ПДн инвалидов: спецкатегория?

С 30.05.2025 ст. 13.11 КоАП действует в редакции ФЗ-420 от 30.11.2024: штрафы за нарушения при обработке специальных категорий ПДн выросли кратно. HR-департаменты, которые фиксируют группу инвалидности в личном деле, передают данные в ФСС или запрашивают справки МСЭ, работают со спецкатегорией — и часто без надлежащих оснований. В этой инструкции — пошаговый порядок: как квалифицировать данные, собрать согласие, организовать хранение и подготовиться к проверке РКН.

Почему данные об инвалидности — это спецкатегория по ст. 10 ФЗ-152?

Специальные категории ПДн — это сведения, касающиеся состояния здоровья. Ст. 10 ФЗ-152 прямо относит их к закрытому перечню: расовая и национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные убеждения, состояние здоровья, интимная жизнь, судимость. Инвалидность — это медицинский статус, подтверждённый решением бюро МСЭ. Любые сведения, из которых прямо или косвенно следует наличие стойкого расстройства функций организма, относятся к сведениям о состоянии здоровья.

На практике HR-специалисты сталкиваются с несколькими типами данных, связанных с инвалидностью:

• справка МСЭ об установлении группы инвалидности;
• индивидуальная программа реабилитации (ИПР/ИПРА) с указанием ограничений;
• медицинское заключение о противопоказаниях;
• сведения о льготах, связанных с группой (сокращённое рабочее время, дополнительный отпуск);
• записи в личной карточке работника (форма Т-2) о группе инвалидности.

Все перечисленные документы и сведения содержат данные о состоянии здоровья. Даже косвенное указание — «работник относится к категории инвалидов III группы» — это спецкатегория. Отдельный вопрос: передача этих данных в ФСС для назначения пособий. Это допустимо по п. 2.3 ч. 2 ст. 10 ФЗ-152 (исполнение требований законодательства о социальной защите), но только в объёме, необходимом для конкретной цели.

Шаг 1. Определите, на каком основании вы обрабатываете данные об инвалидности

Прежде чем запрашивать документы у работника, HR-департамент обязан установить правовое основание обработки. Ч. 2 ст. 10 ФЗ-152 содержит исчерпывающий перечень исключений, при которых обработка спецкатегорий допустима без согласия субъекта. Применительно к инвалидности наиболее используемые:

• Исполнение требований законодательства о социальной защите. Работодатель обязан квотировать рабочие места для инвалидов (ст. 21 ФЗ-181 «О социальной защите инвалидов»), предоставлять льготы по режиму труда (ст. 92, 94, 128 ТК РФ). Для исполнения этих обязанностей обработка сведений о группе инвалидности допустима без согласия — но строго в объёме, нужном для конкретного права или обязанности.
• Медицинская профилактика и медицинская помощь. Если в организации есть медицинский персонал или она организует профосмотры — применим п. 4 ч. 2 ст. 10 ФЗ-152.
• Согласие субъекта. Если ни одно из исключений не подходит — необходимо письменное согласие. С 01.09.2025 по ФЗ-156 от 24.06.2025 согласие оформляется отдельным документом, не встраивается в трудовой договор, дополнительное соглашение или анкету.

Типичная ошибка: HR запрашивает справку МСЭ «на всякий случай», фиксирует группу в личной карточке — и не имеет ни нормы-исключения, ни согласия. Это нарушение ч. 1 ст. 13.11 КоАП (обработка, несовместимая с целями) с штрафом 150 000–300 000 ₽, а при повторности — до 500 000 ₽.

Шаг 2. Составьте согласие работника с инвалидностью по требованиям ФЗ-156

Если обработка данных об инвалидности не покрывается нормой-исключением из ч. 2 ст. 10 ФЗ-152 — нужно письменное согласие. Его форма с 01.09.2025 строго регламентирована. Обязательные реквизиты по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156:

• ФИО работника и его контактные данные;
• наименование и адрес работодателя-оператора;
• цель обработки (конкретная: «для предоставления гарантий и льгот, предусмотренных ТК РФ для работников с инвалидностью»);
• исчерпывающий перечень данных (например: «группа инвалидности, дата её установления, ограничения по ИПРА»);
• перечень действий с ПДн (сбор, хранение, передача в ФСС);
• срок действия согласия или условие прекращения;
• способ отзыва согласия.

Ранее полученные согласия до 01.09.2025 не требуют принудительного переоформления — ФЗ-156 обратной силы не имеет. Но если работник отзовёт старое согласие или если отношения с ним возникли после 01.09.2025 — документ должен быть в новой форме.

Отдельный вопрос — КЭДО. Если компания использует систему кадрового электронного документооборота для ознакомления работника с документами, содержащими его данные об инвалидности, — согласие на обработку ПДн в КЭДО тоже должно быть отдельным документом. Смешивать с согласием на подключение к КЭДО нельзя: это разные цели обработки.

