ПДн несовершеннолетних работников (14-18 лет)

С 01.09.2025 ФЗ-156 изменил ст. 9 ФЗ-152: согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом и не может быть частью трудового договора или анкеты соискателя. Для несовершеннолетних работников 14–17 лет это правило создаёт дополнительный уровень сложности — согласие подписывает не сам работник, а его законный представитель. В этой инструкции — пошаговый порядок работы с ПДн несовершеннолетних: от первичного сбора до увольнения и уничтожения данных.

Шаг 1. Кто подписывает согласие — и что изменилось с 01.09.2025?

По ст. 9 ФЗ-152 субъект ПДн даёт согласие самостоятельно. Однако до достижения 18 лет дееспособность ограничена. Применительно к трудовым отношениям это означает следующее: работник в возрасте 14–17 лет вправе заключить трудовой договор с согласия одного из родителей (ст. 63 ТК РФ), но согласие на обработку его персональных данных в части, выходящей за пределы трудового договора, подписывает законный представитель.

До 01.09.2025 многие работодатели включали согласие работника в текст трудового договора или в анкету при приёме. С принятием ФЗ-156 такой подход стал нарушением — согласие должно существовать как самостоятельный документ. Если работнику нет 18 лет, этот документ подписывает родитель или опекун. Сам несовершеннолетний работник подпись под согласием поставить не может — даже при наличии эмансипации в части трудовых прав, согласие по ФЗ-152 регулируется гражданским, а не трудовым законодательством.

Исключение — работник, признанный полностью дееспособным в порядке эмансипации по ст. 27 ГК РФ (с 16 лет, по решению органа опеки или суда). В этом случае он подписывает согласие самостоятельно. Документ об эмансипации следует запросить и включить в личное дело.

Шаг 2. Что включить в согласие и какие данные запрашивать при приёме?

Объём ПДн, запрашиваемых при трудоустройстве несовершеннолетнего, ограничен ст. 86 ТК РФ: работодатель вправе обрабатывать только те данные, которые нужны для исполнения трудового договора, соблюдения требований охраны труда и расчёта заработной платы. Спрашивать данные о состоянии здоровья без медицинских показаний, о семейном положении, религиозных убеждениях или национальности — запрещено.

Для работника 14–17 лет дополнительно требуются данные законного представителя: ФИО родителя или опекуна, контактные данные для экстренной связи. Эти сведения тоже входят в перечень обрабатываемых ПДн и должны быть указаны в согласии.

При составлении анкеты соискателя следует исключить вопросы, ответы на которые не нужны для заключения трудового договора. Типичные нарушения: запрос данных о судимости без специального основания (ст. 86 ТК), вопросы о кредитной истории, о жилищных условиях. Для несовершеннолетних — отдельный риск: запрос данных об обоих родителях без обоснования нарушает принцип минимизации (ст. 5 ФЗ-152).

Согласие законного представителя оформляется на каждую цель обработки отдельно. Если работодатель использует ПДн и для расчёта зарплаты (цель 1 — основание ст. 6 п. 5 ФЗ-152, без согласия), и для корпоративной программы лояльности (цель 2 — нужно отдельное согласие), — соответственно, потребуется два документа.

Шаг 3. Как оформить личное дело несовершеннолетнего работника?

Обязательного перечня документов личного дела ТК РФ не устанавливает, однако сложившаяся практика предполагает хранение: копии паспорта, трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности, копии документа об образовании, согласия законного представителя на трудоустройство (ст. 63 ТК РФ), медицинской справки (для работников до 18 лет обязательный предварительный медосмотр — ст. 69, ст. 266 ТК РФ), согласия на обработку ПДн по ФЗ-152 с подписью родителя или опекуна.

Личное дело хранится в течение срока действия трудового договора и после его прекращения — 75 лет по типовым перечням документов. Согласие на обработку ПДн — в течение срока обработки плюс срок, установленный локальным актом оператора (как правило, до истечения исковой давности после увольнения — не менее 3 лет).

Шаг 4. Как подключить несовершеннолетнего к КЭДО?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) регулируется ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Для работника до 18 лет подключение к КЭДО потребует дополнительного шага: согласия законного представителя на обработку ПДн в информационной системе КЭДО.

Оператором ПДн в КЭДО является работодатель — он же несёт ответственность за соответствие системы требованиям ФЗ-152. Если КЭДО реализовано через внешнего поставщика (платформу), с ним заключается договор поручения обработки (ст. 6 п. 3 ФЗ-152). В договоре должны быть зафиксированы: перечень обрабатываемых ПДн, цели, обязанности обработчика, требования по безопасности, запрет передачи третьим лицам без поручения оператора.

Отдельного согласия по ФЗ-152 на ведение КЭДО не требуется, если обработка ПДн в системе осуществляется исключительно в целях трудового договора. Однако если КЭДО-платформа обрабатывает данные за рубежом (серверы вне РФ) — возникает требование о трансграничной передаче и локализации (ч. 5 ст. 18 ФЗ-152). Эту точку стоит проверить у поставщика платформы до подключения работника.

Шаг 5. Биометрия в СКУД: что допустимо для работников до 18 лет?

Системы контроля доступа (СКУД) на основе биометрии — отпечатков пальцев или распознавания лица — обрабатывают биометрические ПДн по смыслу ст. 11 ФЗ-152. Для их обработки требуется письменное согласие субъекта. Для работника до 18 лет — письменное согласие законного представителя.

С 2023 года хранение биометрии вне Единой биометрической системы (ЕБС) по ФЗ-572 ограничено для банков и ряда организаций. Для работодателей, использующих СКУД, это ограничение пока не распространяется, однако требования ст. 11 ФЗ-152 применяются в полном объёме. Обработка биометрии без письменного согласия — штраф по ч. 16 ст. 13.11 КоАП (диапазон для юрлиц подлежит верификации по актуальному тексту КоАП перед публикацией).

