ПДн в исполнительных листах
Исполнительные листы поступают в бухгалтерию и HR-департамент регулярно: алименты, взыскания по кредитам, судебные штрафы. Каждый такой документ — это персональные данные работника, которые работодатель обязан обработать строго в рамках ФЗ-152 и ТК РФ. Ошибка в любом звене — получение, копирование, хранение, передача третьим лицам — создаёт основание для проверки Роскомнадзора и штрафа. Инструкция описывает шесть шагов: от правовой квалификации до уничтожения документа после увольнения.
Что такое ПДн в исполнительном листе и какие нормы применяются?
Исполнительный лист (ИЛ) содержит не менее семи категорий сведений о должнике: ФИО, дату и место рождения, место жительства или пребывания, место работы, идентификаторы (ИНН, СНИЛС при наличии), сведения об обязательстве и сумму удержания. Все эти сведения подпадают под определение персональных данных по ст. 3 ФЗ-152 — «любая информация, относящаяся к определённому или определяемому физическому лицу».
Работодатель, получивший ИЛ, приобретает статус оператора персональных данных в части обработки сведений из листа. Он обязан соблюдать принципы ст. 5 ФЗ-152: обрабатывать данные только в целях исполнения судебного акта, не передавать их третьим лицам сверх необходимого, уничтожить или вернуть лист после прекращения взыскания.
Передача данных из ИЛ в банк-взыскатель или ФССП — это не «свободная» передача, а строго регламентированное действие по исполнению требований ч. 3 ст. 98 Федерального закона «Об исполнительном производстве». Самостоятельное расширение круга получателей (например, передача данных коллегам, не участвующим во взыскании) образует состав ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
Шаг 1. Установите правовое основание обработки
Получение ИЛ не требует согласия работника-должника — правовое основание обработки определяется п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152 (исполнение обязанности, возложенной законом) и нормами Федерального закона «Об исполнительном производстве». Работодатель обязан исполнить требования листа независимо от воли должника.
Однако согласие потребуется, если в процессе обработки возникают действия, выходящие за пределы прямого исполнения: например, передача копии листа в архив кадровой аутсорсинговой компании или включение сведений в HR-систему с дополнительными функциями. В таком случае основание меняется, и с 01.09.2025 согласие оформляется отдельным документом по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156.
Зафиксируйте правовое основание в журнале регистрации исполнительных листов с указанием нормы закона. Этот журнал — первый документ, который запросит инспектор РКН при проверке.
Шаг 2. Ограничьте доступ к исполнительному листу
Ст. 87 ТК РФ обязывает работодателя хранить персональные данные работника способом, исключающим доступ посторонних. Применительно к ИЛ это означает: бумажный экземпляр — в закрытом шкафу бухгалтерии или отдельной папке с ограниченным доступом; электронная копия — только в защищённой информационной системе с разграниченными правами доступа.
Назначьте приказом конкретных сотрудников, которые вправе работать с ИЛ: как правило, главный бухгалтер и один бухгалтер по расчёту зарплаты. HR-менеджер, не участвующий в расчётах, не должен иметь доступа к содержанию листа — только к факту его наличия для контроля занятости должника.
Передача ИЛ между подразделениями — только под подпись в журнале с фиксацией даты, ФИО получателя и цели передачи.
Согласия работников ещё в трудовом договоре?
Если HRD не переоформил согласия работников после 01.09.2025 — каждый старый документ создаёт основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП от 300 000 до 700 000 ₽. Уведомление о проверке РКН не восстанавливает срок: основание фиксируется на дату нарушения.
Заказать аудит 152-ФЗ+7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram
Шаг 3. Оформите передачу данных взыскателю и в ФССП
Работодатель передаёт сведения об удержаниях в ФССП и взыскателю в порядке ст. 98 Федерального закона «Об исполнительном производстве». Это действие имеет самостоятельное правовое основание — исполнение требований закона — и не требует согласия работника. Тем не менее передача должна быть документально оформлена.
Для каждой передачи составьте сопроводительное письмо с перечнем передаваемых сведений, датой и реквизитами получателя. Если передача ведётся в электронном виде через КЭДО или систему ФССП — сохраните подтверждение доставки. При использовании КЭДО работодатель остаётся оператором ПДн: ответственность за надлежащую передачу не переходит к провайдеру КЭДО без отдельного договора поручения обработки по ч. 3 ст. 6 ФЗ-152.
Запрещено передавать ИЛ или его копию лицам, не указанным в исполнительном документе или не имеющим законодательного права на его получение: родственникам взыскателя, коллекторам без статуса взыскателя, иным организациям.
Шаг 4. Настройте хранение в КЭДО и личном деле
Исполнительный лист подлежит хранению в составе документов, связанных с трудовыми отношениями. Срок хранения по типовым перечням — не менее 5 лет после исполнения или прекращения взыскания; если лист связан с алиментами — до совершеннолетия ребёнка плюс 3 года. Уточните срок по Перечню типовых управленческих архивных документов, действующему на дату проверки.
При ведении КЭДО работодатель как оператор обязан обеспечить уровень защищённости ИСПДн в соответствии с ПП РФ №1119. Для обычных персональных данных работников без спецкатегорий и при числе субъектов менее 100 000 — как правило, УЗ-3 или УЗ-4. Конкретный уровень определяется по результатам классификации ИСПДн с учётом типа угроз.
Доступ к электронным копиям ИЛ в КЭДО — только по ролевой модели: роль «расчёт зарплаты», не «HR общий». Настройте журналирование: кто, когда и зачем открыл документ.
Что подготовить для работы с исполнительными листами
- Журнал регистрации ИЛ с фиксацией правового основания обработки по ст. 6 ФЗ-152
- Приказ об ограничении доступа к ИЛ с перечнем уполномоченных сотрудников
- Договор поручения обработки ПДн с провайдером КЭДО по ч. 3 ст. 6 ФЗ-152
- Положение об обработке ПДн работников с разделом об ИЛ (ст. 18.1 ФЗ-152)
- Регламент уничтожения ИЛ после истечения срока хранения с актом уничтожения
Шаг 5. Соблюдайте права работника-должника
Работник-должник сохраняет все права субъекта ПДн по ст. 14–21 ФЗ-152: право на доступ к сведениям об обработке его данных, право на уточнение, право на ограничение. Работодатель обязан ответить на запрос субъекта в течение 10 рабочих дней с момента обращения (ст. 20 ФЗ-152), с возможностью продления ещё на 5 рабочих дней при уведомлении субъекта.
Отдельного внимания требует ситуация, когда работник просит не сообщать о факте взыскания третьим лицам. Эта просьба сама по себе не отменяет обязанность работодателя исполнить ИЛ и передать данные в ФССП — правовое основание закона имеет приоритет над волей субъекта. Однако за пределами обязательной передачи — разглашение сведений об ИЛ коллегам, руководителям, не участвующим во взыскании, — является нарушением ст. 88 ТК РФ и ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
Внесите в политику обработки ПДн отдельный раздел об исполнительных листах: категории обрабатываемых данных, цели, правовые основания, получатели, сроки хранения. Это требование ч. 2 ст. 18.1 ФЗ-152.
Шаг 6. Уничтожьте данные после прекращения взыскания
После исполнения ИЛ в полном объёме или после увольнения работника-должника начинается отсчёт срока хранения. По истечении установленного срока работодатель обязан уничтожить документ в порядке, исключающем восстановление данных: бумажный — шредирование с составлением акта, электронный — гарантированное удаление с журналированием операции.
Акт уничтожения хранить не менее 3 лет — он доказывает соблюдение принципа «не дольше необходимого» из ст. 5 ФЗ-152. При проверке РКН отсутствие актов уничтожения при наличии устаревших документов — самостоятельное основание для протокола по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
Если работник уволен и подаёт запрос на уничтожение своих ПДн — соотнесите этот запрос со сроком хранения ИЛ по архивному перечню. Отказ в уничтожении при наличии законного основания для хранения — правомерен, но должен быть мотивирован письменно в течение 10 рабочих дней.
Типовые ситуации для HR-директора
Ситуация 1 — Утечка через провайдера КЭДО. В компании Приволжского ФО (осень 2025) КЭДО-провайдер хранил копии ИЛ на серверах без отдельного договора поручения обработки. При внеплановой проверке РКН зафиксировал передачу ПДн работников третьему лицу без правового основания. Штраф по ч. 1 ст. 13.11 КоАП — в диапазоне 150 000–300 000 ₽. Стратегия: до подключения КЭДО заключить договор по ч. 3 ст. 6 ФЗ-152, прописать обязанности провайдера по защите данных и ограничение хранения.
Ситуация 2 — Разглашение факта взыскания. HR-менеджер розничной сети (Уральский ФО, начало 2026) сообщил непосредственному руководителю работника о поступлении ИЛ по алиментам — без служебной необходимости. Работник подал жалобу в РКН. Итог: предписание об устранении нарушения и предупреждение. Стратегия: ограничить доступ приказом, провести инструктаж уполномоченных сотрудников, зафиксировать в ознакомительных листах.
Ситуация 3 — Запрос уволенного работника на уничтожение ПДн из ИЛ. Уволенный сотрудник логистической компании (Центральный ФО, лето 2026) потребовал уничтожить все данные из ИЛ, включая документ, удержания по которому не завершены. Компания отказала со ссылкой на архивный перечень и продолжающееся исполнение. Ответ оформлен в течение 10 рабочих дней письменно. РКН жалобу не поддержал. Стратегия: держать регламент хранения в актуальном состоянии и отвечать субъекту письменно с указанием нормы-основания.
Если HRD работает с КЭДО, а договор поручения обработки ПДн с провайдером не заключён — каждый ИЛ в системе создаёт риск штрафа. Юристы DATUM соберут пакет ОРД HR-департамента за фиксированную стоимость, включая договор поручения и регламент работы с ИЛ.
Собрать ОРД под ключЧастые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025, юридической силы не теряют — ФЗ-156 не имеет обратной силы. Однако если старое согласие было включено в трудовой договор или иной документ и перечень обрабатываемых данных расширялся после 01.09.2025 — потребуется отдельное новое согласие по требованиям ст. 9 ФЗ-152 в действующей редакции. Применительно к ИЛ согласие, как правило, не требуется вовсе: основание — закон, а не воля субъекта.
2. Какие данные нельзя запрашивать у кандидата или работника в анкете?
Ст. 86 ТК РФ запрещает собирать данные о политических, религиозных убеждениях, частной жизни, членстве в профсоюзах. Данные о судимости — только если это прямо предусмотрено законом для конкретной должности. Данные о состоянии здоровья — только в объёме, необходимом для оценки трудоспособности и в случаях, установленных ТК или ФЗ «Об охране труда». Лишние поля в анкете — основание для замечания РКН по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе и учитывать его как ПДн?
Видеозапись работников является биометрическими персональными данными в части идентификации личности по изображению (ст. 11 ФЗ-152). Для видеонаблюдения в служебных целях (контроль доступа, охрана) требуется письменное согласие либо иное законное основание, а также уведомление работника о факте съёмки по ст. 88 ТК РФ. Системы СКУД с распознаванием лица — отдельный случай биометрии, требующий исключения из ЕБС или отдельного согласия.
4. Сколько хранить согласия после увольнения работника?
Согласие хранится в течение срока действия, а после его прекращения — не менее 3 лет для подтверждения правомерности обработки в случае жалобы субъекта или проверки РКН. Документы, связанные с личным делом, хранятся 50 лет (для документов, оформленных после 01.01.2003) по действующему Перечню архивных документов. Уничтожать согласие одновременно с увольнением — нельзя.
5. Кто является оператором при использовании КЭДО: компания или провайдер платформы?
Оператором остаётся работодатель — он определяет цели и состав обрабатываемых ПДн. Провайдер КЭДО выступает лицом, осуществляющим обработку по поручению (ч. 3 ст. 6 ФЗ-152), и обязан действовать строго в рамках договора поручения. Ответственность перед субъектом и РКН несёт оператор-работодатель. Без договора поручения провайдер де-факто обрабатывает ПДн без законного основания — это нарушение ч. 1 ст. 13.11 КоАП с размером штрафа от 150 000 до 300 000 ₽ для юрлица.
Итог
Исполнительный лист — документ с жёстким правовым режимом: основание обработки определено законом, круг получателей ограничен, срок хранения регламентирован архивным перечнем. Ошибки в любом из шести шагов — от фиксации основания до уничтожения — создают самостоятельные составы по ст. 13.11 КоАП. После 01.09.2025 дополнительный риск возникает при смешении оснований: если компания использует КЭДО и не разграничила поручение обработки с провайдером.
Практика DATUM по защите ПДн в HR-департаментах охватывает разработку регламентов работы с ИЛ, договоры поручения обработки для КЭДО и аудит ОРД по ст. 18.1 ФЗ-152.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка HR-документооборота, исполнительных листов, КЭДО по 38-пунктному чек-листу
- Комплект ОРД под ключ — политика, регламенты, договор поручения с провайдером КЭДО, согласия работников
- DPO-аутсорсинг — ответственный по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентском обслуживании, ответы на запросы субъектов
7 июля 2027 года