Какие данные нельзя спрашивать в анкете?

Ст. 86 ТК РФ запрещает получать данные о политических и религиозных убеждениях, частной жизни работника без его волеизъявления. Ст. 10 ФЗ-152 относит такие сведения к специальным категориям. В анкете нельзя запрашивать: вероисповедание, политические взгляды, членство в профсоюзах, состояние здоровья (за пределами обязательного медосмотра), судимость (кроме должностей, для которых это прямо установлено законом).

инструкция 28 декабря 2027 По состоянию на 28 декабря 2027

Хранение трудовых книжек после увольнения

Q: Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Ранее полученные согласия, включённые в трудовые договоры до 01.09.2025, обратной силы не утрачивают — ФЗ-156 не устанавливает обязательного переоформления. Для работников, принятых после 01.09.2025, и при любом новом согласии форма отдельного документа обязательна. Рекомендуется оформить отдельные согласия с действующими работниками при ближайшем удобном поводе, чтобы снять риск по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (штраф 300 000–700 000 руб.).

Q: Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?

Видеонаблюдение допустимо при наличии законной цели, письменного уведомления работников по ст. 86–87 ТК РФ. Если камеры фиксируют лицо для идентификации — требуется письменное согласие на обработку биометрических ПДн по ст. 11 ФЗ-152. Хранение видеозаписей с изображениями работников дольше цели обработки нарушает ст. 5 ФЗ-152.

Q: Кто оператор при использовании КЭДО?

При передаче КЭДО внешнему провайдеру работодатель остаётся оператором ПДн по ст. 3 ФЗ-152. Провайдер — лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора (п. 3 ст. 6 ФЗ-152). Договор с провайдером должен содержать условия о конфиденциальности и мерах защиты. Без такого договора — нарушение ч. 1 ст. 13.11 КоАП, штраф 150 000–300 000 руб. Ответственность перед субъектами и РКН несёт работодатель.

Q: Что делать, если уволенный работник требует уничтожить все его персональные данные?

Требование об уничтожении ПДн исполняется только при отсутствии иного правового основания обработки (ст. 21 ФЗ-152). Трудовая книжка и личное дело хранятся на основании архивного законодательства — это самостоятельное основание. Данные, обрабатываемые исключительно на основании согласия (например, фото для сайта), подлежат уничтожению в срок не более 7 рабочих дней с даты получения требования.

Трудовые книжки уволенных работников — персональные данные, за хранение которых оператор несёт ответственность перед Роскомнадзором по ст. 13.11 КоАП.

С 01.09.2025 согласие работника оформляется отдельным документом (ФЗ-156). Хранение невостребованных книжек сверх установленного срока без правового основания — нарушение ст. 5 ФЗ-152 и ст. 87 ТК РФ. Штраф для юрлица по ч. 1 ст. 13.11 — 150 000–300 000 ₽.

Если в вашем HR-департаменте копятся невостребованные трудовые книжки — проверьте, соответствует ли порядок хранения требованиям 152-ФЗ и ТК РФ прямо сейчас.

Трудовая книжка содержит фамилию, имя, отчество, дату рождения, сведения об образовании и трудовую биографию работника — всё это персональные данные по ст. 3 ФЗ-152. После увольнения обязанность выдать книжку сохраняется, а если работник её не забрал — HR-директор должен знать точные сроки, условия хранения и момент, когда дальнейшее хранение становится нарушением закона. В этой инструкции — пошаговый порядок действий с опорой на ТК РФ, ФЗ-152 и действующие нормы КоАП.

Шаг 1. Установите правовое основание хранения в день увольнения

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (ст. 22.2 ТК РФ). Если работник в день увольнения не явился или отказался получить книжку, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправку по почте.

С момента направления уведомления ответственность за задержку выдачи книжки снимается (ст. 84.1 ТК РФ). Именно с этого момента возникает самостоятельное правовое основание хранения персональных данных уволенного — исполнение обязанности, установленной трудовым законодательством (п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152). Согласие работника для хранения в этом случае не требуется.

«Ст. 6 ФЗ-152 — обработка ПДн без согласия допустима, если она необходима для исполнения обязанностей, возложенных на оператора законодательством РФ.»