Шаг 3. Организуйте хранение документов об инвалидности

Данные об инвалидности могут фигурировать в нескольких документах личного дела: справка МСЭ, ИПРА, приказы о предоставлении льгот. Требования к хранению складываются из трёх источников.

ТК РФ и трудовое законодательство. Документы, на основании которых предоставлялись льготы (справки МСЭ, ИПРА), хранятся в личном деле работника. Срок хранения личного дела по Перечню типовых управленческих документов (Приказ Росархива №236 от 20.12.2019) — 50 лет (для документов, созданных до 2003 года — 75 лет). После увольнения срок хранения личного дела не меняется.

ФЗ-152. Ст. 21 ФЗ-152 обязывает оператора уничтожить ПДн, когда цель обработки достигнута или стала недостижима. Но архивное законодательство устанавливает минимальные сроки хранения — они имеют приоритет. Уничтожать справки МСЭ сразу после увольнения нельзя: архивный срок ещё не истёк.

Режим доступа. Доступ к документам, содержащим спецкатегории ПДн, должен быть ограничен. В HR-системе это означает: роль «кадровик» видит только ту часть данных, которая нужна для выполнения конкретной функции. Системный администратор, бухгалтер расчётного отдела — только в объёме, необходимом для выплаты льгот или передачи в ФСС. Требование следует из ст. 19 ФЗ-152 и ч. 1 ст. 87 ТК РФ.

Шаг 4. Передача данных об инвалидности третьим лицам

Работодатель передаёт сведения об инвалидности в несколько адресов. Каждый требует отдельного анализа.

ФСС / СФР. Передача для назначения пособий — исполнение требований социального законодательства. Основание: п. 2.3 ч. 2 ст. 10 ФЗ-152. Согласия работника не требуется. Объём передаваемых данных — строго в рамках того, что предусмотрено нормой (группа, срок действия справки).

Страховая компания по ДМС. Если полис ДМС распространяется на работников с инвалидностью с повышенным тарифом — это коммерческая цель, не покрытая исключением. Нужно согласие работника на передачу страховщику.

Подрядчики и аутсорсеры (расчёт зарплаты, кадровый аутсорсинг). Передача данных третьему лицу — поручение обработки по ст. 6 ч. 3 ФЗ-152. Требует заключения договора поручения с перечнем допустимых действий. Ответственность перед субъектом ПДн остаётся за оператором-работодателем.

Государственная инспекция труда. При проверке ГИТ работодатель обязан предоставить документы по требованию. Это исполнение требований законодательства — согласие субъекта не требуется.

Шаг 5. Биометрия СКУД и работники с инвалидностью

Если компания использует СКУД на основе биометрических данных (отпечаток пальца, распознавание лица), работник с инвалидностью вправе отказаться от биометрической идентификации без каких-либо последствий для трудовых отношений. Ст. 11 ФЗ-152 требует письменного согласия на обработку биометрии. Принудить работника к сдаче биометрических данных нельзя — это прямо следует из ч. 1 ст. 11 и ст. 9 ФЗ-152.

Практический вопрос: если работник с инвалидностью отказался от биометрии в СКУД — работодатель обязан обеспечить альтернативный способ доступа (пропуск, PIN-код). Отсутствие альтернативы создаёт риск нарушения трудового законодательства и дискриминации по признаку инвалидности (ст. 3 ТК РФ).

Второй нюанс: если работник с инвалидностью дал согласие на биометрию в СКУД, в этом согласии должна быть указана конкретная цель (контроль доступа на объект) — не «идентификация для любых корпоративных нужд». Расширение цели без нового согласия — нарушение ст. 5 ФЗ-152 (принцип соответствия объёма данных целям обработки).

Типичные ситуации: как это работает на практике

Ситуация 1. HR запросил справку МСЭ, не имея нормы-исключения. Производственная компания в Уральском ФО (осень 2025) запрашивала у всех новых работников справки МСЭ «для формирования личного дела». Основания по ч. 2 ст. 10 ФЗ-152 не анализировались, согласий не было. При внеплановой проверке РКН по жалобе работника инспекторы зафиксировали нарушение ч. 1 ст. 13.11 КоАП. Организация получила штраф в размере нескольких сотен тысяч рублей. После консультации с юристами в процессе рассмотрения дела компания подтвердила наличие квоты по ФЗ-181, что позволило скорректировать правовое основание — но штраф уже был назначен.

Ситуация 2. Передача данных об инвалидности в страховую компанию без согласия. Торговая сеть (Центральный ФО, начало 2026) передала страховщику перечень работников с группами инвалидности для формирования тарифа ДМС. Договор поручения с перечнем допустимых действий отсутствовал. Согласия работников на передачу данных страховщику — тоже нет. Субъект ПДн обратился с жалобой в РКН. По результатам проверки компании предъявлено нарушение по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (обработка без согласия, когда оно необходимо). Штраф составил сотни тысяч рублей. Одновременно выявлено отсутствие договора поручения — дополнительное основание для предписания.

Услуги DATUM по теме

• Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка оснований обработки спецкатегорий ПДн в HR
• Комплект ОРД под ключ — согласия, политика, локальные акты по новым требованиям
• DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн на абонентском обслуживании

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Согласия, полученные до 01.09.2025, сохраняют силу — ФЗ-156 обратной силы не имеет. Переоформление обязательно только для новых работников и в случаях, когда работник отозвал старое согласие или когда изменился перечень обрабатываемых данных. Если согласие было встроено в трудовой договор и работник активно не отзывал его — оно действует в прежней форме до истечения срока или до отзыва. Но при любом новом запросе согласия после 01.09.2025 применяется форма по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 — отдельный документ с обязательными реквизитами.

2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете соискателя?

Ст. 86 ТК РФ запрещает получать и обрабатывать ПДн о состоянии здоровья, за исключением сведений, необходимых для определения пригодности к работе. Анкета при приёме на работу не может содержать вопросы о наличии инвалидности, хронических заболеваний или группы здоровья — если должность не предполагает медицинских ограничений и если обязательный медосмотр не предусмотрен законодательством. Запрашивать справку МСЭ «для статистики» или «на случай льгот» до оформления трудовых отношений нельзя: нет ни нормы-исключения, ни трудовых отношений, в рамках которых субъект давал бы согласие.

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе, где работают сотрудники с инвалидностью?

Видеонаблюдение в рабочих помещениях допустимо при соблюдении нескольких условий: работники уведомлены об установке камер (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ), цель фиксирована в локальном акте, согласие на обработку биометрических данных получено — если применяется функция распознавания лиц. Само по себе видеонаблюдение без идентификации личности не создаёт биометрических ПДн по ст. 11 ФЗ-152. Но если система СКУД идентифицирует работника по изображению лица — это биометрия, и письменное согласие обязательно вне зависимости от наличия инвалидности.

4. Сколько хранить согласия после увольнения?

Согласие работника на обработку ПДн — документ, подтверждающий законность обработки. После увольнения его следует хранить столько, сколько возможна проверка или жалоба субъекта. РКН вправе запросить согласие в течение срока исковой давности по трудовым спорам и административным делам. На практике согласия хранят в составе личного дела — то есть 50 или 75 лет по Перечню Росархива. Уничтожение согласия сразу после увольнения создаёт риск: при жалобе субъекта оператор не сможет доказать законность обработки, что переносит бремя доказывания на него (ч. 3 ст. 9 ФЗ-152).

5. Кто оператор при использовании КЭДО?

При использовании КЭДО оператором ПДн работников остаётся работодатель — он определяет цели и состав обрабатываемых данных. Провайдер КЭДО-платформы выступает лицом, осуществляющим обработку по поручению оператора (ст. 6 ч. 3 ФЗ-152). Это означает: договор с провайдером должен содержать перечень допустимых действий с ПДн, обязанность по соблюдению конфиденциальности и требования к защите. Ответственность перед работниками за нарушения при обработке несёт работодатель — даже если утечка произошла на стороне провайдера.

6. Что делать, если работник с инвалидностью отказывается давать согласие?

Отказ от согласия на обработку ПДн, не предусмотренную нормами-исключениями ч. 2 ст. 10 ФЗ-152, — право работника. Работодатель не вправе применять какие-либо санкции за отказ. Если данные об инвалидности нужны только для предоставления льгот (дополнительный отпуск, сокращённое время) — работодатель вправе не предоставлять льготу в отсутствие документального подтверждения, но не вправе принуждать к предоставлению согласия. Если же данные нужны для исполнения обязанности по квотированию рабочих мест (ФЗ-181) — обработка допустима без согласия по норме-исключению, и отказ работника от согласия правового значения не имеет.

Итог

Данные об инвалидности — спецкатегория ПДн по ст. 10 ФЗ-152. Обработка допустима либо по норме-исключению (исполнение обязанностей социального законодательства, квотирование, медицинская помощь), либо при наличии отдельного письменного согласия в форме ФЗ-156. С 01.09.2025 согласие в трудовом договоре не работает. Передача данных третьим лицам без поручения — нарушение ст. 6 ФЗ-152.

Юристы DATUM сопровождают HR-департаменты в настройке обработки спецкатегорий: аудит оснований, подготовка согласий и ОРД, проверка договоров с подрядчиками по обработке данных работников.

11 февраля 2028 года