Кто может подписывать согласия за работника

Вопрос «кто может подписывать согласия за работника» не академический: РКН проверяет корректность согласий как индикатор системного нарушения. Недействительное согласие означает отсутствие правового основания для обработки. В этой инструкции — пошаговый разбор, кто вправе подписывать согласие, при каких условиях, и что это значит для КЭДО, биометрии СКУД и личных дел.

Шаг 1. Определите, кто по умолчанию подписывает согласие

По ст. 9 ФЗ-152 согласие на обработку персональных данных даёт субъект персональных данных — то есть сам работник. Это базовый принцип: согласие выражает волю конкретного физического лица и не может быть делегировано произвольно. Работодатель не вправе подписывать согласие вместо работника ни в какой форме.

Для большинства кадровых ситуаций это означает: работник приходит на подписание, читает документ и ставит подпись лично. Электронная подпись в КЭДО приравнивается к собственноручной при соблюдении требований ст. 22.2 ТК РФ — об этом подробнее в шаге 4.

Шаг 2. Выясните, есть ли законный представитель

Законный представитель вправе подписать согласие вместо субъекта в случаях, прямо предусмотренных законом. ФЗ-152 предусматривает три категории:

• Несовершеннолетние до 18 лет. Согласие подписывает родитель или усыновитель. При трудоустройстве подростков от 14 до 18 лет — родитель подписывает согласие на обработку ПДн, а сам подросток подписывает трудовой договор с согласия родителя по ст. 63 ТК РФ. Это разные документы с разными подписантами.
• Признанные недееспособными. Согласие подписывает опекун (ст. 32 ГК РФ). Работодатель обязан запросить решение суда о признании недееспособным и документ о назначении опекуна.
• Ограниченно дееспособные. Согласие подписывает попечитель (ст. 33 ГК РФ), за исключением сделок, которые ограниченно дееспособный вправе совершать самостоятельно.

На практике HR-специалисты редко сталкиваются с недееспособными работниками, но часто — с несовершеннолетними стажёрами и практикантами. Фиксируйте в личном деле копию документа, подтверждающего полномочия представителя.

Шаг 3. Проверьте, допустима ли нотариальная или обычная доверенность

ФЗ-152 не предусматривает механизм подписания согласия по доверенности от дееспособного взрослого. Согласие — это личное волеизъявление, которое по своей правовой природе не допускает представительства по доверенности в отличие от гражданско-правовых сделок.

На это прямо указывает позиция РКН: согласие должно быть дано лично субъектом или его законным представителем в случаях, установленных законом. Если работник физически не может явиться, работодателю следует рассмотреть альтернативные правовые основания обработки ПДн по ст. 6 ФЗ-152 — например, обработку в целях исполнения трудового договора (п. 5 ч. 1 ст. 6) или исполнения обязанностей, возложенных законодательством (п. 2 ч. 1 ст. 6). Тогда согласие вовсе не требуется.

Шаг 4. Разберитесь с подписанием в КЭДО

Кадровый электронный документооборот меняет форму, но не субъекта подписания. По ст. 22.2 ТК РФ работник взаимодействует с КЭДО с использованием усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной или простой электронной подписи в зависимости от вида документа. Согласие на обработку ПДн — документ, требующий однозначной идентификации подписанта.

Для согласия на обработку ПДн в КЭДО действуют следующие правила:

• Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) — полный эквивалент собственноручной подписи, вопросов не вызывает.
• Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП) — допустима, если между работником и работодателем заключено соглашение, устанавливающее порядок её применения и признание юридической силы.
• Простая ЭП — применяется в КЭДО только в случаях и порядке, предусмотренных трудовым законодательством. Для согласия на обработку ПДн её применение — зона риска: РКН может счесть, что такое согласие не соответствует требованию о подписи субъекта по ст. 9 ФЗ-152.

Кто оператор при использовании КЭДО — отдельный вопрос. Если КЭДО реализована через внешнюю платформу, работодатель остаётся оператором по ст. 3 ФЗ-152, а вендор КЭДО — лицом, осуществляющим обработку по поручению (п. 3 ст. 6 ФЗ-152). Поручение должно быть оформлено письменным договором с обязательным разделом о конфиденциальности и обязанностях вендора.

Шаг 5. Учтите особенности биометрии СКУД и личных дел

Биометрические персональные данные — особая категория по ст. 11 ФЗ-152. Изображение лица, отпечатки пальцев, геометрия ладони при использовании в СКУД (системах контроля и управления доступом) требуют отдельного письменного согласия. Согласие на биометрию СКУД не может быть частью общего согласия на обработку ПДн — это разные документы с разными целями.

Подписывает согласие на биометрию только сам работник. Законный представитель несовершеннолетнего может подписать согласие на биометрию, если несовершеннолетний трудоустроен, однако это редкий случай: биометрические системы СКУД в большинстве организаций ограничивают круг субъектов совершеннолетними сотрудниками.

Для личного дела работника согласие на обработку ПДн, содержащихся в нём, подчиняется тем же правилам: подписывает сам работник. После увольнения согласие продолжает действовать в части хранения личного дела на срок, установленный законодательством об архивном деле (как правило, 50 или 75 лет для документов по личному составу). Отзыв согласия уволенным работником не прекращает обязанность хранить документы, установленную федеральным законом, — в этом случае основание обработки меняется с согласия на п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152 (исполнение обязанности, возложенной законом).

Как это выглядит в практических ситуациях

Ситуация 1. Крупный ритейлер (Уральский ФО, осень 2025) при проверке РКН обнаружил, что согласия на обработку ПДн в личных делах оформлены как приложение к трудовому договору и не выделены в отдельный документ. Инспектор квалифицировал это как нарушение ст. 9 ФЗ-152 в редакции с 01.09.2025. Компания получила предписание и штраф по ч. 2 ст. 13.11 КоАП в размере нескольких сотен тысяч рублей. HR-директор инициировал переоформление более 800 согласий и пересборку пакета ОРД в течение 30 дней.

Ситуация 2. Производственное предприятие (Приволжский ФО, начало 2026) внедрило СКУД с распознаванием лиц. Согласия на биометрию оформлялись как часть общего согласия на обработку ПДн при приёме на работу. Проверка по жалобе работника установила: согласие на биометрию не выделено отдельным документом, отсутствует указание на цель (обеспечение пропускного режима), срок и порядок уничтожения биометрических шаблонов. Нарушение квалифицировано по ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Штраф для юрлица — в диапазоне 300 000 — 700 000 ₽. Согласия пришлось переоформить по всему персоналу.

Услуги DATUM по теме

• Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка согласий, ОРД, КЭДО и биометрии по чек-листу из 38 пунктов
• Комплект ОРД под ключ — шаблоны согласий по ФЗ-156, приказы, политика, регламент реагирования
• DPO-аутсорсинг — ответы на запросы работников, ведение реестра согласий, взаимодействие с РКН

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Ранее полученные согласия, оформленные до 01.09.2025, обратной силы не утрачивают: ФЗ-156 не обязывает переоформлять их принудительно. Однако если согласие объединено с трудовым договором или анкетой, оно не соответствует требованиям ст. 9 ФЗ-152 в новой редакции. При плановой или внеплановой проверке РКН такое согласие будет квалифицировано как отсутствующее. Безопаснее переоформить все согласия в виде отдельных документов — особенно для действующих работников, чьи ПДн обрабатываются систематически.

2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете?

Ст. 86 ТК РФ ограничивает обработку ПДн работника целями трудовых отношений. Нельзя без отдельного обоснования запрашивать: политические взгляды, религиозные убеждения, членство в профсоюзах, состояние здоровья (кроме случаев, связанных с профпригодностью), данные о судимости (кроме должностей с ограничениями). По ст. 10 ФЗ-152 это специальные категории ПДн — их обработка допустима только при наличии оснований, перечисленных в ч. 2 ст. 10 ФЗ-152. Произвольное включение в анкету — основание для штрафа по ч. 1 ст. 13.11 КоАП (150 000 — 300 000 ₽).

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?

Видеонаблюдение в офисе — обработка биометрических ПДн, если запись используется для идентификации работников. Требуется отдельное письменное согласие по ст. 11 ФЗ-152 либо наличие иного основания (например, обеспечение безопасности как законный интерес). Работники должны быть уведомлены о ведении съёмки по ст. 18.1 ФЗ-152 и ст. 86 ТК РФ. Если записи используются только для охраны периметра без идентификации лиц — требования к биометрии не применяются, достаточно общего согласия и уведомления.

4. Сколько хранить согласия после увольнения?

Согласие — часть личного дела работника. По нормам архивного законодательства документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания. Само согласие хранится не менее срока обработки ПДн, а после прекращения обработки — ещё три года как доказательство правомерности (общий срок исковой давности по ГК РФ). Уничтожение согласия до истечения этого срока создаёт риски при споре с работником или проверке РКН.

5. Кто оператор при использовании КЭДО?

Оператором по ст. 3 ФЗ-152 остаётся работодатель — независимо от того, чья платформа КЭДО используется. Вендор КЭДО — лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора (п. 3 ст. 6 ФЗ-152). Поручение оформляется отдельным договором или разделом договора о КЭДО с указанием перечня действий с ПДн, запрета на субпоручение без согласия оператора и обязанности вендора обеспечить конфиденциальность. Если поручение не оформлено — оба субъекта могут быть признаны самостоятельными операторами с отдельной ответственностью.

6. Что будет, если работник откажется подписывать согласие?

Отказ работника подписывать согласие не является основанием для отказа в трудоустройстве или увольнения, если обработка ПДн для данной цели не является обязательной по закону. Однако если согласие требуется для целей, прямо предусмотренных трудовым законодательством (например, для передачи ПДн в зарплатный проект), работодатель вправе обосновать необходимость. Для обработки ПДн в целях исполнения трудового договора (ст. 86–88 ТК РФ, п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152) согласие не требуется вовсе — это снимает значительную часть конфликтов.

Итог

Подписывать согласие за работника по умолчанию нельзя: это личное волеизъявление субъекта. Исключения — законные представители несовершеннолетних и недееспособных, которые действуют на основании закона, а не доверенности. В КЭДО субъектом подписания остаётся работник с использованием надлежащей электронной подписи по ст. 22.2 ТК РФ. Биометрия СКУД требует отдельного документа с обязательными реквизитами по ст. 11 ФЗ-152.

DATUM сопровождает HR-подразделения средних и крупных компаний по вопросам кадровых персональных данных: аудит согласий, сборка ОРД под требования ФЗ-156, работа с биометрией СКУД и КЭДО.

14 января 2028 года