Хранение согласий после увольнения
После увольнения работника большинство HR-служб продолжают хранить его личное дело — и нередко считают, что согласие на обработку персональных данных входит в него как часть. Это неточно. Согласие — самостоятельный документ с отдельными требованиями к реквизитам, сроку действия и порядку уничтожения. ФЗ-156 от 24.06.2025, изменивший ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 с 01.09.2025, закрепил это нормативно: согласие оформляется отдельным документом и не объединяется с трудовым договором, политикой или иным актом. Ниже — пошаговый порядок для HR-директора.
Шаг 1. Определите, какие согласия нужны после увольнения
После прекращения трудовых отношений оператор вправе продолжать обработку персональных данных бывшего работника только при наличии самостоятельного правового основания. Трудовой договор как основание прекращает действие в день увольнения. Остаются два типа обработки, для которых нужно отдельное согласие.
Первый тип — хранение данных сверх обязательного архивного срока: например, контактных сведений для рекомендательных писем или аттестационных материалов, не входящих в состав личного дела по ст. 22.2 ТК РФ. Второй тип — продолжение обработки биометрии СКУД (фото, отпечатки) после того, как работник утратил основание для доступа на объект. По ст. 11 ФЗ-152 биометрические персональные данные обрабатываются только с письменного согласия; трудовое основание здесь не действует ни в период работы, ни после.
Проверьте список согласий, которые компания получила от работника при трудоустройстве. Если согласие было частью трудового договора или кадровой анкеты — оно оформлено с нарушением требований ст. 9 ФЗ-152 в действующей редакции и требует переоформления до следующей проверки РКН.
Шаг 2. Установите сроки хранения по виду документа
Срок хранения согласия определяется не только нормами ФЗ-152, но и архивным законодательством. Ст. 22.2 ТК РФ устанавливает сроки хранения документов по трудовым отношениям. Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 задаёт конкретные сроки по видам документов кадрового учёта.
Ориентиры по срокам хранения кадровых документов с ПДн
- Личное дело работника (принятого на работу до 2003 года) — 75 лет с момента закрытия дела.
- Личное дело работника (принятого с 2003 года) — 50 лет с момента закрытия дела.
- Согласие на обработку ПДн — не менее срока хранения основного кадрового документа, к которому относится, плюс период возможного предъявления требований субъектом (рекомендуется 3 года с даты прекращения обработки).
- Журнал учёта согласий и отзывов — 5 лет.
- Документы по биометрии СКУД (согласие + акт уничтожения) — 3 года после уничтожения биометрических данных работника.
Ключевой практический вывод: уничтожать согласие в момент увольнения нельзя. Даже если обработка прекращается, само согласие как доказательство правомерности прошлой обработки должно храниться. Это требование вытекает из принципа подотчётности по ст. 18.1 ФЗ-152: оператор обязан доказать соответствие своих действий закону.
Согласия работников ещё в трудовом договоре?
Если в вашем HR-департаменте согласие на обработку ПДн включено в трудовой договор или кадровую анкету — с 01.09.2025 это нарушение ч. 1 ст. 9 ФЗ-152. Каждый такой документ создаёт основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП до 700 000 ₽. Юристы DATUM проведут аудит кадровых ОРД по чек-листу из 38 пунктов и выдадут план устранения нарушений.
Заказать аудит 152-ФЗ+7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram
Шаг 3. Выстройте порядок уничтожения после истечения срока
По ст. 21 ФЗ-152 оператор обязан уничтожить персональные данные, когда цель обработки достигнута или срок хранения истёк. Для согласий это означает: по окончании установленного срока хранения составляется акт об уничтожении документа. Форма акта — произвольная, но должна содержать наименование уничтоженного документа, дату, способ уничтожения и подпись ответственного.
Для биометрии СКУД порядок жёстче. Биометрические данные (фото для системы распознавания, шаблоны отпечатков) должны быть уничтожены не позднее рабочего дня, следующего за днём увольнения, если работник не дал отдельного согласия на продолжение обработки. Согласие на биометрию — письменное, отдельное, с указанием конкретной цели (доступ к объекту), перечня биометрических данных и срока.
