ПДн осуждённых на работах
Приём осуждённых на обязательные, исправительные и принудительные работы — административно сложная процедура. HR-департамент работает одновременно с уголовно-исполнительной инспекцией (УИИ), судом и самим осуждённым. Персональные данные при этом включают сведения о судимости — специальную категорию по ст. 10 ФЗ-152. Любой сбой в документах создаёт основание для протокола по ст. 13.11 КоАП. В этой инструкции — конкретные шаги для HR: от первичного уведомления до уничтожения данных после окончания работ.
Шаг 1. Определите правовое основание и категорию ПДн
Перед тем как принять документы от осуждённого, HR-директор обязан определить, какие именно данные поступят в организацию и на каком основании их можно обрабатывать.
Сведения о судимости — специальная категория ПДн по ст. 10 ФЗ-152. По общему правилу их обработка запрещена. Исключение — п. 2.3 ч. 2 ст. 10: обработка допустима, если она необходима для исполнения полномочий органов власти или обязанностей, возложенных на организацию федеральным законом. Направление на работы по приговору суда — именно такой случай: основание закреплено в УИК РФ (ст. 25, 39, 60.4).
Это означает: для базовой обработки в рамках исполнения приговора отдельного согласия осуждённого на обработку сведений о судимости не требуется. Однако для иных целей (например, передача данных третьим лицам, внесение в публичные реестры, использование в маркетинге) — отдельное согласие обязательно.
Помимо сведений о судимости, организация получает общие персональные данные: ФИО, дата рождения, паспортные реквизиты, место регистрации. Их обработка строится на ст. 6 ФЗ-152 — исполнение обязанностей оператора как работодателя, а также на ст. 86–87 ТК РФ: данные о работнике обрабатываются исключительно в целях обеспечения соблюдения законодательства, содействия занятости, получения образования и продвижения по службе.
Шаг 2. Оформите согласие в соответствии с требованиями ФЗ-156 с 01.09.2025
С 01.09.2025 вступила в силу ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 от 24.06.2025: согласие на обработку ПДн оформляется отдельным документом и не может быть включено в трудовой договор, приказ, анкету или другой документ.
Это требование напрямую затрагивает прием осуждённых на работы. Если данные о судимости передаются за пределы обязательного минимума (например, для внутренней отчётности, базы данных службы безопасности, информирования смежных подразделений) — нужно отдельное письменное согласие по ст. 9 ФЗ-152 с обязательными реквизитами: ФИО субъекта, контактные данные, наименование оператора, конкретная цель обработки, перечень ПДн, перечень допустимых действий, срок действия, способ отзыва.
Согласия, полученные до 01.09.2025 в форме пункта трудового договора или приложения к анкете, юридически действуют — обратной силы норма не имеет. Но при повторном трудоустройстве или при расширении целей обработки потребуется новый отдельный документ.
Обратите внимание: если организация применяет КЭДО (кадровый электронный документооборот), согласие на обработку ПДн через КЭДО также оформляется отдельно. Оператором КЭДО может выступать как работодатель, так и платформа-провайдер — это разграничение влияет на объём ОРД.
Согласия работников ещё вшиты в трудовые договоры?
Если HRD не привёл форму согласия к требованиям ФЗ-156 до 01.09.2025, каждый такой документ — потенциальный штраф по ч. 2 ст. 13.11 КоАП до 700 000 ₽. При повторном нарушении — до 1 500 000 ₽. У юристов DATUM есть типовой пакет согласий работников по новым требованиям и чек-лист ОРД для HR-департамента.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru
Шаг 3. Сформируйте минимально необходимый состав данных и личное дело
Принцип соответствия объёма данных заявленным целям (ст. 5 ФЗ-152) — главное ограничение для HR при работе с осуждёнными. Организация не вправе собирать больше ПДн, чем требует закон и УИИ.
Минимально необходимый состав личного дела осуждённого, направленного на работы:
Что включить в личное дело осуждённого
- Направление УИИ с указанием вида работ, срока и режима явок — основание для допуска
- Копия паспорта (страницы с фото, регистрацией) — идентификация субъекта
- Приказ о зачислении на работы с указанием должности/вида работ и режима
- Согласие на обработку ПДн — отдельный документ по ст. 9 ФЗ-152 (ред. ФЗ-156)
- Табель учёта рабочего времени и журнал отметок для отчётности в УИИ
Сведения о составе преступления, приговоре, истории привлечений — в личное дело не включаются и в информационную систему организации не вносятся. Это выходит за минимальный объём. Исключение — если должность требует допуска к государственной тайне или относится к перечню, для которых федеральным законом предусмотрена проверка судимости (ст. 351.1 ТК РФ).
Организация обязана хранить материальные носители ПДн (бумажные документы) в условиях, исключающих несанкционированный доступ. Несоблюдение условий хранения при неавтоматизированной обработке, повлёкшее неправомерный доступ, — штраф по ч. 6 ст. 13.11 КоАП до 100 000 ₽.
Какие ошибки в анкете создают основания для штрафа?
Анкета при приёме на работу — источник нарушений ч. 1 ст. 13.11 КоАП (обработка ПДн в несовместимых с целями трудоустройства случаях). Для осуждённых риск удваивается: любой лишний вопрос о судимости без законного основания — нарушение ст. 10 ФЗ-152.
Запрещено включать в анкету вопросы о: национальности и расовой принадлежности, религиозных убеждениях, политических взглядах, состоянии здоровья (без явного законного основания), членстве в партиях и профсоюзах, деталях биографии, не связанных с деловыми качествами. Ст. 86 ТК РФ прямо устанавливает: оператор-работодатель обрабатывает только те данные, которые необходимы для исполнения трудовых обязанностей.
Отдельный вопрос — сбор данных о судимости через анкету. Если должность не требует проверки судимости по закону (ст. 351.1 ТК РФ и смежные нормы), то включение такого вопроса в анкету для осуждённого, уже направленного УИИ, избыточно: работодатель уже знает о судимости из направления. Повторный сбор этих данных через анкету без цели — нарушение принципа минимальности по ст. 5 ФЗ-152.
Шаг 4. Настройте биометрию СКУД без нарушений ст. 11 ФЗ-152
Системы контроля и управления доступом (СКУД) с функцией распознавания лиц или считывания отпечатков пальцев обрабатывают биометрические персональные данные по ст. 11 ФЗ-152. Для работника любой категории — включая осуждённых на работах — обработка биометрии допустима только при наличии письменного согласия.
Исключения из правила письменного согласия по ст. 11 ФЗ-152 закрыты: ни направление УИИ, ни статус осуждённого не являются основанием для обработки биометрии без согласия. Если осуждённый отказывается подписывать согласие на биометрию СКУД — это не препятствие для допуска на работы: организация обязана обеспечить альтернативный способ идентификации (пропуск, ПИН-код, карта).
Согласие на биометрию — отдельный документ, не объединяется с согласием на обработку общих ПДн. Хранение биометрических шаблонов в ИС организации должно соответствовать уровню защищённости, определённому по ПП РФ №1119.
Нарушение требований к биометрии — штраф по ч. 16 ст. 13.11 КоАП. При утечке биометрических данных — ч. 17, штраф 15–20 млн ₽.
Если HRD внедрил СКУД с распознаванием лиц, но согласия на биометрию не собраны отдельно — это нарушение ст. 11 ФЗ-152. Штраф при утечке биометрии по ч. 17 ст. 13.11 КоАП — 15–20 млн ₽. Юристы DATUM проверят комплект биометрических согласий и скорректируют ОРД СКУД за одну рабочую неделю.
Собрать ОРД под ключШаг 5. Организуйте передачу данных в УИИ и контролируйте сроки уничтожения
Организация-работодатель передаёт данные об осуждённом в уголовно-исполнительную инспекцию: табель учёта отработанного времени, сведения о нарушениях режима, справку о начисленных удержаниях. Это передача данных третьему лицу — требуется либо явное законное основание (исполнение требований УИК РФ), либо поручение на обработку по ст. 6 ФЗ-152.
УИИ получает данные как уполномоченный государственный орган — это законное основание по п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152 (исполнение обязанностей, возложенных федеральным законом). Отдельного поручения или согласия не требуется. Однако рекомендуется фиксировать каждую передачу в журнале учёта передачи ПДн — это снижает риски при проверке РКН.
После окончания срока работ — по завершении приговора, досрочном освобождении или прекращении исполнения — персональные данные осуждённого подлежат уничтожению или обезличиванию в сроки, установленные политикой оператора, если иное не предусмотрено законодательством об архивном деле. Личные дела работников хранятся типовой срок 75 лет (по приказам Росархива). Для осуждённых на обязательных работах этот срок применяется с учётом специфики: если лицо не является постоянным работником, срок хранения определяется по минимальному нормативу документов временного хранения.
Согласия на обработку ПДн хранятся до истечения срока исковой давности после прекращения отношений — не менее 3 лет с момента окончания работ, чтобы оператор мог подтвердить правомерность обработки при проверке РКН.
Типовые ситуации: как это выглядит на практике
Ситуация 1. Производственное предприятие (Уральский ФО, осень 2025) получило направление от УИИ на трёх осуждённых к исправительным работам. Кадровик включил сведения о судимости в анкету при приёме и внёс их в общую HRMS-систему наравне с данными постоянных сотрудников. При плановой проверке РКН инспектор выявил нарушение принципа минимальности и отсутствие отдельных согласий по ФЗ-156. Компания получила предписание устранить нарушения в 30 дней; при неисполнении — протокол по ч. 1 и ч. 2 ст. 13.11 КоАП с суммарным штрафом до 1 000 000 ₽. Устранение заняло 3 недели: пересобрали согласия, очистили HRMS от избыточных полей, актуализировали политику обработки ПДн.
Ситуация 2. Торгово-логистическая компания (Центральный ФО, начало 2026) использовала СКУД с распознаванием лиц. При приёме осуждённого на обязательные работы согласие на биометрию включили в общее согласие на обработку ПДн одним документом. После обращения субъекта в РКН с жалобой на принуждение к биометрии инспектор направил запрос. Разграничение согласий отсутствовало — нарушение ст. 11 ФЗ-152. Штраф по ч. 16 ст. 13.11 выставлен на должностное лицо (HR-директора). Стратегия защиты — доказать, что лицо имело возможность альтернативного доступа: СКУД с картой был настроен параллельно. Штраф снижен за счёт смягчающих обстоятельств.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка ОРД HR-департамента по чек-листу 38 пунктов
- Комплект ОРД под ключ — согласия работников, политика, приказы по новым требованиям ФЗ-156
- DPO-аутсорсинг — ответственный по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентском обслуживании
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025 в любой форме — включая пункт трудового договора или анкеты — юридически продолжают действовать: ФЗ-156 обратной силы не имеет. Переподписывать их не обязательно. Однако при расширении целей обработки, приёме новых работников или при повторном трудоустройстве осуждённого нужен уже отдельный документ по требованиям ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156. Проверьте, какая часть действующих согласий оформлена старым способом — при следующей плановой проверке РКН этот факт станет поводом для протокола по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (до 700 000 ₽).
2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете при приёме осуждённого?
По ст. 86 ТК РФ и ст. 5 ФЗ-152 запрещено собирать данные, не связанные с деловыми качествами и трудовой функцией. В анкете для осуждённого нельзя требовать: сведения о составе преступления и деталях приговора (направление от УИИ уже содержит необходимый минимум), национальности, религии, политических взглядах, состоянии здоровья (если должность не требует медосмотра по закону), членстве в организациях. Вопросы, дублирующие сведения из направления УИИ, избыточны и создают нарушение принципа минимальности.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе, где работают осуждённые?
Видеонаблюдение на рабочем месте допустимо при соблюдении трёх условий: работник уведомлён о факте съёмки (ст. 22.2 ТК РФ), цель наблюдения — контроль труда, а не личная жизнь, данные видеозаписей не передаются третьим лицам без законного основания. Дополнительно требуется: включить видеонаблюдение в политику обработки ПДн, определить срок хранения записей и ответственного. Для осуждённых особых требований нет — режим тот же, что для всех работников. Видеозаписи в УИИ не передаются без отдельного основания (запроса суда или следователя).
4. Сколько хранить согласия после увольнения или окончания работ?
Согласие на обработку ПДн — документ, подтверждающий правомерность обработки. Его следует хранить не менее 3 лет после прекращения отношений с субъектом (общий срок исковой давности по ГК РФ), чтобы при проверке РКН оператор мог подтвердить законность обработки. Если согласие включало биометрию — хранить отдельно, в защищённом хранилище. Личное дело осуждённого, направленного на работы как временный работник, хранится по нормативам Росархива — не менее 5 лет, при наличии сведений о периоде работы свыше 5 лет — 75 лет.
5. Кто является оператором ПДн при использовании КЭДО?
При использовании кадрового электронного документооборота через внешнюю платформу возникают два возможных статуса. Если работодатель самостоятельно разворачивает КЭДО на собственной инфраструктуре — он оператор в полном объёме. Если используется сторонний сервис — работодатель остаётся оператором, а провайдер КЭДО выступает лицом, осуществляющим обработку по поручению (ст. 6 ФЗ-152, п. 3). В этом случае обязателен договор поручения с провайдером, в котором зафиксированы цели, перечень ПДн, меры защиты и обязанность уничтожить данные по завершении поручения. Отсутствие такого договора — нарушение ч. 3 ст. 6 ФЗ-152.
Итог
Обработка персональных данных осуждённых на работах — пересечение трудового и уголовно-исполнительного законодательства с требованиями ФЗ-152. Ключевые точки контроля для HR: правовое основание по ст. 10 ФЗ-152 для сведений о судимости, отдельные согласия по ФЗ-156 с 01.09.2025, минимальный состав личного дела, отдельные письменные согласия на биометрию СКУД и корректный договор с провайдером КЭДО.
Юристы DATUM сопровождают HR-департаменты при разработке ОРД, формировании пакета согласий под требования ФЗ-156 и подготовке к проверкам РКН. В практике — кейсы с производственными предприятиями, логистическими и торговыми компаниями, принимающими осуждённых на работы по направлению УИИ.
21 февраля 2027 года