Может ли работник отказаться от КЭДО

Вопрос «может ли работник отказаться от КЭДО» возникает в каждой компании, которая переходит на электронный документооборот по ст. 22.2 ТК РФ. Одновременно КЭДО — это обработка персональных данных, а значит, с 01.09.2025 действуют новые требования к согласиям по ФЗ-156. Ниже — пошаговый порядок для HR-директора: как оформить переход, учесть отказы и не получить штраф от Роскомнадзора.

Шаг 1. Проверьте правовое основание для КЭДО по ст. 22.2 ТК РФ

Переход на кадровый электронный документооборот регулируется ст. 22.2 ТК РФ. Работодатель вправе внедрить КЭДО, но только при соблюдении двух условий: принятие локального нормативного акта (ЛНА) о порядке ведения КЭДО и получение согласия работника на переход. Без согласия перевести сотрудника на КЭДО нельзя — ни давлением, ни приказом, ни включением условия в трудовой договор.

Отдельный аспект — новые работники. По ст. 22.2 ТК РФ сотрудники, принятые после 31.12.2021, не вправе отказаться от КЭДО, если он уже введён у работодателя. Это единственное исключение: для всех остальных — добровольность.

Отдельно от трудового согласия на КЭДО идёт согласие на обработку персональных данных по ст. 9 ФЗ-152. Это два разных документа с разными правовыми основаниями. Их нельзя объединять в одном тексте — ни с трудовым договором, ни между собой.

Шаг 2. Оформите согласие на КЭДО и согласие на обработку ПДн как отдельные документы

С 01.09.2025 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 запрещает включать согласие на обработку персональных данных в другие документы — трудовой договор, анкету, оферту, ЛНА. Согласие оформляется отдельным документом. Если компания совместила согласие с трудовым договором или приложением к нему — форму необходимо пересмотреть.

Обязательные реквизиты согласия по ст. 9 ФЗ-152: ФИО субъекта и его контактные данные; наименование оператора; цель обработки; перечень персональных данных; перечень действий с ними; срок действия согласия; способ отзыва. При КЭДО цель формулируется конкретно: «организация кадрового электронного документооборота в соответствии со ст. 22.2 ТК РФ».

Кроме общего согласия, если КЭДО предполагает биометрическую идентификацию (например, через СКУД с распознаванием лица), требуется отдельное письменное согласие на обработку биометрических ПДн по ст. 11 ФЗ-152. Биометрические данные — специальная категория. Отказ работника от биометрии не может быть основанием для ограничения его трудовых прав.

Шаг 3. Зафиксируйте отказ работника от КЭДО и обеспечьте параллельный бумажный документооборот

Работник, отказавшийся от КЭДО, продолжает получать все кадровые документы на бумаге. Работодатель не вправе создавать ему препятствия или ставить в худшее положение. Это прямое требование ст. 22.2 ТК РФ.

Отказ фиксируется письменно — заявлением в произвольной форме или по форме, утверждённой ЛНА. Дата регистрации отказа имеет значение: с этой даты компания обязана обеспечить бумажный документооборот для данного сотрудника. Хранить заявление рекомендуется вместе с личным делом — срок хранения кадровых документов по перечню Росархива составляет 50 лет для большинства категорий и 75 лет для отдельных (приём, перевод, увольнение).

Важный аспект: при обработке ПДн в КЭДО через внешнюю платформу (оператор ЭДО, кадровый сервис) компания остаётся оператором по ст. 3 ФЗ-152, а платформа — обработчиком по поручению. Договор-поручение с перечнем действий и мер защиты обязателен по п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Если платформа допустит утечку, ответственность перед РКН несёт оператор — то есть работодатель.

Шаг 4. Проверьте уведомление в реестре РКН и актуальность сведений

Обработка персональных данных работников требует регистрации компании как оператора ПДн в реестре РКН по ст. 22 ФЗ-152. При переходе на КЭДО состав обрабатываемых данных и используемые системы могут измениться. Если сведения в уведомлении устарели — их необходимо обновить через pd.rkn.gov.ru не позднее 10 рабочих дней с момента изменения.

Отдельно проверьте: если в КЭДО задействована система биометрической идентификации (СКУД с распознаванием лица), это отдельный блок уведомления — биометрические ПДн указываются в реестре явно. Обработка биометрии без уведомления — нарушение ч. 16 ст. 13.11 КоАП.

Шаг 5. Настройте реагирование на обращения работников по ст. 14 и ст. 20 ФЗ-152

Работник как субъект ПДн вправе в любой момент запросить информацию об обработке его данных, потребовать уточнения, блокирования или уничтожения. Срок ответа — 10 рабочих дней с даты обращения по ст. 20 ФЗ-152, с возможностью продления ещё на 5 рабочих дней при письменном уведомлении работника. Невыполнение — штраф 50 000–90 000 ₽ по ч. 5 ст. 13.11 КоАП.

