Передача дел при увольнении: правовые требования
Передача дел при увольнении — точка концентрации рисков по 152-ФЗ для HR-департамента. В этот момент обрабатываются персональные данные сразу двух работников: уходящего и принимающего дела. Личное дело меняет ответственного, КЭДО требует разграничения доступа, биометрия СКУД подлежит удалению или блокированию. Инструкция описывает правовые требования к каждому этапу — от подготовки документов до уничтожения данных биометрии.
Что происходит с персональными данными при увольнении?
Увольнение работника не прекращает статус компании как оператора ПДн в отношении его данных автоматически. По ст. 5 ФЗ-152 обработка допустима ровно столько, сколько необходимо для целей, ради которых данные собирались. Цели обработки ПДн работника определяются трудовым законодательством: исполнение трудового договора, ведение кадрового учёта, сдача отчётности.
После расторжения трудового договора часть данных продолжает обрабатываться на законных основаниях: личное дело хранится 75 лет по ст. 22.2 ТК РФ и архивным нормативам, расчётные документы — в течение сроков налогового и бухгалтерского учёта. Другая часть подлежит уничтожению или блокированию немедленно: биометрия СКУД, профиль в корпоративных приложениях, данные о местонахождении из систем мобильного мониторинга.
Передача дел — организационное действие, которое по умолчанию не является правовым основанием для обработки ПДн. Новый сотрудник, принимающий дела, получает доступ к данным уволенного только в рамках своих должностных обязанностей и только к тем данным, которые необходимы для продолжения работы. Передача личного дела целиком «на ознакомление» без конкретной цели нарушает принцип минимизации по ст. 5 ФЗ-152.
Шаг 1. Проверьте согласия работника до оформления увольнения
До подписания приказа об увольнении HR-директор обязан убедиться, что согласия работника соответствуют действующим требованиям. С 01.09.2025 согласие — это отдельный документ с обязательными реквизитами по ст. 9 ФЗ-152: ФИО субъекта, контактные данные, наименование оператора, цель, перечень ПДн, перечень действий, срок, способ отзыва.
Если согласие было оформлено до 01.09.2025 как часть трудового договора, политики или оферты — оно не переоформляется автоматически. Однако при увольнении работник вправе потребовать уточнения условий обработки или отозвать согласие по ч. 2 ст. 9 ФЗ-152. Отзыв согласия не влечёт обязанности уничтожить данные, если обработка ведётся на иных основаниях: выполнение законных обязанностей работодателя, хранение кадровых документов.
Проверьте наличие отдельных согласий на передачу ПДн третьим лицам — зарплатным банкам, страховым компаниям, корпоративным сервисам. При увольнении эти согласия прекращают действовать в части, не связанной с исполнением обязательств по договору.
Согласия работников ещё в трудовом договоре?
Если HRD не привёл согласия в соответствие с ФЗ-156 после 01.09.2025 — каждое несоответствующее согласие создаёт основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП до 700 000 ₽. При увольнении этот риск становится видимым: работник получает право обратиться в РКН с жалобой. Юристы DATUM проведут аудит согласий HR-департамента и соберут корректный пакет по требованиям ФЗ-156.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram
Шаг 2. Определите состав передаваемых документов и данных
Передача дел включает три категории объектов с разными правовыми режимами.
Личное дело работника содержит ПДн и передаётся в архив или новому ответственному кадровику. Состав документов в личном деле регулируется ст. 86 ТК РФ: только данные, необходимые для трудовых отношений. Включать в личное дело медицинские заключения сверх требуемых для допуска к работе, сведения о религиозных взглядах или политических убеждениях запрещено — это специальные категории ПДн по ст. 10 ФЗ-152, обработка которых по общему правилу недопустима.
КЭДО — электронный документооборот с работниками. При увольнении доступ уволенного к КЭДО-системе прекращается. Новый сотрудник получает доступ только к документам, входящим в его должностные обязанности, а не ко всей переписке предшественника. Данные КЭДО — это ПДн работников; оператором по ст. 3 ФЗ-152 является работодатель, даже если КЭДО ведётся через внешнего провайдера.
Рабочие учётные записи и корпоративные системы: CRM, ERP, почта, облачные сервисы. Доступ уволенного подлежит блокированию в день расторжения договора. Передача «пароля от почты» новому сотруднику — нарушение ст. 7 ФЗ-152 (конфиденциальность ПДн) и потенциальный инцидент по ч. 3.1 ст. 21 ФЗ-152.
Шаг 3. Урегулируйте биометрию СКУД и системы контроля доступа
Биометрические данные — отдельная категория по ст. 11 ФЗ-152. Отпечатки пальцев, изображение лица в СКУД, голосовые шаблоны обрабатываются только с письменного согласия работника. При увольнении такое согласие должно быть отозвано или прекратить действие по условиям, указанным в нём.
