ПДн беременных и матерей
Беременность и грудное вскармливание — сведения о состоянии здоровья, прямо перечисленные в ст. 10 ФЗ-152 как специальная категория. HR-департамент запрашивает такие данные для оформления льгот, отпусков и гарантий по ст. 255–260 ТК РФ. Обработка законна только при наличии письменного согласия либо в случаях, прямо предусмотренных законом. Эта инструкция описывает шесть последовательных шагов: от получения согласия до уничтожения данных после увольнения.
Шаг 1. Разберитесь, какие данные относятся к специальной категории
Персональные данные делятся на общие, специальные и биометрические. Данные о состоянии здоровья — в том числе факт беременности, диагнозы, справки о вредных условиях для беременных — относятся к специальным категориям по ст. 10 ФЗ-152. Для них установлен запрет на обработку по умолчанию. Исключений немного: письменное согласие субъекта, прямое требование трудового законодательства (ст. 86 ТК РФ) или необходимость защиты жизни и здоровья.
На практике HR работает со следующими документами, содержащими спецкатегорию: справка о постановке на учёт по беременности (форма 027/у или аналог), листок нетрудоспособности с кодом «05» (беременность и роды), справка о грудном вскармливании, медицинское заключение об опасных условиях труда по приказу Минздрава. Все эти документы нельзя хранить в открытом личном деле без разграничения доступа.
Разграничьте: документы, которые работник предоставляет сам для получения льготы (справки, листки), и данные, которые работодатель запрашивает при трудоустройстве. Запрашивать сведения о беременности при приёме на работу нельзя — ст. 86 ТК РФ допускает обработку только тех ПДн, которые нужны для конкретных трудовых отношений и установлены законом.
Как правильно оформить согласие на обработку данных о беременности?
С 01.09.2025 согласие работника на обработку персональных данных оформляется отдельным документом — его нельзя включить в трудовой договор, приложение к нему или общую форму подписки (ФЗ-156 от 24.06.2025, изменения в ч. 1 ст. 9 ФЗ-152). Это требование распространяется на все случаи, когда согласие оформляется после 01.09.2025. Ранее полученные согласия юридической силы не теряют — обратной силы нет.
Обязательные реквизиты согласия: ФИО работника и контактные данные; наименование и адрес работодателя; цель обработки (конкретная — «предоставление гарантий беременным по ст. 255 ТК РФ», а не «кадровое делопроизводство»); перечень данных — с указанием, что это специальная категория; перечень действий (сбор, хранение, передача в ФСС, ГИА); срок согласия или условие его прекращения; способ отзыва.
Если работница ведёт КЭДО — согласие можно оформить электронным документом через систему КЭДО. При этом оператором выступает работодатель, а провайдер КЭДО — обработчик по поручению в рамках ст. 6 ч. 3 ФЗ-152. Убедитесь, что договор с провайдером содержит условие об обработке только по вашему поручению.
Согласия работниц ещё в трудовом договоре?
Если HR-департамент использует старые формы согласий, встроенные в трудовой договор или анкету, — с 01.09.2025 каждый такой документ создаёт основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП до 700 000 руб. Срок не восстанавливается. Юристы DATUM соберут комплект согласий по новым требованиям ФЗ-156 и проведут аудит ОРД HR-департамента.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru
Шаг 3. Установите режим доступа к документам в личном деле
Документы, содержащие спецкатегорию ПДн, хранятся отдельно от основных материалов личного дела либо в закрытом разделе папки с ограниченным доступом. Это требование вытекает из ст. 7 и ст. 19 ФЗ-152 и ст. 87 ТК РФ: работодатель обязан обеспечить конфиденциальность при обработке и защиту от несанкционированного доступа.
Порядок доступа фиксируйте в локальном нормативном акте — в положении об обработке ПДн или в отдельном регламенте хранения документов. Укажите: кто из сотрудников имеет доступ к данной категории (как правило — только непосредственный руководитель по необходимости, HR-специалист, главный бухгалтер для начисления пособий, ответственный за охрану труда). Ведите журнал обращений к документам с данными о здоровье.
При использовании МИС, систем учёта рабочего времени или HR-платформ убедитесь, что доступ к полям «состояние здоровья», «беременность», «листок нетрудоспособности» разграничен на уровне ролей. Администратор системы не должен видеть медицинские данные без необходимости.
Шаг 4. Проверьте правила передачи данных третьим лицам
Данные о беременности передаются вовне в двух типовых ситуациях: в ФСС (ныне СФР) для назначения пособий и в медицинские организации — при направлении на прохождение медосмотра по ст. 213 ТК РФ. Передача в СФР осуществляется на основании закона и не требует дополнительного согласия работницы. Передача в иные организации — например, в страховую компанию по ДМС — требует отдельного согласия с указанием получателя.
