Кадровые приказы и личное дело: разные сроки
HR-департамент работает с двумя пересекающимися массивами: кадровыми документами (приказы о приёме, переводе, увольнении, отпуске) и персональными данными (личное дело, согласия, копии документов). Первые регулирует Трудовой кодекс и Перечень типовых архивных документов, вторые — ФЗ-152 «О персональных данных». Сроки хранения не совпадают, основания обработки — тоже. Путаница в учёте приводит либо к досрочному уничтожению данных с архивным нарушением, либо к хранению лишнего с нарушением 152-ФЗ. В 2025 году РКН зафиксировал 118 случаев компрометации баз данных; среди типичных источников — кадровые системы без разграничения доступа.
Шаг 1. Разграничьте кадровые документы и персональные данные
Кадровый приказ — распорядительный документ работодателя. Он создаётся для управленческого решения: принять, перевести, уволить, направить в командировку. Приказ содержит персональные данные (ФИО, должность, табельный номер), но его правовое основание — трудовые отношения по ст. 22.2 ТК РФ, а не согласие работника по ст. 9 ФЗ-152.
Личное дело — структурированная совокупность документов о работнике: анкета, копии документов об образовании, трудовой договор, дополнительные соглашения, согласия. Для коммерческих организаций ведение личного дела не является обязательным по закону, однако фактически применяется повсеместно. Если личное дело ведётся — оно является информационной системой персональных данных (ИСПДн) по смыслу ст. 3 ФЗ-152.
Согласие работника на обработку персональных данных — самостоятельный документ. С 01.09.2025 по ФЗ-156 оно не может быть частью трудового договора, приказа или личного дела: только отдельный документ с обязательными реквизитами ст. 9 ФЗ-152. Смешение согласия с любым другим документом лишает его юридической силы.
Согласия работников ещё в трудовом договоре?
Если HRD не разделил согласия работников и кадровые документы до 01.09.2025 — каждый такой документ создаёт основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (300 000 — 700 000 ₽ для юрлица). Срок не восстанавливается: точка обнуления уже наступила. Юристы DATUM проведут аудит обработки ПДн по чек-листу из 38 пунктов и выдадут приоритизированный план устранения нарушений.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram
Шаг 2. Определите сроки хранения кадровых приказов
Сроки хранения приказов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Основной принцип: срок зависит от вида приказа и даты его издания (до или после 2003 года).
Приказы по личному составу, созданные после 01.01.2003, хранятся 50 лет. К ним относятся: приём на работу, перевод, увольнение, установление надбавок и доплат, направление в длительные командировки, поощрения. Приказы, созданные до 01.01.2003, — 75 лет. Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, командировках продолжительностью до 30 дней, дежурствах — 5 лет.
Принципиальное значение имеет дата начала течения срока: не дата приказа, а дата увольнения работника или закрытия личного дела. Если работник уволен в 2024 году — 50-летний срок начинается с 2024-го, а не с года приёма.
Шаг 3. Установите сроки хранения личного дела и согласий
Личное дело как совокупность документов о работнике хранится столько, сколько хранится самый долгоживущий документ в нём. На практике ориентиром служит 75-летний срок для документов, созданных до 2003 года, и 50-летний — для созданных после.
Согласие на обработку персональных данных — отдельный документ. Срок его хранения определяется целью обработки. По общему правилу ст. 21 ФЗ-152, оператор обязан уничтожить персональные данные при достижении цели обработки или при отзыве согласия. Однако для трудовых отношений цель обработки сохраняется в течение всего периода трудовых отношений плюс срок хранения кадровых документов, поскольку оператор обязан исполнять обязанности по ст. 86–88 ТК РФ и после увольнения (выплата компенсаций, выдача справок, участие в судебных разбирательствах).
Это означает: согласие уволенного работника нельзя уничтожить сразу после увольнения. Минимальный срок хранения согласия — до истечения срока исковой давности по трудовым спорам (3 года по ст. 392 ТК РФ). Если компания участвует в судебном разбирательстве с бывшим работником — до завершения дела.
Что подготовить для раздельного учёта
- Перечень видов кадровых приказов с указанием сроков хранения по Приказу Росархива № 236 — отдельный от реестра ИСПДн.