При увольнении работник вправе потребовать уничтожения или обезличивания ПДн, обработка которых более не нужна. Вместе с тем ст. 87 ТК РФ обязывает хранить личное дело в течение установленных сроков — до 75 лет. Между этими требованиями нет противоречия: хранение в рамках законодательной обязанности — самостоятельное правовое основание по ст. 6 ФЗ-152, не требующее согласия.

Как это применяется на практике

Кейс 1. Производственная компания (Уральский ФО, осень 2025) перешла на КЭДО и включила согласие на обработку ПДн в текст трудового договора. После проверки РКН по плановому индикатору риска HR-директор получила предписание — форму согласия необходимо было привести в соответствие с ФЗ-156. Компания переоформила согласия для 340 работников в течение месяца, дополнительный штраф по ч. 2 ст. 13.11 удалось избежать благодаря оперативности устранения нарушения.

Кейс 2. ИТ-компания (Сибирский ФО, начало 2026) внедрила СКУД с биометрическим контролем доступа без отдельного письменного согласия работников на обработку биометрии. Трое сотрудников подали жалобы в РКН. По результатам внеплановой проверки возбуждено дело по ч. 2 ст. 13.11 КоАП — штраф составил несколько сотен тысяч рублей. Директор по персоналу не знала, что биометрия СКУД требует отдельного согласия по ст. 11 ФЗ-152 дополнительно к согласию на КЭДО.

Услуги DATUM по теме

• Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка ОРД HR-департамента, согласий, уведомления РКН
• Комплект ОРД под ключ — согласия, политика, договор-поручение, журналы
• DPO-аутсорсинг — ответы на запросы работников, взаимодействие с РКН по ст. 22.1

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Ранее полученные согласия, включённые в трудовой договор или иной документ, не признаются автоматически недействительными — ФЗ-156 не имеет обратной силы. Однако при проверке РКН такая форма создаёт риск: инспектор вправе квалифицировать её как нарушение ч. 2 ст. 13.11 КоАП (штраф до 700 000 ₽). Рекомендуется переоформить согласия для действующих работников при первом удобном случае — например, при плановом обновлении кадровых документов.

2. Какие данные нельзя запрашивать у работника в анкете?

Ст. 86 ТК РФ ограничивает обработку ПДн работников целями трудовых отношений. Нельзя без специального основания запрашивать: сведения о политических взглядах, религии, состоянии здоровья (кроме случаев, связанных с условиями труда), судимости, членстве в профсоюзах. Эти категории относятся к специальным по ст. 10 ФЗ-152, их обработка требует отдельного согласия или прямого указания в законе.

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе без согласия работников?

Видеонаблюдение в офисе допустимо без отдельного согласия, если работник уведомлён о нём в рамках трудового договора или ЛНА — это правомерная обработка в целях обеспечения безопасности по ст. 6 ФЗ-152. Однако если видеозаписи используются для идентификации личности (биометрия), требуется отдельное письменное согласие по ст. 11 ФЗ-152. Скрытое наблюдение без уведомления — нарушение ст. 24 Конституции РФ и ст. 137 УК РФ.

4. Сколько хранить согласия после увольнения работника?

Согласие на обработку ПДн — часть кадровых документов. По перечню Росархива документы по личному составу (в том числе согласия) хранятся не менее 50 лет (для документов, созданных после 01.01.2003) или 75 лет (для более ранних). Срок исчисляется с момента прекращения трудовых отношений. Уничтожить согласие после увольнения нельзя, если истёк только срок самого согласия, но не архивный срок хранения.

5. Кто является оператором при использовании КЭДО через внешний сервис?

Оператором остаётся работодатель — он определяет цели и состав обрабатываемых ПДн. Платформа КЭДО выступает обработчиком по поручению в рамках п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Договор-поручение должен содержать перечень действий, меры защиты и запрет на использование данных в собственных целях. Если платформа допустит утечку, ответственность перед РКН несёт работодатель — вне зависимости от условий договора с вендором.

6. Что делать, если работник отозвал согласие на обработку ПДн в КЭДО?

Отзыв согласия по ст. 9 ФЗ-152 не означает автоматического прекращения всей обработки: часть данных обрабатывается на основании ст. 6 ФЗ-152 (исполнение трудового договора, выполнение требований законодательства) без согласия. При отзыве согласия компания обязана прекратить только те действия, которые основаны исключительно на нём — например, рассылки, дополнительные профили. Документы КЭДО в части исполнения трудовых обязанностей хранятся на ином основании.

Итог

Работник вправе отказаться от КЭДО по ст. 22.2 ТК РФ — принуждение недопустимо. Одновременно КЭДО является обработкой ПДн, и с 01.09.2025 согласие на обработку оформляется только отдельным документом по ст. 9 ФЗ-152. Смешение этих документов, устаревшие формы согласий и отсутствие договора-поручения с платформой — три типичных нарушения, которые обнаруживает РКН при проверке HR-департаментов.

DATUM сопровождает HR-директоров при внедрении КЭДО: аудит форм согласий, сборка ОРД под требования ФЗ-156, взаимодействие с РКН. Практика по ТК × ФЗ-152 охватывает КЭДО, биометрию СКУД и защиту при проверках.