.

После получения документа от кандидата HR-служба фиксирует факт передачи. Рекомендуемый порядок:

• составить акт или расписку о передаче оригинала/копии справки;
• проставить на документе дату получения и подпись принявшего сотрудника;
• зарегистрировать в журнале учёта входящих кадровых документов.

Если кандидат не принят на работу, справка уничтожается не позднее 30 дней с момента принятия решения об отказе — или в срок, указанный в согласии. Хранить справку отказника без основания нельзя: цель обработки достигнута, дальнейшее хранение нарушает принцип ст. 5 ФЗ-152.

Шаг 4. Включите справку в личное дело и установите режим доступа

Для принятого работника справка о судимости помещается в личное дело в отдельный раздел специальных категорий ПДн. Смешивать её с общедоступными документами личного дела (приказами, договором, копией паспорта) не рекомендуется: при запросе субъекта или проверке РКН это затрудняет разграничение оснований обработки.

Режим доступа к документам с данными о судимости устанавливается локальным актом: перечень должностей, имеющих доступ к специальным категориям ПДн, утверждается приказом руководителя. Это требование ст. 18.1 ФЗ-152 и ст. 87 ТК РФ.

Срок хранения справки в личном деле принятого работника — на период действия трудовых отношений. После увольнения личное дело хранится 75 лет (для документов, созданных с 2003 года — 50 лет по новым нормам архивного законодательства; уточняйте актуальный приказ Росархива). Согласие на обработку специальных категорий ПДн хранится не менее срока хранения самих данных.

Шаг 5. Организуйте уничтожение данных при достижении цели

Уничтожение данных о судимости — обязанность оператора по ст. 21 ФЗ-152. Работодатель обязан уничтожить сведения о судимости при наступлении любого из следующих условий:

• кандидат отозвал согласие до заключения трудового договора;
• цель обработки достигнута (принято решение о приёме или отказе);
• работник уволен, и истёк срок хранения личного дела.

Уничтожение фиксируется актом с подписями членов комиссии. Электронные копии удаляются с подтверждением из ИТ-службы. Факт уничтожения вносится в журнал учёта ПДн.

При использовании КЭДО убедитесь, что система позволяет выгружать и уничтожать отдельные документы — без удаления всего личного дела. Если оператор КЭДО хранит данные на своих серверах, в договоре поручения должен быть прямо предусмотрен порядок уничтожения по требованию работодателя (ч. 3 ст. 6 ФЗ-152).

Типичные ситуации HR-директора при работе со справками о судимости

Ситуация 1. Кандидат отказывается предоставлять справку. Если справка обязательна по закону — работодатель вправе отказать в трудоустройстве; мотивировка в отказе должна содержать ссылку на конкретную норму ФЗ, требующую проверку. Если справка запрашивается добровольно на основании согласия — отказ кандидата предоставить её не является законным основанием для отказа в приёме на работу. Зафиксируйте факт отказа и решение по кандидату в отдельном акте. Без справки принимайте кандидата с пометкой об отсутствии согласия в личном деле.

Ситуация 2. Согласие получено до 01.09.2025 — в составе трудового договора. Такое согласие юридически действительно для ранее принятых работников: ФЗ-156 обратной силы не имеет. Однако при очередной актуализации согласия или его отзыве с последующим переоформлением — новое согласие обязательно оформляется отдельным документом. При плановой проверке РКН наличие смешанных документов может быть квалифицировано как нарушение ч. 1 ст. 9 в отношении новых согласий. Рекомендуется поэтапное переоформление при подписании дополнительных соглашений к трудовым договорам.

Ситуация 3. Использование биометрии СКУД и данных о судимости в одной системе. Биометрические ПДн (изображение лица) и данные о судимости — разные категории ст. 10 и ст. 11 ФЗ-152 с разными основаниями обработки. Хранить их в одной ИС без разграничения баз нарушает принцип несовместимости целей (ст. 5 ФЗ-152). HR-директор должен потребовать от ИТ-службы технического разделения баз данных либо выгрузки записей о судимости из СКУД в отдельный защищённый раздел.

Как это применяется на практике

Кейс 1. В компании розничной торговли Сибирского федерального округа (осень 2025) HR-директор при плановой проверке РКН не смог предъявить отдельные согласия на обработку данных о судимости у трёх категорий сотрудников — кассиров с доступом к расчётному счёту. Согласия находились в составе трудовых договоров. РКН составил протокол по ч. 2 ст. 13.11 КоАП; после предоставления доказательств досрочного переоформления согласий (акты, датированные до даты проверки) арбитражный суд снизил штраф до нижней границы диапазона. Общие расходы на защиту и доработку документов составили сумму, сопоставимую с нижней границей штрафа по ч. 2. ⚠️ Конкретный номер дела и точная дата — менеджер уточняет при публикации.

