Отзыв согласия на КЭДО посреди трудовых отношений
Работник пишет заявление об отзыве согласия на КЭДО — и HR-служба оказывается в правовой неопределённости: что делать с электронными документами, которые уже подписаны, куда переводить кадровый документооборот, какие данные удалять, а какие оставить. Ошибка на любом из этих этапов создаёт риск одновременно по трудовому законодательству (ст. 22.2 ТК РФ) и по законодательству о персональных данных (ст. 9 ФЗ-152, ч. 5 ст. 13.11 КоАП). Инструкция ниже разбирает каждый шаг — от получения заявления до перевода на бумажный документооборот.
Что такое согласие на КЭДО и почему его можно отозвать?
Электронный кадровый документооборот регулируется ст. 22.1–22.3 ТК РФ. По ст. 22.2 ТК РФ работодатель переводит работника на КЭДО только с его письменного согласия. Это согласие добровольно по своей природе — а значит, может быть отозвано в том же порядке, в каком было дано, если иное не предусмотрено локальным нормативным актом работодателя.
Одновременно согласие на КЭДО содержит согласие на обработку ПДн, поскольку платформа КЭДО обрабатывает ФИО, паспортные данные, трудовую историю и иные сведения о работнике. По ст. 9 ФЗ-152 субъект персональных данных вправе отозвать согласие в любое время. Оператор (работодатель) обязан прекратить обработку, если нет иного правового основания для её продолжения.
На практике работники редко разграничивают два согласия. Заявление формулируют как «прошу перевести кадровые документы в бумажный вид» — и это одновременно означает и отзыв согласия по ТК, и потенциальный отзыв согласия на обработку ПДн через КЭДО. HRD обязан отработать оба основания.
Как принять заявление об отзыве: пошаговый порядок
Шаг 1. Зафиксируйте дату получения заявления
Датой отзыва считается день, когда заявление поступило работодателю. Зарегистрируйте входящий документ в журнале кадрового делопроизводства. Если заявление подано через КЭДО (парадоксально, но допустимо), дата электронной подписи = дата отзыва. Эта дата запускает исчисление сроков по ст. 9 ФЗ-152 и ст. 22.2 ТК РФ.
Шаг 2. Уведомите провайдера КЭДО об ограничении обработки
Большинство КЭДО-платформ обрабатывают ПДн по поручению работодателя (ст. 6 ФЗ-152, п. 3). Направьте провайдеру письменное указание прекратить или ограничить обработку данных конкретного работника. Срок — до истечения 30-дневного периода с даты отзыва. Получите подтверждение в письменной или электронной форме.
Шаг 3. Определите, какие данные удерживаются на ином правовом основании
Отзыв согласия не означает, что работодатель обязан уничтожить все данные работника. Часть сведений обрабатывается на иных основаниях по ст. 6 ФЗ-152 — исполнение трудового договора, выполнение требований закона (налоговый учёт, воинский учёт, социальное страхование). Эти данные продолжают обрабатываться в штатном режиме, но уже вне КЭДО-платформы.
Пакет ОРД для КЭДО ещё не обновлён после 01.09.2025?
Если согласия работников на КЭДО включены в трудовой договор или оформлены до 01.09.2025 без выделения в отдельный документ — каждое из них создаёт риск штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП до 700 000 руб. Юристы DATUM соберут пакет ОРД: политику, согласия по ФЗ-156, регламент отзыва и журналы. Срок — от 5 рабочих дней.
Собрать ОРД под ключ+7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram t.me/vitvetcom
Шаг 4. Переведите документооборот работника на бумажный носитель
С момента отзыва согласия работодатель ведёт кадровые документы этого работника в бумажной форме. Документы, ранее подписанные в КЭДО, сохраняют юридическую силу — ст. 22.2 ТК РФ не предусматривает их переподписания на бумаге. Переводу подлежат только будущие документы: приказы, соглашения, уведомления, начисления.
Шаг 5. Проверьте порядок хранения электронных документов после отзыва
Ранее созданные электронные кадровые документы (приказы о приёме, трудовой договор, допсоглашения) хранятся в системе по общим срокам архивного хранения — до 75 лет для личных дел (ст. 87 ТК РФ, перечень Росархива). Доступ к ним ограничивается: платформа КЭДО переводит их в архивный режим без возможности создания новых документов по данному работнику.
Шаг 6. Зафиксируйте выполнение в журнале обращений субъектов
По ст. 18.1 ФЗ-152 оператор обязан подтвердить выполнение требования субъекта. Внесите запись в журнал обращений: дата заявления, дата уведомления провайдера, дата фактического ограничения обработки, дата письменного ответа работнику. Ответ направляется работнику в течение 10 рабочих дней с даты обращения (ст. 20 ФЗ-152).