- Отдельные согласия работников по реквизитам ст. 9 ФЗ-152 (ред. ФЗ-156) — не вложенные в трудовой договор или личное дело.
- Журнал учёта согласий с датами подписания, отзыва и уничтожения по каждому работнику.
- Инструкцию по уничтожению персональных данных после увольнения с указанием сроков ожидания и ответственного лица.
- Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных в HR-блоке по ст. 22.1 ФЗ-152.
Шаг 4. Выстройте порядок обработки ПДн при увольнении
Увольнение — момент изменения правового основания обработки персональных данных. До увольнения основание — исполнение трудового договора (ст. 6 ФЗ-152, п. 5). После — хранение в соответствии с архивным законодательством и исполнение обязанностей, возникших в период трудовых отношений.
В день увольнения или на следующий рабочий день HR-служба должна: зафиксировать дату прекращения трудовых отношений в реестре ИСПДн; ограничить доступ к персональным данным уволенного — оставить только тем, кто ведёт архив и может участвовать в судебных разбирательствах; перенести документы уволенного в архивный раздел с пометкой даты начала срока хранения.
Если работник требует уничтожения своих персональных данных по ст. 21 ФЗ-152 — компания вправе отказать в части документов, обработка которых предусмотрена законом (архивное хранение приказов, выплата компенсаций, налоговая отчётность). Отказ оформляется письменно с указанием правового основания. Срок ответа субъекту — 10 рабочих дней по ст. 20 ФЗ-152 с возможностью продления ещё на 5 рабочих дней при уведомлении субъекта.
Если HRD получил запрос уволенного работника на уничтожение персональных данных — у вас 10 рабочих дней на ответ по ст. 20 ФЗ-152. Неправильный отказ создаёт жалобу в РКН и протокол по ч. 5 ст. 13.11 КоАП (50 000 — 90 000 ₽). Юристы DATUM соберут пакет ОРД под ключ, включая инструкцию по реагированию на запросы субъектов.
Собрать ОРД под ключШаг 5. Учтите особенности КЭДО и биометрии СКУД
КЭДО (кадровый электронный документооборот) — электронная обработка кадровых документов. С точки зрения 152-ФЗ, КЭДО является информационной системой персональных данных, и работодатель как оператор обязан: уведомить РКН о намерении обрабатывать ПДн через эту систему (ст. 22 ФЗ-152); получить отдельное согласие работника на обработку ПДн в электронном виде, если цели обработки выходят за рамки исполнения трудового договора; обеспечить уровень защищённости не ниже УЗ-3 при обработке общих категорий ПДн более 100 000 субъектов (ПП РФ № 1119).
Биометрия в СКУД — система контроля и управления доступом с распознаванием по лицу или отпечатку пальца. Биометрические персональные данные по ст. 11 ФЗ-152 обрабатываются только с письменного согласия работника. Исключений для трудовых отношений нет. Отказ работника от биометрии не может быть основанием для отказа в трудоустройстве или дисциплинарного взыскания. Биометрические данные нельзя передавать в ЕБС без отдельного письменного согласия по ФЗ-572.
Хранение биометрии в локальных системах СКУД (не в ЕБС) допустимо при наличии письменного согласия и при соблюдении требований к защите по ПП РФ № 1119. При увольнении работника биометрические данные подлежат уничтожению немедленно после прекращения трудовых отношений — нет правового основания для дальнейшего хранения.
Как это применяется на практике
Кейс 1. Производственная компания (Уральский ФО, начало 2026 года) прошла внеплановую проверку РКН по жалобе уволенного работника. HR-директор не уничтожил биометрические данные уволенного из СКУД в течение двух месяцев после увольнения. РКН возбудил административное дело по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (обработка без надлежащего согласия — согласие на хранение биометрии после увольнения отсутствовало). Штраф для юрлица составил несколько сотен тысяч рублей. По итогам проверки компания обновила регламент уничтожения биометрии при увольнении и ввёл автоматическое удаление из СКУД в день прекращения трудового договора.