Зафиксируйте дату направления уведомления и способ отправки. Это документ, защищающий работодателя при проверке РКН.

Как долго можно хранить трудовую книжку после увольнения?

Порядок хранения невостребованных трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, действуют в части, не противоречащей Приказу Минтруда № 320н от 19.05.2021). Невостребованная трудовая книжка хранится у работодателя до момента востребования, но не менее 75 лет — как архивный документ по личному составу.

С точки зрения ФЗ-152: пока книжка хранится на законном основании (исполнение архивного законодательства), обработка ПДн уволенного правомерна. Когда основание для хранения исчерпано — наступает обязанность по ст. 21 ФЗ-152 уничтожить или обезличить данные. Передача невостребованной книжки в архив организации или государственный архив снимает претензии Роскомнадзора.

«Ст. 21 ФЗ-152 — оператор обязан уничтожить или обезличить ПДн при достижении цели обработки либо при утрате правового основания.»

Хранение трудовых книжек уже проверяли при подготовке к РКН?

Если у вас в архиве HR-отдела есть невостребованные книжки без зафиксированного правового основания — это типичный индикатор для внеплановой проверки Роскомнадзора. Срок на приведение документооборота в порядок не восстанавливается после начала проверки. Юристы DATUM проведут аудит обработки ПДн в HR-департаменте по чек-листу из 38 пунктов и выдадут план устранения нарушений.

Заказать аудит 152-ФЗ

Ответим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru

Шаг 3. Разграничьте бумажную и электронную трудовую книжку

С 01.01.2021 работники могут выбрать электронную форму сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Для тех, кто перешёл на КЭДО, бумажная книжка выдаётся на руки и хранится у самого работника. Работодатель больше не хранит бумажный носитель — только передаёт сведения в СФР.

При использовании КЭДО работодатель остаётся оператором ПДн: электронные сведения о трудовой деятельности обрабатываются в информационной системе. По ст. 6 ФЗ-152 основание — исполнение договора и требований трудового законодательства. Отдельного согласия на обработку сведений о трудовой деятельности через КЭДО не требуется — требуется согласие на КЭДО как на способ обмена кадровыми документами (ст. 22.3 ТК РФ).

Важно: согласие на КЭДО — это не согласие на обработку ПДн по ст. 9 ФЗ-152. После 01.09.2025 (ФЗ-156) согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом и не может быть встроено в соглашение о КЭДО.

Шаг 4. Проверьте согласия работников по требованиям ФЗ-156

С 01.09.2025 вступили в силу изменения в ст. 9 ФЗ-152, внесённые ФЗ-156 от 24.06.2025. Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом. Включение согласия в текст трудового договора, соглашения о КЭДО, анкеты соискателя или иного кадрового документа больше не соответствует закону.

Обязательные реквизиты согласия по ст. 9 ФЗ-152 (в ред. с 01.09.2025):

фамилия, имя, отчество и контактные данные субъекта;
наименование и адрес оператора;
цель обработки персональных данных;
перечень обрабатываемых персональных данных;
перечень действий с данными и способы их осуществления;
срок действия согласия и порядок его отзыва.

Ранее полученные согласия, включённые в трудовой договор, обратной силой не аннулируются — но при плановой проверке РКН после 01.09.2025 инспектор вправе квалифицировать новые согласия, оформленные после этой даты без соблюдения требования об отдельном документе, как нарушение ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Штраф для юрлица — 300 000–700 000 ₽.

«Ст. 9 ФЗ-152 (ред. с 01.09.2025, ФЗ-156) — согласие на обработку ПДн оформляется отдельным документом и не объединяется с другими гражданско-правовыми или трудовыми документами.»

Что подготовить HR-директору

Журнал учёта невостребованных трудовых книжек с датой уведомления каждого уволенного.
Отдельные согласия работников по ст. 9 ФЗ-152 (ред. с 01.09.2025) — не встроенные в трудовой договор.
Приказ о назначении ответственного за обработку ПДн по ст. 22.1 ФЗ-152.
Политика обработки персональных данных с описанием порядка хранения кадровых данных (ст. 18.1 ФЗ-152).
Регламент передачи личных дел и трудовых книжек в архив с указанием сроков.