Введите регламент контрольных точек: при увольнении каждого работника HR-специалист проверяет перечень согласий в личном деле, фиксирует дату прекращения обработки по каждому основанию и ставит дату плановой проверки на предмет уничтожения. Это снимает риск бессрочного хранения ПДн, которое само по себе является нарушением ч. 5 ст. 5 ФЗ-152 (хранение не дольше необходимого).
Шаг 4. Адаптируйте порядок под КЭДО
Если компания ведёт кадровый электронный документооборот, согласие на обработку ПДн в системе КЭДО требует отдельного внимания. Электронное согласие должно соответствовать тем же реквизитам, что и бумажное по ст. 9 ФЗ-152: ФИО субъекта, наименование оператора, цель, перечень ПДн, перечень действий, срок и способ отзыва.
Оператором при использовании КЭДО является работодатель, а не платформа-провайдер. Платформа действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению по п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Это означает: договор с провайдером КЭДО должен содержать условия о поручении обработки — перечень действий, требования к защите, запрет на использование в собственных целях провайдера. Если такого договора нет — обработка через КЭДО ведётся без правового основания.
После увольнения работника его учётная запись в КЭДО должна быть деактивирована. Данные из системы — либо перенесены в архивное хранилище, либо уничтожены в установленный срок. Журнал операций с данными работника в КЭДО-системе сохраняется как доказательство правомерности обработки.
Если HR-директор не уверен, правильно ли оформлены поручения обработки с провайдером КЭДО — это риск штрафа по ч. 1 ст. 13.11 КоАП до 300 000 ₽. Юристы DATUM собирают комплект ОРД под ключ, включая договоры с обработчиками.
Собрать ОРД под ключШаг 5. Проверьте порядок при запросе бывшего работника
Бывший работник сохраняет права субъекта персональных данных по гл. 3 ФЗ-152. Он вправе запросить информацию о составе обрабатываемых данных, потребовать уточнения или уничтожения. Срок ответа на такой запрос — 10 рабочих дней с даты обращения по ст. 20 ФЗ-152, с возможностью продления ещё на 5 рабочих дней при уведомлении субъекта.
Нередко бывший работник требует уничтожения всех данных сразу после увольнения. Здесь важно разграничить: обработка в рамках архивного законодательства (личное дело, трудовая книжка, документы налогового учёта) продолжается независимо от требования субъекта, поскольку основана не на согласии, а на прямой норме закона. Согласие на обработку — например, для рассылки новостей компании или передачи данных третьим лицам — подлежит отзыву и прекращению обработки по нему.
Зафиксируйте в регламенте: при поступлении запроса бывшего работника HR-служба в течение 1 рабочего дня передаёт его ответственному за обработку ПДн. Ответ субъекту подписывается уполномоченным лицом и содержит перечень оснований продолжения обработки по каждой категории данных.
Как это выглядит на практике: типовые сценарии
Сценарий 1 — Компания хранила согласия в трудовом договоре. Розничная сеть (Сибирский ФО, лето 2025) прошла плановую проверку РКН. Инспектор установил: согласие на обработку ПДн оформлено как раздел трудового договора. По ч. 2 ст. 13.11 КоАП составлен протокол — штраф для юрлица в диапазоне 300 000–700 000 ₽. Компания оспорила постановление, ссылаясь на то, что поправки ФЗ-156 вступили в силу 01.09.2025, а договоры заключались до этой даты. Суд учёл аргумент: ранее заключённые договоры не требуют переоформления с обратной силой, однако новые трудовые договоры после 01.09.2025 должны содержать отдельные согласия. Штраф снижен до минимального предела.
Сценарий 2 — Биометрия СКУД после увольнения не уничтожена. Производственное предприятие (Уральский ФО, осень 2025) не установило регламент уничтожения биометрических шаблонов СКУД при увольнении. Бывший работник обратился в РКН с жалобой спустя 4 месяца после увольнения: его отпечаток пальца продолжал храниться в системе контроля доступа. РКН возбудил дело по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (обработка биометрии без согласия в части, превышающей необходимость). Компании потребовалось в сжатые сроки подготовить доказательства: акт уничтожения данных, регламент работы со СКУД, договор с поставщиком системы. Штраф составил несколько сотен тысяч рублей; оспорить не удалось ввиду отсутствия документов.
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Ранее полученные согласия переоформлять не требуется — ФЗ-156 обратной силы не имеет. Согласия, оформленные до 01.09.2025, сохраняют юридическую силу до окончания срока их действия или отзыва. Однако все новые согласия — с 01.09.2025 — должны оформляться отдельным документом по требованиям ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156. Если новые трудовые договоры по-прежнему включают согласие как раздел — это нарушение, за которое предусмотрен штраф по ч. 2 ст. 13.11 КоАП до 700 000 ₽ для юрлица.
2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете кандидата?
Ст. 86 ТК РФ запрещает получать и обрабатывать сведения о политических, религиозных, философских взглядах, членстве в организациях, в том числе профсоюзах. Эти данные относятся к специальным категориям по ст. 10 ФЗ-152, и их обработка допустима лишь в исключительных случаях, прямо указанных в законе. На практике: вопросы о семейном положении, религии, национальности, состоянии здоровья в анкете соискателя не только избыточны — они образуют состав нарушения ч. 1 ст. 13.11 КоАП (обработка ПДн в целях, несовместимых с законными).
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе без согласия работников?
Видеонаблюдение в рабочих зонах допустимо без согласия работников, если оно направлено на обеспечение безопасности и охраны труда. Основание — ст. 87 ТК РФ и ст. 6 ч. 1 п. 2 ФЗ-152 (обработка для исполнения обязанностей работодателя). Обязательное условие: работники должны быть уведомлены о факте ведения наблюдения (ст. 18.1 ФЗ-152). Если изображение лица используется для идентификации в СКУД — это биометрия по ст. 11 ФЗ-152, и отдельное письменное согласие обязательно.
4. Сколько хранить согласия после увольнения работника?
Срок хранения зависит от вида документа. Согласие, относящееся к личному делу работника, хранится вместе с ним: 75 лет для принятых до 2003 года, 50 лет — для принятых с 2003 года. Согласие на биометрию СКУД — не менее 3 лет после уничтожения биометрических данных. Журнал согласий и отзывов — 5 лет. Уничтожать согласие сразу после увольнения нельзя: оно служит доказательством правомерности прошлой обработки по принципу подотчётности ст. 18.1 ФЗ-152.
5. Кто является оператором при использовании КЭДО?
Оператором при использовании КЭДО является работодатель — он определяет цели и состав обрабатываемых персональных данных работников. Провайдер КЭДО-платформы действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора, на основании п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Это означает: договор с провайдером должен содержать условие о поручении обработки с указанием перечня действий, требований к защите и запретом использования данных в собственных целях провайдера. Отсутствие такого условия — нарушение ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
6. Что делать, если работник при увольнении требует уничтожить все данные о нём?
Требование субъекта об уничтожении ПДн не распространяется на обработку, основанную на законе, а не на согласии. Личное дело, трудовая книжка, документы налогового и пенсионного учёта хранятся независимо от воли субъекта — это прямая обязанность работодателя по ст. 22.2 ТК РФ и нормам архивного права. Уничтожению по требованию работника подлежат данные, обрабатываемые исключительно на основании его согласия: например, участие в корпоративной рассылке или база для рекомендательных писем. На ответ субъекту — 10 рабочих дней по ст. 20 ФЗ-152.
Итог
Хранение согласий после увольнения — не формальность, а доказательная база на случай проверки РКН или жалобы субъекта. Согласие хранится не менее срока, установленного для основного кадрового документа, к которому оно относится. Биометрия СКУД уничтожается в день увольнения, акт уничтожения остаётся на хранение. Обработка через КЭДО требует договора поручения с провайдером.
Практика DATUM охватывает кадровые ОРД для HR-департаментов: от аудита согласий до регламентов работы с биометрией СКУД и КЭДО-системами. Сопровождение включает подготовку к проверкам РКН и защиту в случае административного производства.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка кадровых ОРД по 38 пунктам с приоритизированным планом
- Комплект ОРД под ключ — согласия, политика, приказы, регламенты для HR-департамента
- DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентской основе
14 января 2028 года