Порядок действий при увольнении работника, данные которого внесены в биометрическую СКУД:
- В день расторжения договора — удалить или заблокировать биометрический шаблон из системы СКУД.
- Зафиксировать факт удаления в журнале уничтожения ПДн с указанием даты, ответственного лица и реквизитов согласия.
- Если СКУД обслуживается подрядчиком — направить ему письменное поручение об уничтожении данных в соответствии с договором поручения обработки ПДн по п. 3 ст. 6 ФЗ-152.
- Убедиться, что подрядчик подтвердил уничтожение в установленный договором срок.
Хранение биометрии уволенного работника после прекращения трудовых отношений без правового основания — нарушение ст. 5 ФЗ-152 (принцип хранения не дольше необходимого) и основание для штрафа по ч. 16 ст. 13.11 КоАП.
Шаг 4. Оформите акт передачи дел с учётом требований к ПДн
Акт передачи дел фиксирует перечень документов и объём данных, переходящих к новому ответственному. С точки зрения 152-ФЗ акт — это документ, подтверждающий законность дальнейшей обработки ПДн уволенного.
В акте передачи дел укажите:
- перечень дел, содержащих ПДн, с указанием категорий субъектов;
- основания обработки после увольнения (норма закона или договора);
- данные об уничтоженных или заблокированных сведениях (биометрия, профили в системах);
- ФИО нового ответственного и реквизиты его допуска к ПДн;
- дату передачи и подписи сторон.
Акт хранится не менее 3 лет как документ, подтверждающий законность обработки. При проверке РКН он служит доказательством того, что оператор соблюдал принцип конфиденциальности по ст. 7 ФЗ-152.
Что подготовить к передаче дел
- Перечень согласий работника с проверкой их соответствия требованиям ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 (с 01.09.2025 — отдельный документ).
- Справка о составе личного дела: только документы, необходимые для трудовых отношений по ст. 86 ТК РФ.
- Акт об удалении биометрических данных из СКУД с подтверждением от подрядчика (если СКУД внешняя).
- Приказ об отзыве доступа к КЭДО, корпоративным системам и рабочей почте в день увольнения.
- Акт передачи дел с перечнем объектов ПДн, основаниями обработки и данными нового ответственного.
Шаг 5. Уведомите субъекта о дальнейшей обработке его данных
По ст. 14 ФЗ-152 работник как субъект ПДн вправе запросить сведения об обработке его данных в любое время, в том числе после увольнения. Работодатель обязан ответить в течение 10 рабочих дней с возможностью продления ещё на 5 рабочих дней при уведомлении субъекта.
При увольнении рекомендуется проактивно информировать работника о том, какие данные продолжают обрабатываться, на каком основании и как долго. Это снижает вероятность жалобы в РКН. Такое уведомление оформляется в произвольной форме и вручается вместе с трудовой книжкой или направляется на почту.
Если работник потребовал уничтожения своих данных, оператор обязан либо уничтожить их в течение 7 рабочих дней, либо письменно мотивировать отказ со ссылкой на норму закона, допускающую продолжение обработки (например, обязанность хранить кадровые документы 75 лет по ст. 22.2 ТК РФ).
Если HRD получил требование уволенного работника об уничтожении ПДн — у вас 7 рабочих дней на ответ. Промолчать нельзя: невыполнение требования субъекта влечёт штраф по ч. 5 ст. 13.11 КоАП до 90 000 ₽, при повторном нарушении — до 500 000 ₽. Юристы DATUM подготовят мотивированный ответ и оценят, какие данные подлежат уничтожению, а какие — нет.
Оценить риски по 152-ФЗКак это применяется на практике
Кейс 1. HR-директор производственной компании в Уральском ФО (зима 2025–2026) провёл передачу дел кадровика при увольнении по собственному желанию. В ходе передачи выяснилось, что биометрические шаблоны 40 сотрудников хранились в СКУД подрядчика без договора поручения обработки. Поручение отсутствовало — подрядчик действовал как самостоятельный оператор без правового основания. Компания устранила нарушение до проверки: заключила договор поручения, получила подтверждение об уничтожении данных уволенных за предыдущие 3 года. РКН при плановой проверке нарушений не зафиксировал.