Практическая позиция: если СКУД можно настроить на пропускной режим без биометрии (карточка, PIN-код), для несовершеннолетних работников предпочтительно использовать именно такой вариант. Это снижает объём обрабатываемых специальных категорий данных и упрощает комплаенс.

Как это применяется на практике

Кейс 1. Торговая сеть (Уральский ФО, начало 2026) приняла на работу нескольких продавцов-кассиров в возрасте 16–17 лет. Согласия на обработку ПДн были включены в текст трудового договора и подписаны самими работниками, без родителей. При внеплановой проверке РКН, инициированной жалобой одного из родителей, инспектор квалифицировал это как нарушение ч. 2 ст. 13.11 КоАП: согласие оформлено без соблюдения требований ст. 9 ФЗ-152 (не отдельный документ, подписан ненадлежащим лицом). Штраф для юрлица составил сотни тысяч рублей. После проверки работодатель переоформил все согласия с участием законных представителей.

Кейс 2. IT-компания (Центральный ФО, осень 2025) подключила стажёров 17 лет к корпоративному КЭДО через внешнюю платформу. Договор поручения обработки ПДн с поставщиком платформы отсутствовал. При аудите, инициированном HRD перед плановой проверкой РКН, юристы выявили три нарушения: отсутствие договора поручения (ст. 6 ФЗ-152), отсутствие отдельных согласий по ФЗ-156, серверы платформы — в ЕС без уведомления РКН о трансграничной передаче (ст. 12 ФЗ-152). Компания устранила нарушения до проверки, что позволило получить предписание об устранении вместо протокола.

Услуги DATUM по теме

• Аудит соответствия 152-ФЗ — проверим HR-документацию по чек-листу из 38 пунктов, включая согласия несовершеннолетних
• Комплект ОРД под ключ — подготовим согласия, договоры поручения, приказы и регламенты для всего HR-цикла
• DPO-аутсорсинг — возьмём функцию ответственного по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентское обслуживание

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Если согласие на обработку ПДн было включено в текст трудового договора или анкеты до 01.09.2025, его необходимо переоформить как отдельный документ по требованиям ФЗ-156. Для несовершеннолетних работников — с подписью законного представителя. Согласия, которые уже существовали как отдельные документы с правильными реквизитами, переподписывать не нужно: ФЗ-156 не имеет обратной силы в отношении корректно оформленных документов.

2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете соискателя?

По ст. 86 ТК РФ и принципу минимизации ст. 5 ФЗ-152 запрещено запрашивать данные, не нужные для заключения и исполнения трудового договора. К недопустимым вопросам в анкете относятся: состояние здоровья (без медицинских показаний), судимость (без специального основания), национальность, религиозные убеждения, политические взгляды, жилищные условия, кредитная история. Для несовершеннолетних — дополнительный запрет: нельзя запрашивать данные об обоих родителях без обоснованной необходимости.

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?

Видеонаблюдение в рабочих помещениях допустимо при соблюдении ст. 86–88 ТК РФ и ст. 9 ФЗ-152: работники должны быть уведомлены о факте наблюдения, цель (охрана труда, безопасность) — зафиксирована в локальном акте. Для несовершеннолетних работников законный представитель должен быть уведомлён. Если видеозапись хранится и обрабатывается как биометрия (распознавание лица), требуется письменное согласие законного представителя по ст. 11 ФЗ-152.

4. Сколько хранить согласия после увольнения несовершеннолетнего работника?

Согласие на обработку ПДн хранится в течение срока обработки и после его окончания — в пределах срока, установленного локальным актом оператора. Как правило, это не менее 3 лет (общий срок исковой давности). Личное дело несовершеннолетнего работника — 75 лет согласно типовым перечням. Уничтожить ПДн раньше этого срока невозможно, если есть законное основание для хранения (исполнение обязательств, архивное законодательство).

5. Кто оператор при использовании КЭДО?

Оператором ПДн при использовании КЭДО является работодатель — он определяет цели и состав обработки, несёт ответственность перед субъектами ПДн и РКН. Поставщик КЭДО-платформы выступает лицом, осуществляющим обработку по поручению (ст. 6 п. 3 ФЗ-152). Отношения между оператором и обработчиком оформляются договором, в котором фиксируются перечень ПДн, цели, меры защиты и запрет передачи данных третьим лицам.

6. Что делать, если законный представитель отказывается подписывать согласие?

Если законный представитель отказывается подписать согласие на обработку ПДн, работодатель вправе обрабатывать только те данные, которые необходимы для исполнения трудового договора без согласия — на основании ст. 6 п. 5 ФЗ-152. Данные, обработка которых требует согласия (например, для программ лояльности, корпоративных сервисов), обрабатывать нельзя. Трудовой договор с работником при этом остаётся в силе — отказ представителя подписать согласие по ФЗ-152 не является основанием для отказа в трудоустройстве.

Итог

Работа с ПДн несовершеннолетних работников включает три обязательных уровня контроля: правильное согласие законного представителя по ФЗ-156 (отдельный документ с 01.09.2025), соблюдение минимизации данных по ст. 86 ТК РФ и ст. 5 ФЗ-152, корректное оформление поручения обработки при использовании КЭДО и СКУД. Нарушение в любом из этих звеньев фиксируется при проверке РКН и влечёт штраф по ч. 2 ст. 13.11 КоАП до 700 000 ₽.

DATUM сопровождает HR-департаменты в выстраивании полного цикла обработки ПДн работников, включая несовершеннолетних: от шаблонов согласий до аудита КЭДО и договоров с поставщиками платформ.

21 января 2028 года