Нельзя сообщать сведения о беременности коллегам, руководителям без служебной необходимости, контрагентам, а также включать их в открытые приказы по организации. Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам не должен содержать медицинских подробностей — только основание (листок нетрудоспособности, без указания диагноза).
Если HRD получил запрос РКН о порядке хранения данных о здоровье работников — у вас 10 рабочих дней на ответ по ст. 20 ФЗ-152. Юристы DATUM помогут подготовить ОРД и сформулировать ответ регулятору.
Собрать ОРД под ключШаг 5. Настройте обработку при использовании биометрии и СКУД
Если в офисе используется система контроля и управления доступом (СКУД) с биометрией — отпечатки пальцев, изображение лица — работница вправе отказаться от биометрической идентификации без последствий для трудовых отношений. Такой отказ не может быть основанием для применения дисциплинарных мер. Альтернативный способ прохода (карта, пропуск) работодатель обязан обеспечить.
Беременные сотрудницы часто переводятся на лёгкий труд или дистанционный режим по ст. 254 ТК РФ. При переводе проверьте: если работница переходит на удалённый режим, обработка СКУД прекращается — данные биометрии подлежат блокированию или уничтожению в части, связанной с трудовой функцией, при отзыве согласия. Согласие на биометрию также оформляется отдельным документом.
При видеонаблюдении в офисе работницы должны быть уведомлены. Запись с камер — это персональные данные (изображение). Если система видеонаблюдения захватывает зоны отдыха, комнаты матери и ребёнка — это нарушение принципов ст. 5 ФЗ-152 о соответствии объёма данных целям обработки.
Шаг 6. Установите сроки и порядок уничтожения данных
После увольнения работницы хранение её персональных данных ограничено. Личное дело хранится 75 лет по перечню типовых управленческих документов. Медицинские документы (справки о беременности, листки нетрудоспособности) — копии остаются в деле на тот же срок. Оригиналы листков нетрудоспособности хранятся отдельно в течение 5 лет (ст. 22.1 Основ законодательства об архивном деле — уточните актуальный срок по действующему законодательству).
Данные, которые обрабатывались исключительно на основании согласия (не трудовой обязанности), уничтожаются после достижения цели или при отзыве согласия по ст. 9 ч. 2 ФЗ-152 — в течение 30 дней. Если работница отозвала согласие на обработку биометрических данных СКУД — они уничтожаются в срок, предусмотренный регламентом, но не позднее 30 дней.
Типовые сценарии: что происходит при нарушении
Сценарий 1. Анкета при приёме на работу содержит вопрос о планах на беременность. Ситуация: работодатель включил в анкету соискателя вопросы о семейном положении и планируемой беременности. Доказательства: анкета в личном деле, без согласия на спецкатегорию. Вероятный исход: нарушение ст. 86 ТК РФ и ч. 1 ст. 13.11 КоАП — штраф 150 000–300 000 руб. за обработку в целях, не предусмотренных законом. Стратегия: немедленно изъять такие вопросы из анкет, уничтожить собранные данные, зафиксировать в акте.
Сценарий 2. Согласие работницы встроено в трудовой договор (договор подписан до 01.09.2025, процедура не обновлялась). Ситуация: HR оформляет новые трудовые отношения с 2025 года, продолжая использовать старые формы трудовых договоров с блоком согласия в тексте. Вероятный исход: нарушение ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 — штраф по ч. 2 ст. 13.11 до 700 000 руб. Стратегия: разработать отдельную форму согласия, провести ревизию всех договоров, подписанных после 01.09.2025.
Сценарий 3. Работодатель сообщил руководителю подразделения о факте беременности сотрудницы без её ведома. Ситуация: HR уведомил прямого руководителя для планирования замены — без согласия работницы и без служебной необходимости. Вероятный исход: нарушение ст. 88 ТК РФ и ч. 1 ст. 13.11 КоАП. Работница вправе обратиться с жалобой в ГИТ и РКН. Стратегия: в регламенте закрепить, что информация о беременности передаётся руководителю только с письменного согласия работницы или по её инициативе.
Что подготовить HR-департаменту
- Отдельная форма согласия на обработку спецкатегории ПДн (состояние здоровья) — по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156, с обязательными реквизитами
- Положение об обработке ПДн работников с разделом о спецкатегориях и порядке хранения медицинских документов
- Приказ об ограничении доступа к документам, содержащим данные о здоровье, с перечнем уполномоченных лиц
- Регламент КЭДО или договор с провайдером КЭДО с условием обработки только по поручению работодателя
- Журнал учёта обращений к спецкатегориям ПДн и актов уничтожения данных после увольнения
Как это применяется на практике
Кейс 1. Производственная компания (Приволжский ФО, осень 2025). HR-директор провела ревизию трудовых договоров после вступления в силу ФЗ-156. Обнаружила, что в 340 договорах согласие на обработку ПДн встроено в текст. Для работниц с данными о беременности и льготах по здоровью согласие не было выделено в отдельный документ. РКН в ходе плановой проверки выдал предписание об устранении — штраф назначен по ч. 3 ст. 13.11 (непубликация политики) в размере до 60 000 руб. По итогам: компания переоформила согласия, актуализировала политику, назначила ответственного по ст. 22.1 ФЗ-152. Предписание исполнено в срок, повторных нарушений не зафиксировано.
