ПДн работников, проходящих ВТЭК

Данные из заключения ВТЭК — диагноз, группа инвалидности, степень ограничения трудоспособности, рекомендации по условиям труда — относятся к сведениям о состоянии здоровья. По ст. 10 ФЗ-152 их обработка по общему правилу запрещена. Исключения закреплены в п. 2 той же статьи. Для работодателя применимы два из них.

Первое — исполнение прав и обязанностей в сфере трудового законодательства. Работодатель вправе обрабатывать ровно тот объём медицинских данных, который нужен для выполнения обязательств по ст. 22.2 ТК РФ: организация рабочего места, перевод на другую работу, предоставление дополнительного отпуска. Это основание не требует согласия, но строго ограничено целью.

Второе — явное согласие работника по ст. 9 ФЗ-152. Оно необходимо, если вы планируете передавать данные третьим лицам (страховая компания, кадровое агентство, аутсорсер расчёта зарплаты), хранить данные дольше срока трудовых отношений или использовать их в иных целях, не связанных с исполнением ТК РФ.

Практическое правило: составьте матрицу данных ВТЭК. По каждой единице данных (диагноз, группа, программа реабилитации, рекомендации по труду) укажите цель обработки, основание и получателей. Всё, что не укладывается в ст. 22.2 ТК РФ, требует отдельного письменного согласия.

С 01.09.2025 согласие на обработку ПДн — самостоятельный документ. Его нельзя включать в текст трудового договора, дополнительного соглашения, анкеты или приказа. Это требование ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 от 24.06.2025.

Согласие на обработку медицинских ПДн работника по ВТЭК должно содержать: полное наименование работодателя-оператора и его адрес; ФИО и контактные данные работника; конкретный перечень данных (например: «справка об инвалидности серии/номера, группа инвалидности, дата установления, программа индивидуальной реабилитации»); цель обработки (организация рабочего места в соответствии с ИПР, назначение дополнительного отпуска по ст. 23 ФЗ-181); перечень действий (хранение, использование, передача в ФСС); срок действия согласия; порядок отзыва.

Если организация использует КЭДО, согласие может быть подписано в электронном документообороте. При этом оператором системы КЭДО является работодатель — он несёт полную ответственность за соблюдение требований ФЗ-152 при передаче данных через платформу. Убедитесь, что договор с КЭДО-провайдером содержит поручение на обработку ПДн по ст. 6 ФЗ-152.

Согласия, подписанные до 01.09.2025, не утрачивают силу автоматически — ФЗ-156 не имеет обратной силы. Но если в старом согласии недостаточно конкретизированы данные ВТЭК или цели, его следует переоформить.

Ст. 88 ТК РФ прямо запрещает передавать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Сведения из заключения ВТЭК — не исключение. Работодатель обязан обеспечить, чтобы к этим данным имели доступ только те лица, которым они нужны для исполнения служебных обязанностей.

Типичная ошибка: хранение копии справки об инвалидности в общей папке кадрового документооборота, к которой есть доступ у офис-менеджера, расчётчика и руководителя подразделения. Правильная схема: данные ВТЭК хранятся в отдельном разделе личного дела с ограниченным правом доступа. Журнал доступа к папке с медицинскими ПДн — обязательный элемент ОРД.

Если используется биометрическая СКУД — данные о присутствии работника (время входа/выхода) в совокупности с информацией о группе инвалидности могут образовывать чувствительный профиль. Убедитесь, что системы СКУД и кадрового учёта разделены на уровне прав доступа и не агрегируют данные автоматически.

Внутренний приказ о разграничении доступа к медицинским ПДн — обязательный элемент ОРД. В нём должны быть поимённо перечислены должности, уполномоченные работать с данными ВТЭК, и обоснование доступа через служебную необходимость.

Хранение документов из личного дела работника определяется Перечнем типовых управленческих архивных документов — большинство кадровых документов хранится 75 лет для личных дел работников, оформленных до 2003 года, и 50 лет — для документов после 2003 года. Документы ВТЭК хранятся в составе личного дела.

После увольнения работника основание для хранения его медицинских ПДн — архивное законодательство, а не трудовые отношения. Если работник отозвал согласие — вы не вправе уничтожить документы раньше архивного срока. Но и дальнейшая обработка сверх необходимого для хранения — тоже нарушение принципа минимизации из ст. 5 ФЗ-152.

Практический подход: в момент увольнения работника переведите его медицинские ПДн в архивный режим — доступ ограничен, использование запрещено, срок определён архивным регламентом. Зафиксируйте это в журнале. По истечении архивного срока — уничтожение с актом.

Работодатель обязан передавать сведения об инвалидности в Фонд социального страхования и органы занятости — это прямое требование законодательства, и оно не требует согласия работника. Передача в страховую компанию по корпоративному ДМС, внешнему кадровому аутсорсеру или медицинской организации — уже требует отдельного согласия и договора-поручения.

Если в компании работает внешний расчётчик зарплаты, который обрабатывает данные об инвалидности для расчёта льгот и налоговых вычетов, — оформите с ним договор поручения по п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Без него расчётчик становится самостоятельным оператором без законного основания, а вы несёте ответственность за передачу данных несанкционированному лицу.

Трансграничная передача медицинских ПДн — например, в иностранную платформу КЭДО или в систему управления персоналом зарубежной материнской компании — требует уведомления Роскомнадзора по ст. 12 ФЗ-152 и оценки страны адекватной защиты. Данные о здоровье работника относятся к наиболее чувствительным, и РКН уделяет трансграничной передаче спецкатегорий повышенное внимание при проверках.

Работодатель, обрабатывающий медицинские ПДн работников, обязан уведомить Роскомнадзор об обработке специальных категорий в уведомлении по ст. 22 ФЗ-152. Форма уведомления (Приказ РКН №180) предусматривает отдельный раздел о специальных и биометрических ПДн. Если в реестре указано только «общие категории ПДн», а фактически обрабатываются данные о здоровье — это нарушение, выявляемое при первой же плановой проверке.

Минимальный пакет ОРД для работодателя, принимающего заключения ВТЭК: политика обработки ПДн с разделом о спецкатегориях; приказ о назначении ответственного по ст. 22.1 ФЗ-152; регламент работы с медицинскими ПДн; шаблон согласия на обработку данных ВТЭК; приказ о разграничении доступа; журнал обращений субъектов; договоры-поручения с обработчиками.