ПДн совместителей: основное и совмещение

Совместительство порождает нестандартный кейс: один человек может одновременно быть оператором ПДн на основном месте и субъектом — на месте по совместительству у вас. Это не меняет обязанностей работодателя, но удваивает объём документов и точки риска. Ниже — пошаговый порядок работы с ПДн совместителей: от приёма до увольнения.

Шаг 1. Определите правовые основания обработки ПДн совместителя

Правовая база для обработки ПДн работника — ст. 86 ТК РФ и ст. 6 ФЗ-152. Основное правовое основание — исполнение трудового договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152). Для данных, выходящих за рамки договора, нужно отдельное согласие по ст. 9 ФЗ-152.

При внешнем совместительстве вы получаете ПДн работника, у которого уже есть основной работодатель. Это не освобождает вас от самостоятельного сбора согласий и формирования отдельного личного дела. Основной работодатель — самостоятельный оператор, и его документы на ваш учёт не распространяются.

Для внутреннего совмещения (одновременного исполнения обязанностей по другой должности у того же работодателя по ст. 60.2 ТК РФ) отдельного трудового договора нет — это дополнительное соглашение к основному. Поток ПДн один, личное дело одно, но объём обрабатываемых данных расширяется: добавляется должность, тарифная ставка по доплате, характеристика выполняемой работы.

Шаг 2. Оформите согласие по требованиям ФЗ-156 от 24.06.2025

С 01.09.2025 согласие на обработку ПДн работника — самостоятельный документ. Оно не может быть включено в текст трудового договора, дополнительного соглашения, должностной инструкции или корпоративной политики. Это требование ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 от 24.06.2025.

Для совместителя обязательные реквизиты согласия: полное имя и контактные данные работника, наименование оператора (вашей организации), цель обработки, перечень ПДн, перечень действий с ними, срок действия согласия, способ его отзыва. При внешнем совместительстве — то же самое, что и для основных работников: отдельный документ под подпись в день приёма.

Ранее полученные согласия, оформленные до 01.09.2025 включительно, переоформлять не требуется — ФЗ-156 обратной силы не имеет. Но если вы принимаете нового совместителя после 01.09.2025 или перезаключаете договор — согласие должно быть в новом формате.

Шаг 3. Сформируйте личное дело и определите состав ПДн

Личное дело совместителя ведётся отдельно от личного дела по основному месту работы — независимо от того, внешнее это совместительство или внутреннее. При внутреннем совместительстве допустимо единое личное дело с разделением разделов по должностям, если это закреплено в локальном нормативном акте об обработке ПДн.

Состав ПДн в личном деле определяется целью: трудовые отношения. Запрос данных, не связанных с работой, запрещён по ст. 86 ТК РФ. Нельзя требовать сведения о вероисповедании, политических взглядах, членстве в профсоюзах, состоянии здоровья — если это не обусловлено характером работы. Данные о месте основной работы при внешнем совместительстве запрашиваются только в пределах необходимого: наименование работодателя для справки об условиях труда.

Шаг 4. Настройте доступ к ПДн и порядок хранения

Доступ к ПДн совместителя имеют только те сотрудники HR, бухгалтерии и непосредственные руководители, которым это необходимо для исполнения трудовых обязанностей. Это требование ст. 88 ТК РФ: ПДн работника не передаются третьим лицам без его согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

Сведения о факте работы по совместительству — сами по себе ПДн. Передача информации о том, что конкретный человек работает у вас совместителем, основному работодателю без согласия работника — нарушение ст. 88 ТК РФ. Исключение: официальный запрос государственного органа или суда.

Как работать с КЭДО и биометрией СКУД для совместителей?

При ведении КЭДО (кадрового электронного документооборота) оператором информационной системы выступает либо сам работодатель, либо оператор платформы по поручению (ст. 22.2 ТК РФ). Если совместитель подключается к той же КЭДО-системе, что и основные работники, — дополнительного согласия на КЭДО не требуется при условии, что в уже действующем согласии прямо указана цель «ведение кадрового документооборота в электронном виде» и наименование системы.

При использовании СКУД с биометрической идентификацией (отпечатки пальцев, распознавание лица) для совместителя необходимо отдельное письменное согласие на обработку биометрических ПДн по ст. 11 ФЗ-152. Биометрия — специальная категория, согласие на трудовой договор её не покрывает. Согласие на биометрию в СКУД должно содержать: цель (контроль доступа), перечень биометрических данных, срок хранения, оператора системы СКУД.

Шаг 5. Организуйте уничтожение ПДн при увольнении совместителя

При расторжении трудового договора по совместительству работодатель обязан уничтожить ПДн, которые больше не нужны для достижения целей обработки, — если нет иного основания для их хранения. Это требование ст. 21 ФЗ-152.

Исключение — документы с установленным законом сроком хранения. Личное дело работника хранится 75 лет (по типовому перечню архивных документов). Согласие на обработку ПДн — не менее 3 лет после прекращения трудовых отношений (для возможных споров). Журнал учёта обращений субъектов — 1 год.

При внутреннем совмещении прекращение доплаты и дополнительного соглашения не влечёт автоматического уничтожения ПДн: работник остаётся в штате, его основное личное дело продолжает вестись. Уничтожению подлежат только специфические данные о совмещении — документы о доплате, характеристике дополнительной работы — по истечении сроков хранения.