Кейс 2. Образовательная организация Центрального федерального округа (начало 2026) хранила справки о судимости педагогов в общем разделе личных дел без ограничения доступа. При внеплановой проверке РКН, инициированной жалобой уволенного сотрудника, было установлено: доступ к сведениям о судимости имели сотрудники бухгалтерии и секретариата, не имевшие на это оснований. Протокол составлен по ч. 1 ст. 13.11 КоАП (150 000–300 000 ₽). Организация устранила нарушение до вынесения постановления, что было учтено судом как смягчающее обстоятельство.

Услуги DATUM по теме

• Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка HR-документов, согласий и ОРД по чек-листу из 38 пунктов.
• Комплект ОРД под ключ — полный пакет кадровых документов по ФЗ-152 и ТК РФ.
• DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн по ст. 22.1 на абонентском обслуживании.

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Согласия, полученные до 01.09.2025, сохраняют силу — ФЗ-156 обратной силы не имеет. Переоформлять их принудительно не требуется. Однако любое новое согласие или повторное согласие после отзыва должно оформляться отдельным документом по ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156. HR-директору рекомендуется поэтапно переходить на новые формы при подписании дополнительных соглашений и при приёме новых сотрудников.

2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете кандидата?

В анкету кандидата нельзя включать вопросы о состоянии здоровья, беременности, религиозных убеждениях, политических взглядах и национальной принадлежности — это специальные категории ПДн по ст. 10 ФЗ-152, обработка которых без прямого законного основания запрещена. Вопрос о судимости в анкете допустим только как факт предоставления согласия — само согласие оформляется отдельным документом, не является частью анкеты. Согласно ст. 86 ТК РФ, работодатель вправе запрашивать только данные, необходимые для исполнения трудового договора.

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?

Видеонаблюдение в офисе допустимо при соблюдении нескольких условий: работники уведомлены о факте съёмки (ст. 22.2 ТК РФ), цель обработки биометрических данных (изображение лица) указана в согласии или обосновано законным интересом работодателя по ст. 6 ФЗ-152, локальный акт устанавливает порядок хранения и уничтожения записей. Если система распознаёт лица и соотносит их с личностью работника — это обработка биометрических ПДн по ст. 11 ФЗ-152, требующая письменного согласия. Хранить видеозаписи сверх установленного срока без основания нельзя.

4. Сколько хранить согласия после увольнения?

Согласие на обработку ПДн хранится не менее срока хранения данных, для которых оно было получено. Для сведений из личного дела работника это, как правило, 75 лет (для документов до 2003 года) или 50 лет (для более поздних — уточняйте по актуальным нормам архивного законодательства). Согласие на обработку специальных категорий ПДн хранится весь этот срок, поскольку служит правовым основанием обработки и должно быть доступно при проверке. Уничтожать согласие раньше срока хранения самих данных нельзя.

5. Кто оператор при использовании КЭДО?

Оператором персональных данных работников при использовании КЭДО является работодатель, а не поставщик системы. Поставщик КЭДО действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора (ч. 3 ст. 6 ФЗ-152). Это означает: работодатель несёт ответственность за нарушения, допущенные поставщиком при обработке данных в рамках договора. В договоре с поставщиком КЭДО должны быть прямо прописаны перечень действий, которые разрешены поставщику, и требование уничтожения данных по требованию работодателя.

6. Что делать, если кандидат отозвал согласие до выхода на работу?

Отзыв согласия влечёт обязанность прекратить обработку данных, для которых оно служило единственным основанием, и уничтожить их в разумный срок (ч. 5 ст. 21 ФЗ-152). Если справка о судимости уже получена — она подлежит уничтожению с составлением акта. Кандидат при этом вправе передумать и предоставить согласие повторно. Факт отзыва и последующего уничтожения данных фиксируется в журнале учёта ПДн: это снимает риск при возможной жалобе субъекта в РКН.

Итог

Получение справки о судимости от кандидата — процедура, регулируемая одновременно ст. 10 ФЗ-152 (специальная категория ПДн), ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 (отдельное согласие с 01.09.2025) и ст. 86–87 ТК РФ (принцип необходимости и порядок хранения). Ошибка в любом из трёх звеньев — правовом основании, форме согласия или режиме хранения — создаёт самостоятельное основание для протокола РКН.

Юристы DATUM сопровождают HR-департаменты среднего и крупного бизнеса: разрабатывают шаблоны согласий под новые требования ФЗ-156, проводят аудит кадровых ОРД и представляют интересы компаний при проверках Роскомнадзора.

21 июля 2028 года