Кейс 2. Ритейловая сеть (Центральный ФО, осень 2025 года) перешла на КЭДО без получения отдельных согласий работников. Согласие было включено в текст электронного трудового договора — единым блоком. После вступления в силу ФЗ-156 с 01.09.2025 такие согласия утратили юридическую силу в части, выходящей за рамки исполнения договора (рассылки, программы лояльности для персонала, передача третьим лицам). Компания переоформила согласия для 1 200 работников в течение месяца, избежав протокола. Инцидент выявлен в ходе профилактического визита РКН. ⚠️ Конкретный номер дела — менеджер уточняет при публикации.
Типовые ситуации для HR-директора
Ситуация 1. Работник требует предоставить все его персональные данные, которые хранит компания. По ст. 14 ФЗ-152, субъект вправе получить перечень обрабатываемых данных, цели и правовые основания, источники получения, сроки хранения. Срок — 10 рабочих дней по ст. 20 ФЗ-152. HR-директор формирует выписку из реестра ИСПДн по конкретному субъекту. Если выписка не готова — направляет уведомление о продлении срока ещё на 5 рабочих дней. Отсутствие ответа — штраф по ч. 4 ст. 13.11 КоАП (40 000 — 80 000 ₽).
Ситуация 2. При подборе персонала HR собирает анкеты с данными о семейном положении, детях, вероисповедании и состоянии здоровья. Данные о состоянии здоровья и вероисповедании — специальные категории персональных данных по ст. 10 ФЗ-152. Их обработка без явного письменного согласия и без цели, прямо предусмотренной законом, — нарушение. Запрашивать такие данные в анкете при первичном контакте нельзя. По ст. 86 ТК РФ, работодатель не вправе получать и обрабатывать данные о политических, религиозных и иных убеждениях работника без его согласия.
Ситуация 3. Компания планирует внедрить видеонаблюдение в офисе. Видеозапись лица — биометрические персональные данные при использовании для идентификации личности (ст. 11 ФЗ-152). Если видеонаблюдение используется только для охраны территории без идентификации конкретных лиц — это не биометрия, но всё равно обработка персональных данных. Работники должны быть уведомлены об установке камер, основание обработки — законный интерес работодателя по ст. 6 ФЗ-152 или согласие. Уведомление РКН о намерении обрабатывать такие данные — обязательно по ст. 22 ФЗ-152.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка HR-блока по чек-листу из 38 пунктов
- Комплект ОРД под ключ — согласия, политика, приказы, регламенты для HR
- DPO-аутсорсинг — ответственный по ст. 22.1 на абонентском обслуживании
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025, обратной силы не имеют: ФЗ-156 не требует их немедленного переоформления. Однако если прежнее согласие было частью трудового договора или другого документа — оно не соответствует требованию об отдельном документе по новой редакции ст. 9 ФЗ-152. Для целей, выходящих за рамки исполнения трудового договора (рассылки, передача третьим лицам, биометрия), рекомендуется получить новые отдельные согласия. При плановой проверке РКН инспектор будет проверять именно наличие отдельного документа.
2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете при найме?
По ст. 86 ТК РФ и ст. 10 ФЗ-152, запрещено без согласия запрашивать данные о политических, религиозных и иных убеждениях, членстве в профсоюзах, состоянии здоровья (за исключением данных, необходимых для определения пригодности к конкретной должности), интимной жизни. Данные о семейном положении допустимы в ограниченном объёме — для расчёта льгот и гарантий, но не как условие приёма. Анкета при подборе не должна содержать вопросы, не связанные с деловыми качествами соискателя.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?
Видеонаблюдение допустимо при соблюдении нескольких условий: работники уведомлены об установке камер в письменной форме; цель обработки чётко определена (охрана, безопасность, контроль доступа); оператор уведомил РКН по ст. 22 ФЗ-152 о намерении обрабатывать соответствующие персональные данные. Если система распознаёт лица для идентификации работников — это биометрия по ст. 11 ФЗ-152, требуется письменное согласие каждого работника. Скрытое видеонаблюдение без уведомления — нарушение, которое может повлечь штраф по ч. 1 ст. 13.11 КоАП (150 000 — 300 000 ₽).
4. Сколько хранить согласия после увольнения?
Минимальный срок хранения согласия уволенного работника — до истечения срока исковой давности по трудовым спорам (3 года по ст. 392 ТК РФ). