Получение наркологической справки

Прежде чем запрашивать справку, установите, существует ли обязанность или право работодателя на это. Требование нарколога прямо предусмотрено законом только для определённых категорий работников.

Обязательный предварительный медицинский осмотр, включающий нарколога, установлен для работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда (ст. 220 ТК РФ), работников транспорта, пищевой промышленности, детских учреждений и ряда других по перечням, утверждённым Минздравом. Для офисных работников, дистанционных сотрудников, менеджеров и специалистов без производственных рисков обязательного медосмотра с нарколога — нет.

Если вы запрашиваете справку за пределами законных оснований — это обработка специальных ПДн без правомерного основания по ч. 1 ст. 10 ФЗ-152. Штраф для юрлица по ч. 1 ст. 13.11 КоАП — от 150 000 до 300 000 ₽, при повторности — до 500 000 ₽.

Если правовое основание установлено, следующий шаг — письменное согласие работника или кандидата. С 01.09.2025 требования к согласию ужесточены ФЗ-156: документ оформляется отдельно, не включается в трудовой договор, должностную инструкцию или иной многопредметный документ.

Обязательные реквизиты согласия по ст. 9 ФЗ-152: полное имя субъекта и контактные данные; наименование и адрес оператора; цель обработки (например, «проверка соответствия требованиям безопасности по ст. 220 ТК РФ»); перечень данных (сведения о состоянии здоровья из наркологической справки форма 003-В/у); перечень действий оператора (получение, хранение, уничтожение); срок действия согласия; способ отзыва.

Если согласие уже включено в трудовой договор или анкету кандидата — оно не соответствует требованиям ФЗ-156 начиная с 01.09.2025. Такие документы необходимо переоформить. За каждый несоответствующий экземпляр — основание для протокола по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (штраф 300 000 — 700 000 ₽).

После того как работник получил справку в наркологическом диспансере, она передаётся работодателю. Важно зафиксировать способ и момент передачи: это влияет на то, с какого момента возникает обязанность оператора по защите данных.

Допустимые способы передачи: лично в кадровую службу с росписью в журнале входящих документов; через КЭДО при наличии отдельного согласия на обработку ПДн в системе КЭДО (ст. 22.2 ТК РФ × ФЗ-152). Передача через мессенджеры, общую почту или иные неаттестованные каналы — нарушение организационных мер по ст. 18.1 ФЗ-152.

В локальном нормативном акте (Положение об обработке ПДн или отдельный регламент) должно быть указано: кто принимает справку, где она хранится, кому разрешён доступ и на каком основании, срок хранения и порядок уничтожения. Отсутствие регламента — нарушение ч. 1 ст. 18.1 ФЗ-152 и основание для штрафа по ч. 3 ст. 13.11 КоАП (от 30 000 до 60 000 ₽ за отсутствие опубликованной политики обработки ПДн).

При использовании КЭДО: система электронного документооборота, в которой хранятся или через которую передаются справки, является информационной системой персональных данных. HR-директор обязан убедиться, что ИСПДн имеет установленный уровень защищённости по ПП РФ №1119 и выполнены соответствующие меры ФСТЭК по Приказу №21.

Наркологическая справка как документ о состоянии здоровья хранится отдельно от иных документов личного дела. Это требование ст. 86 ТК РФ: медицинские документы работника хранятся в условиях, исключающих несанкционированный доступ.

Срок хранения справки определяется целью, для которой она была получена. Если справка получена для допуска к определённому виду работ — срок хранения совпадает со сроком выполнения таких работ плюс установленный срок хранения документов по охране труда. После увольнения работника справка в составе личного дела хранится в соответствии с номенклатурой дел, утверждённой организацией, но не дольше, чем это необходимо для целей обработки (принцип ст. 5 ФЗ-152).

Хранить справки «на всякий случай» без определённой цели — нарушение принципа ограничения хранения по ст. 5 ФЗ-152. После достижения цели данные подлежат уничтожению или обезличиванию.

Трудовое законодательство и ФЗ-152 действуют параллельно: соответствие одному не освобождает от обязанностей по другому. Ст. 86 ТК РФ устанавливает цели, для которых работодатель вправе обрабатывать персональные данные работника. Ст. 87 ТК РФ определяет порядок хранения и использования. Ст. 88 ТК РФ ограничивает передачу данных третьим лицам.

ФЗ-152 добавляет к этому требования о правовом основании обработки (ст. 6), специальном согласии для медицинских данных (ст. 9, 10), уведомлении РКН (ст. 22), назначении ответственного (ст. 22.1) и технических мерах защиты (ст. 19). Нарушение ТК РФ проверяет Роструд, нарушение ФЗ-152 — Роскомнадзор. Проверки могут быть параллельными.

Типичная ошибка: HR-директор считает, что если справка запрошена по требованию закона (обязательный медосмотр), согласие работника не нужно. Это неверно. Обязательность медосмотра по ТК РФ не отменяет требования ст. 10 ФЗ-152: для обработки специальных ПДн нужно либо письменное согласие, либо иное основание из ч. 2 ст. 10 (например, цели охраны труда, если обработка осуществляется медицинским работником, сохраняющим врачебную тайну). HR-служба, принимающая и хранящая справку, как правило, не является медицинским работником. Значит, основное правомерное основание — письменное согласие.

Наркологическая справка в электронном виде — часть ИСПДн. Уровень защищённости определяется по ПП РФ №1119: для специальных категорий ПДн при числе субъектов менее 100 000 и угрозах 3-го типа устанавливается УЗ-3. При угрозах 2-го типа — УЗ-2. Меры защиты соответствующего уровня — по Приказу ФСТЭК №21.

Если справки хранятся в системе КЭДО — ИСПДн оператора КЭДО (работодатель или внешний провайдер) должна иметь документированный уровень защищённости. При аутсорсинге КЭДО работодатель остаётся оператором ПДн и отвечает за выбор надлежащего обработчика по ст. 6 ч. 3 ФЗ-152: договор поручения с перечнем разрешённых действий, запретом на передачу третьим лицам и требованием применять меры защиты.

Биометрия в системах СКУД (изображение лица, отпечатки пальцев) — отдельная категория по ст. 11 ФЗ-152. Если при входе на территорию предприятия используется биометрическая идентификация, согласие на биометрию оформляется дополнительно к согласию на обработку иных ПДн.

По принципу ст. 5 ФЗ-152 ПДн подлежат уничтожению или обезличиванию, как только цель их обработки достигнута или отпала. Для наркологической справки это означает: по истечении срока, на который она была выдана (справки выдаются на срок до 1 года), и после прекращения трудовых отношений, если хранение далее не требуется по другим нормам.

Уничтожение фиксируется актом. В акте указываются: наименование документа, дата уничтожения, лица, участвовавшие в уничтожении, способ уничтожения (шредирование для бумажных, криптографическое удаление или физическое уничтожение носителя для электронных). Акт хранится как подтверждение исполнения обязанности по ст. 21 ФЗ-152.

Уволенный работник вправе потребовать уничтожения своих ПДн в части, не требуемой для исполнения законодательства (ст. 21 ФЗ-152). Если срок хранения документа по номенклатуре ещё не истёк — уничтожение справки в рамках этого срока не требуется, но работнику необходимо предоставить мотивированный ответ в течение 10 рабочих дней.