Кейс 2. Медицинская компания (Центральный ФО, начало 2026). В личных делах сотрудниц хранились копии справок о беременности без разграничения доступа. После жалобы работницы в РКН возбуждено дело по ч. 2 ст. 13.11 КоАП — обработка спецкатегории без надлежащего согласия. Штраф для юрлица составил сумму в нижней части диапазона 300 000–700 000 руб. По итогам: введён закрытый раздел в личных делах, утверждён регламент доступа, проведено обучение HR-сотрудников.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка HR-документооборота по чек-листу 38 пунктов
- Комплект ОРД под ключ — политика, согласия, приказы, регламенты для HR
- DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн на абонентском обслуживании
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025, сохраняют юридическую силу — ФЗ-156 обратной силы не имеет. Переподписывать уже действующие согласия не требуется. Однако все новые согласия, оформляемые после 01.09.2025, должны быть выданы отдельным документом. Если старое согласие встроено в трудовой договор и работник вступает в новые трудовые отношения — для них оформляйте уже отдельный документ по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156.
2. Какие данные нельзя запрашивать в анкете соискателя?
По ст. 86 ТК РФ работодатель вправе запрашивать только те персональные данные, которые необходимы для исполнения трудового договора или прямо установлены законом. Запрашивать сведения о беременности, планах по рождению детей, семейном положении, вероисповедании, политических взглядах — нельзя. Это специальные категории по ст. 10 ФЗ-152, и их сбор при трудоустройстве лишён законного основания. Нарушение квалифицируется по ч. 1 ст. 13.11 КоАП, штраф для юрлица — 150 000–300 000 руб.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе, если в нём работают беременные?
Видеонаблюдение в рабочих зонах законно при наличии локального акта, уведомления работников (ст. 86 ТК РФ) и соответствия целям обработки по ст. 5 ФЗ-152. Нельзя устанавливать камеры в комнатах отдыха, санитарно-гигиенических помещениях, комнатах матери и ребёнка. Запись хранится столько, сколько необходимо для достижения цели (как правило, 30–90 суток), затем подлежит уничтожению.
4. Сколько хранить согласия после увольнения работницы?
Согласие на обработку ПДн — часть личного дела, которое хранится 75 лет по типовому перечню управленческих документов. Данные, обрабатывавшиеся только на основании согласия (не в силу закона), уничтожаются после прекращения трудовых отношений или в срок, указанный в самом согласии. Факт уничтожения фиксируется актом. Документы медицинского характера хранятся отдельно в установленные специальным законодательством сроки.
5. Кто является оператором персональных данных при использовании КЭДО?
Оператором персональных данных при КЭДО является работодатель — он определяет цели и состав обрабатываемых ПДн. Провайдер системы КЭДО — это лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора в рамках ч. 3 ст. 6 ФЗ-152. Договор с провайдером должен содержать перечень поручаемых действий, цели, срок, обязательство конфиденциальности и требования к защите. Ответственность перед субъектом и РКН несёт работодатель.
6. Что делать, если работница отозвала согласие на обработку данных о беременности?
При отзыве согласия оператор обязан прекратить обработку и уничтожить данные в течение 30 дней по ст. 21 ФЗ-152, если иное не предусмотрено законом. Исключение: данные, обработка которых осуществляется на другом основании — например, хранение листка нетрудоспособности как бухгалтерского документа. В этом случае обработка на основании закона продолжается, но на основании согласия — прекращается. Зафиксируйте отзыв в журнале и составьте акт уничтожения по тем данным, которые обрабатывались только с согласия.
Итог
Данные о беременности и материнстве — наиболее чувствительная категория из тех, с которыми работает HR. Требования ст. 10 ФЗ-152, ст. 86–88 ТК РФ и ФЗ-156 от 24.06.2025 в совокупности обязывают работодателя: получить письменное согласие отдельным документом, ограничить доступ, не запрашивать данные при трудоустройстве и уничтожать их по установленным срокам. Нарушение каждого из этих требований — самостоятельный состав по ст. 13.11 КоАП с штрафом от 150 000 до 700 000 руб. за первичное нарушение.
Практика DATUM в HR-комплаенсе охватывает аудит кадровых согласий, разработку ОРД для HR-департаментов и сопровождение проверок РКН в части обработки ПДн работников, в том числе специальных категорий.
12 декабря 2027 года