Типовые сценарии нарушений при обработке ПДн совместителей

Сценарий 1. Согласие в тексте договора. Компания из Центрального ФО принимает внешних совместителей: согласие на обработку ПДн — отдельный абзац в трудовом договоре. После 01.09.2025 РКН при плановой проверке фиксирует нарушение ч. 1 ст. 9 ФЗ-152. Протокол — по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (300 000 — 700 000 ₽). Стратегия: переоформить согласия до первой проверки, не ждать запроса.

Сценарий 2. СКУД без биометрического согласия. Производственное предприятие (Уральский ФО, осень 2025) использовало СКУД с распознаванием лица. Совместители подключены к системе на основании трудового договора без отдельного согласия на биометрию. При проверке — нарушение ст. 11 ФЗ-152. Штраф по ч. 2 ст. 13.11 в сотни тысяч рублей. Стратегия: получить отдельные письменные согласия на биометрию до подключения к СКУД.

Сценарий 3. Передача данных основному работодателю. Бухгалтерия компании передала основному работодателю совместителя сведения о его заработке — без запроса государственного органа и без согласия работника. Нарушение ст. 88 ТК РФ и ст. 7 ФЗ-152. Субъект подал жалобу в РКН. Стратегия: передавать сведения о работнике третьим лицам только с его письменного согласия или по официальному запросу.

Услуги DATUM по теме

• Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка ОРД HR-департамента по чек-листу из 38 пунктов
• Комплект ОРД под ключ — согласия, политика, приказы по новым требованиям ФЗ-156
• DPO-аутсорсинг — ведение функции ответственного по ст. 22.1 ФЗ-152

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Согласия, оформленные до 01.09.2025 включительно, переоформлять не нужно — ФЗ-156 от 24.06.2025 обратной силы не имеет. Переоформление требуется только при приёме новых работников (в том числе совместителей) после 01.09.2025 или при перезаключении трудового договора. Новое согласие должно быть отдельным документом: без включения в договор, политику или оферту. Это требование ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156.

2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете при приёме совместителя?

Ст. 86 ТК РФ запрещает запрашивать ПДн, не связанные с трудовыми отношениями. Нельзя спрашивать: вероисповедание, политические взгляды, членство в профсоюзе, сексуальную ориентацию, подробности состояния здоровья (если должность не требует медосмотра), данные о кредитной истории без согласия. Запрос сведений о наличии основного места работы и наименовании работодателя — допустим, но только в объёме, необходимом для оформления трудового договора.

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе, где работают совместители?

Видеонаблюдение в рабочих помещениях допустимо при соблюдении трёх условий: работники уведомлены об этом в трудовом договоре или локальном акте, видеонаблюдение ведётся только в служебных зонах (не в раздевалках, туалетах), цель — обеспечение безопасности или охрана труда. Отдельного согласия на видеонаблюдение (в отличие от биометрической идентификации) закон не требует, если соблюдены условия ст. 86–88 ТК РФ. Для совместителей — те же правила, что и для основных работников.

4. Сколько хранить согласия после увольнения совместителя?

Минимальный срок хранения согласия на обработку ПДн — 3 года после прекращения трудовых отношений: этот период перекрывает общий срок исковой давности по трудовым спорам. Личное дело работника (включая согласие как часть пакета) хранится 75 лет по типовому перечню архивных документов. Уничтожение согласия до истечения срока хранения создаёт риск в случае судебного спора: оператор не сможет доказать правомерность обработки.

5. Кто является оператором при использовании КЭДО для совместителей?

Оператором ПДн всегда является работодатель — независимо от того, какую платформу КЭДО он использует. Платформа выступает лицом, осуществляющим обработку по поручению (обработчиком) по п. 3 ст. 6 ФЗ-152. С оператором КЭДО-системы необходимо заключить договор поручения обработки с перечнем действий, целей и мер защиты. Ст. 22.2 ТК РФ устанавливает дополнительные требования к КЭДО, но не изменяет распределение ролей оператора и обработчика по ФЗ-152.

6. Что делать, если совместитель отзывает согласие на обработку ПДн?

Отзыв согласия не прекращает обработку, если она ведётся на основании другого правового основания — например, исполнения трудового договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152). Работодатель обязан прекратить обработку тех данных, которые обрабатывались исключительно на основании согласия (например, публикация фото работника на корпоративном сайте), и уведомить работника об этом. Согласие на обработку ПДн в рамках СКУД с биометрией — отзыв влечёт невозможность пользоваться биометрической системой, но не является основанием для расторжения договора по совместительству.

Итог

ПДн совместителей обрабатываются по тем же правилам ФЗ-152, что и ПДн основных работников: отдельное согласие с 01.09.2025, запрет на избыточный сбор данных, ограниченный доступ, установленные сроки хранения. Специфика — в двух трудовых отношениях при внешнем совместительстве и в разграничении потоков данных при внутреннем совмещении. Биометрия в СКУД и КЭДО требуют отдельной проработки для каждой категории работников.

Юристы DATUM сопровождают HR-департаменты в части соответствия ФЗ-152: формирование пакета согласий, аудит личных дел, настройка КЭДО под требования оператора ПДн, подготовка к проверкам РКН по кластеру HR.

22 июня 2026 года