Шаг 5. Настройте порядок уничтожения и передачи в архив

Если уволенный работник так и не обратился за книжкой, работодатель передаёт её на хранение в архив организации. При ликвидации — в государственный архив субъекта РФ. Срок хранения невостребованных трудовых книжек в архиве — 75 лет (Перечень типовых управленческих документов, утверждён Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019).

Персональные данные, содержащиеся в невостребованных книжках, продолжают обрабатываться на основании архивного законодательства. Ст. 6 ФЗ-152 допускает обработку ПДн без согласия субъекта, если это необходимо для исполнения требований федерального закона — в данном случае Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле».

Уничтожение трудовой книжки раньше установленного срока хранения — нарушение архивного законодательства. Однако хранение книжек в незащищённом помещении, без ограничения доступа, влечёт риск штрафа по ч. 6 ст. 13.11 КоАП (несоблюдение условий хранения материальных носителей при неавтоматизированной обработке) — 50 000–100 000 ₽.

Как применяется на практике: типовые сценарии

Сценарий 1. Невостребованные книжки без журнала учёта

Ситуация: при плановой проверке РКН в производственной компании (Уральский ФО, весна 2026) инспектор обнаружил 14 трудовых книжек уволенных работников в незапертом шкафу отдела кадров. Журнала учёта нет, уведомления уволенным не направлялись.

Исход: протокол по ч. 6 ст. 13.11 КоАП (несоблюдение условий хранения) и ч. 1 ст. 13.11 (обработка без надлежащего основания в части отсутствия документальной фиксации). Штраф — в диапазоне нескольких сотен тысяч рублей. HR-директор получил предписание об устранении в 30 дней.

Стратегия: ввести журнал невостребованных книжек, обеспечить хранение в запертом металлическом шкафу с ограниченным доступом, направить уведомления уволенным заказными письмами с уведомлением о вручении.

Сценарий 2. Согласие на обработку ПДн в тексте трудового договора после 01.09.2025

Ситуация: торговая сеть (Центральный ФО, осень 2025) продолжила использовать типовой трудовой договор, включавший согласие на обработку персональных данных. После 01.09.2025 было принято на работу около 40 новых сотрудников по такой форме.

Исход: жалоба одного из работников в РКН. Возбуждено дело по ч. 2 ст. 13.11 КоАП — обработка ПДн без согласия, отвечающего требованиям ст. 9 ФЗ-152 в действующей редакции. Для юрлица — штраф 300 000–700 000 ₽.

Стратегия: немедленно разработать форму отдельного согласия, подписать его с уже принятыми работниками, обновить шаблоны кадровых документов, провести инструктаж кадровой службы.

Сценарий 3. Биометрия СКУД и согласие по ст. 11 ФЗ-152

Ситуация: компания использует систему контроля доступа с распознаванием лица (СКУД с биометрией). После увольнения биометрические шаблоны сотрудников остались в базе системы. Отдельных письменных согласий на обработку биометрии по ст. 11 ФЗ-152 не оформлялось.

Исход: два нарушения одновременно: ч. 16 ст. 13.11 КоАП (обработка биометрических ПДн без письменного согласия) и ч. 1 ст. 13.11 (хранение после прекращения правового основания). Биометрия уволенного должна быть уничтожена немедленно после увольнения — цель обработки прекращена.

Стратегия: разработать регламент работы с биометрией СКУД, ввести форму письменного согласия по ст. 11 ФЗ-152, предусмотреть автоматическое удаление биометрических шаблонов в день увольнения.

Если HRD выявил, что согласия оформлены в трудовом договоре или биометрические шаблоны СКУД не удаляются при увольнении — это действующее нарушение, которое фиксируется при первой же проверке. Юристы DATUM соберут пакет ОРД HR-отдела под ключ: согласия, политика, приказы, регламент СКУД.

Собрать ОРД под ключ

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Ранее полученные согласия, включённые в трудовые договоры, заключённые до 01.09.2025, обратной силы не утрачивают — ФЗ-156 не устанавливает обязательного переоформления. Однако для работников, принятых после 01.09.2025, и при любом новом согласии (например, на передачу ПДн третьим лицам) форма «отдельного документа» обязательна. Рекомендуется провести аудит: для действующих работников оформить отдельные согласия при ближайшем удобном поводе, чтобы снять риск по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (штраф 300 000–700 000 ₽).

2. Какие данные нельзя запрашивать в анкете соискателя?

Ст. 86 ТК РФ запрещает получать и обрабатывать данные о политических, религиозных убеждениях и частной жизни работника без его прямого волеизъявления. Ст. 10 ФЗ-152 относит такие сведения к специальным категориям — их обработка без явного согласия и без законного исключения запрещена. В анкете соискателя нельзя запрашивать: вероисповедание, политические взгляды, членство в профсоюзах, состояние здоровья (за пределами обязательного медосмотра), судимость (кроме должностей, для которых это установлено законом).

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?

Видеонаблюдение за работниками допустимо при одновременном соблюдении трёх условий: наличие законной цели (контроль трудовой дисциплины, охрана объекта), письменное уведомление работников об условиях наблюдения (ст. 86–87 ТК РФ), а если камеры фиксируют лицо для идентификации — письменное согласие на обработку биометрических ПДн по ст. 11 ФЗ-152. Хранение видеозаписей с изображениями работников дольше цели обработки нарушает ст. 5 ФЗ-152.

4. Сколько хранить согласия после увольнения?

Согласие работника на обработку ПДн — документ по личному составу. Типовой срок хранения согласий — 75 лет (Перечень Росархива, Приказ № 236 от 20.12.2019, документы по личному составу). Сокращение этого срока является нарушением архивного законодательства. Хранить согласие нужно вместе с личным делом работника или в отдельной папке с привязкой к сотруднику.

5. Кто является оператором при использовании КЭДО через провайдера?

При передаче функций КЭДО внешнему провайдеру работодатель остаётся оператором ПДн по ст. 3 ФЗ-152. Провайдер — лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора (п. 3 ст. 6 ФЗ-152). Договор с провайдером должен содержать условия о конфиденциальности и мерах защиты ПДн. Без такого договора — нарушение ч. 1 ст. 13.11 КоАП, штраф 150 000–300 000 ₽. Ответственность перед субъектами и РКН несёт работодатель, а не провайдер.

6. Что делать, если уволенный работник требует уничтожить все его персональные данные?

Требование субъекта об уничтожении ПДн подлежит исполнению, только если отсутствует иное правовое основание обработки (ст. 21 ФЗ-152). Трудовая книжка и личное дело хранятся на основании архивного законодательства — это самостоятельное основание, не зависящее от согласия. Персональные данные, обрабатываемые исключительно на основании согласия (например, фото для корпоративного сайта), подлежат уничтожению в срок не более 7 рабочих дней с даты получения требования.

Итог

Хранение трудовых книжек после увольнения — это не только вопрос кадрового документооборота, но и зона ответственности оператора персональных данных. Правовое основание, условия хранения, согласия по ст. 9 ФЗ-152 в редакции с 01.09.2025, биометрия СКУД и порядок работы с КЭДО-провайдером — каждый элемент может стать поводом для протокола РКН.

Практика DATUM охватывает полный цикл приведения HR-обработки ПДн в соответствие с ФЗ-152 и ТК РФ: от аудита текущего состояния до сборки пакета ОРД и сопровождения при проверке Роскомнадзора.

Услуги DATUM по теме

Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка HR-документооборота по 38 пунктам с отчётом и планом устранения
Комплект ОРД под ключ — согласия, политика, приказы, регламенты для кадровой службы
DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн по ст. 22.1 на абонентском обслуживании

АС

Анна Соколова

Партнёр · ПДн в HR

Партнёр практики DATUM по защите персональных данных в HR. Специализация — согласия работников по ст. 9 ФЗ-152 в ред. с 01.09.2025, КЭДО, биометрия в СКУД, проверки РКН в HR-департаментах.

28 декабря 2027 года