Что подготовить HRD к обработке отзыва согласия на КЭДО
- Актуальный регламент отзыва согласия на КЭДО с указанием сроков и ответственных лиц.
- Форму уведомления провайдера КЭДО об ограничении обработки ПДн конкретного работника.
- Реестр правовых оснований обработки ПДн работников (согласие / договор / закон) для корректного разграничения после отзыва.
- Журнал обращений субъектов с графами: дата, ФИО, суть требования, срок исполнения, фактическое исполнение.
- Пакет согласий на обработку ПДн в редакции ФЗ-156 (отдельный документ, не встроенный в трудовой договор) для новых приёмов и переоформления по запросу.
Что изменилось с 01.09.2025 для согласий работников?
ФЗ-156 от 24.06.2025 изменил ч. 1 ст. 9 ФЗ-152: согласие на обработку ПДн теперь оформляется отдельным документом и не может быть частью договора, оферты или политики. Для HR-департамента это означает: согласие работника на обработку ПДн через КЭДО и согласие по ТК РФ на само участие в КЭДО должны быть оформлены в двух раздельных документах, либо в одном — но с явным разграничением разделов.
Ранее полученные согласия, встроенные в трудовой договор, обратной силы ФЗ-156 не имеют — их переоформлять не требуется принудительно. Но при отзыве согласия суд и РКН оценивают, соответствовало ли первоначальное согласие требованиям закона. Если согласие не содержало обязательных реквизитов ст. 9 ФЗ-152 (цель, перечень ПДн, перечень действий, срок, способ отзыва) — оно может быть признано недействительным, и вся обработка через КЭДО окажется без правового основания.
Типичные сценарии при отзыве согласия на КЭДО
Сценарий 1. Работник отзывает согласие перед плановым подписанием допсоглашения. Ситуация: сотрудник подаёт заявление об отзыве за день до того, как HR-служба направила ему на подпись через КЭДО допсоглашение об изменении условий труда. Доказательство: метка времени в системе КЭДО фиксирует последовательность событий. Исход: допсоглашение не считается подписанным, поскольку к моменту его формирования согласие было отозвано. Стратегия: немедленно распечатать допсоглашение, вызвать работника для подписания на бумаге, зафиксировать в журнале отзыв. Нарушение трудового законодательства при оперативном реагировании отсутствует.
Сценарий 2. Работник отзывает согласие при наличии активного листка нетрудоспособности. Ситуация: работник на больничном направляет через мессенджер скан заявления об отзыве. Доказательство: дата поступления скана = дата отзыва. Исход: платформа КЭДО продолжает принимать электронные больничные из СЭДО — это не требует согласия работника по ст. 9 ФЗ-152, поскольку обработка идёт на основании выполнения обязанностей в сфере социального страхования (ст. 6 ФЗ-152, п. 2). Стратегия: уведомить работника письменно, что КЭДО в части больничных продолжает функционировать на ином основании, а личные кадровые документы переводятся на бумагу.
Сценарий 3. Работодатель не отреагировал на отзыв в течение 30 дней. Ситуация: HR-служба не уведомила провайдера КЭДО, данные работника продолжают обрабатываться в системе. Доказательство: журнал обращений субъектов отсутствует или не содержит записи. Исход: при проверке РКН — штраф по ч. 5 ст. 13.11 КоАП (50 000–90 000 руб. за невыполнение требования субъекта); при повторном нарушении — до 500 000 руб. по ч. 5.1 ст. 13.11. Стратегия: выстроить регламент обработки обращений субъектов с SLA не более 5 рабочих дней — с запасом до 10-дневного срока по ст. 20 ФЗ-152.
Если HRD получил заявление об отзыве согласия и не уверен, как разграничить основания обработки — у вас 10 рабочих дней на ответ субъекту по ст. 20 ФЗ-152. Нарушение срока — штраф по ч. 4 ст. 13.11 КоАП. Юристы DATUM разберут ситуацию и составят ответ работнику в течение рабочего дня.
Получить консультацию по КЭДОКто является оператором при использовании КЭДО?
Оператором персональных данных по ст. 3 ФЗ-152 является лицо, самостоятельно или совместно с другими определяющее цели и состав обрабатываемых ПДн. При использовании КЭДО оператором остаётся работодатель — он определяет, какие кадровые документы ведутся в электронном виде, какие работники охвачены системой и какие данные вносятся.
Провайдер КЭДО выступает лицом, осуществляющим обработку по поручению (ст. 6 ФЗ-152, п. 3). Между работодателем и провайдером должен быть заключён договор поручения с условиями о конфиденциальности, перечне действий и запрете субпоручения без согласия оператора. Если такой договор отсутствует — работодатель несёт ответственность за обработку, осуществляемую провайдером, в полном объёме.
При отзыве согласия работника работодатель обязан направить провайдеру КЭДО инструкцию об ограничении обработки. Если провайдер продолжит обработку вопреки инструкции — ответственность перед работником и РКН по-прежнему несёт работодатель как оператор.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка пакета ОРД HR-департамента, согласий и регламентов КЭДО
- Комплект ОРД под ключ — согласия работников по ФЗ-156, политика, регламент отзыва, журналы
- DPO-аутсорсинг — обработка обращений субъектов и взаимодействие с РКН в абонентском режиме
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Принудительного переоформления нет — ФЗ-156 не имеет обратной силы. Однако если работник отзывает согласие, а оригинал был встроен в трудовой договор без обязательных реквизитов ст. 9 ФЗ-152 (цель, перечень данных, срок, способ отзыва), РКН может признать такую обработку незаконной с момента её начала. Для минимизации риска рекомендуется получить от работников новые согласия по форме ФЗ-156 при ближайшем подписании любого кадрового документа.
2. Какие данные нельзя запрашивать в анкете при приёме на работу?
По ст. 86 ТК РФ работодатель вправе обрабатывать только те ПДн работника, которые необходимы для исполнения трудового договора. Запрещено запрашивать сведения о политических взглядах, религиозных убеждениях, членстве в общественных объединениях и профсоюзах (ст. 86 ТК РФ), а также данные о состоянии здоровья — кроме случаев, когда это связано с условиями допуска к работе. Сбор избыточных данных нарушает принцип минимизации ст. 5 ФЗ-152 и создаёт риск штрафа по ч. 1 ст. 13.11 КоАП (150 000–300 000 руб.).
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе без дополнительного согласия работников?
Видеозапись сотрудников — биометрические персональные данные (изображение лица) по ст. 11 ФЗ-152. По общему правилу обработка биометрии требует письменного согласия. Исключение: видеонаблюдение в целях обеспечения безопасности и охраны труда может осуществляться на основании ст. 6 ФЗ-152 (выполнение обязанностей работодателя по охране труда) — при условии, что работники уведомлены о факте съёмки и в локальных актах закреплены цели, места установки камер и сроки хранения записей.
4. Сколько хранить согласия после увольнения работника?
Согласие на обработку ПДн — кадровый документ. По перечню типовых архивных документов (приказ Росархива) срок хранения согласий составляет не менее 3 лет с даты прекращения обработки. Личное дело работника хранится 75 лет (ст. 87 ТК РФ). Само согласие, как основание обработки, рекомендуется хранить столько, сколько существует риск предъявления требований субъекта или претензий РКН — на практике не менее 3 лет после увольнения.
5. Кто является оператором при использовании КЭДО — работодатель или платформа?
Оператором является работодатель — он определяет цели и состав обрабатываемых данных (ст. 3 ФЗ-152). Провайдер КЭДО действует как обработчик по поручению на основании договора (ст. 6 ФЗ-152, п. 3). Отсутствие договора поручения или несоответствие его условий требованиям ФЗ-152 — нарушение ч. 1 ст. 13.11 КоАП. Работодатель отвечает за действия провайдера перед субъектом и регулятором в полном объёме.
6. Что будет, если работодатель не выполнил отзыв в установленный срок?
Если после отзыва согласия обработка ПДн продолжилась без иного правового основания и работодатель не ответил субъекту в течение 10 рабочих дней (ст. 20 ФЗ-152) — РКН вправе возбудить дело по ч. 5 ст. 13.11 КоАП (штраф для юрлица 50 000–90 000 руб.) и по ч. 1 ст. 13.11 (150 000–300 000 руб. за продолжение незаконной обработки). При повторном нарушении ч. 5.1 — до 500 000 руб.
Итог
Отзыв согласия на КЭДО — это одновременно трудовая процедура по ст. 22.2 ТК РФ и требование субъекта ПДн по ст. 9 ФЗ-152. HR-служба обязана отработать оба основания: перевести работника на бумажный документооборот и обеспечить прекращение или ограничение обработки через платформу. С 01.09.2025 требования к форме согласий ужесточились — каждый документ, оформленный до этой даты с нарушениями реквизитов, создаёт дополнительный правовой риск при попытке субъекта оспорить обработку.
Юристы DATUM сопровождают HR-департаменты в вопросах соответствия 152-ФЗ: проводят аудит ОРД, обновляют согласия по требованиям ФЗ-156, выстраивают регламент обработки обращений субъектов и взаимодействия с провайдерами КЭДО.
25 мая 2028 года