Кейс 2. Торговая сеть (Центральный ФО, осень 2025) получила жалобу от уволенного менеджера: его данные продолжали отображаться в корпоративной CRM и системе лояльности партнёров. Проверка РКН установила, что уведомление РКН о целях обработки не включало обработку данных уволенных сотрудников в CRM. Возбуждено дело по ч. 1 ст. 13.11 КоАП (обработка ПДн в случаях, не предусмотренных законом). Штраф составил сотни тысяч рублей. Нарушение устранялось три месяца из-за отсутствия регламента удаления данных при увольнении.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка согласий, ОРД и процедур HR по чек-листу из 38 пунктов.
- Комплект ОРД под ключ — политика, согласия работников по ФЗ-156, регламент передачи дел, журналы.
- DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн по ст. 22.1 на абонентском обслуживании.
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025, обратной силы не имеют — переоформлять их принудительно не требуется. Однако если работник при увольнении или в любой момент после просит подтвердить условия обработки, а согласие оформлено как часть трудового договора (не отдельным документом), — предоставить отдельный документ уже нельзя ретроактивно. При первом же запросе субъекта или проверке РКН такое согласие будет оценено по правилам ФЗ-156. Рекомендуется переоформить согласия при первом удобном поводе: при заключении допсоглашения, изменении условий труда или плановом обновлении кадровой документации.
2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете при приёме на работу и хранить в личном деле?
Ст. 86 ТК РФ запрещает запрашивать данные, не относящиеся к трудовым отношениям. Под запретом — политические и религиозные убеждения, членство в профсоюзах, сведения о состоянии здоровья (сверх допуска к работе), национальность, судимость (кроме должностей с ограничениями по закону). Эти данные относятся к специальным категориям по ст. 10 ФЗ-152. Их обработка без прямого указания федерального закона запрещена. Хранение таких документов в личном деле — нарушение ст. 5 и 10 ФЗ-152, основание для штрафа по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе и использовать записи при увольнении?
Видеонаблюдение в офисе допустимо при соблюдении трёх условий: работники уведомлены об этом в письменной форме (ст. 86 ТК РФ), цели наблюдения указаны в локальном акте и согласии, доступ к записям ограничен. Изображение сотрудника на записях — биометрические ПДн по ст. 11 ФЗ-152. Использование записей как доказательств дисциплинарного нарушения правомерно, если порядок их хранения и использования закреплён в ОРД компании. Передача записей третьим лицам без согласия — нарушение ст. 88 ТК РФ и ст. 7 ФЗ-152.
4. Сколько хранить согласия после увольнения?
Согласие на обработку ПДн — кадровый документ. Срок хранения определяется нормами архивного законодательства и Приказом Росархива №236 от 20.12.2019. Для большинства согласий, связанных с трудовыми отношениями, срок хранения — 75 лет (аналогично личному делу). Согласия на обработку данных, не связанных с трудовыми отношениями (например, на рассылку новостей компании), хранятся 3 года после прекращения обработки. Уничтожение согласий раньше установленного срока — нарушение ст. 5 ФЗ-152 и трудового законодательства.
5. Кто является оператором ПДн при использовании КЭДО?
Оператором ПДн при КЭДО является работодатель — он определяет цели и состав обрабатываемых данных по ст. 3 ФЗ-152. Провайдер КЭДО-платформы действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора (п. 3 ст. 6 ФЗ-152). Договор с провайдером должен содержать перечень действий с ПДн, цели обработки, обязанность конфиденциальности и условия уничтожения данных. При отсутствии такого договора провайдер де-факто обрабатывает данные как самостоятельный оператор — что создаёт нарушение у работодателя по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
6. Что делать, если уволенный сотрудник требует уничтожить все его персональные данные?
Требование уничтожения — законное право субъекта по ст. 21 ФЗ-152. Однако оператор вправе отказать, если обработка предусмотрена федеральным законом или необходима для выполнения обязательных требований. В случае с уволенным сотрудником: личное дело хранится 75 лет (ст. 22.2 ТК РФ), расчётные документы — в течение налоговых сроков, данные для ПФР и ФНС — по требованиям пенсионного и налогового законодательства. Оператор обязан письменно уведомить субъекта об отказе с указанием нормы закона в течение 7 рабочих дней.
Итог
Передача дел при увольнении — процедура, затрагивающая несколько норм ФЗ-152 одновременно: принципы минимизации и целевого использования ПДн, требования к согласиям по ФЗ-156, режим биометрических данных СКУД и правила поручения обработки в КЭДО. Ошибки на любом из этих этапов создают основания для штрафов по ч. 1, 2, 5 или 16 ст. 13.11 КоАП — от 90 000 до 700 000 ₽ за первичное нарушение.
Практика DATUM по защите ПДн в HR охватывает аудит согласий, подготовку регламентов передачи дел, оформление договоров поручения с провайдерами КЭДО и СКУД, а также сопровождение при проверках РКН в кадровых подразделениях.
3 декабря 2027 года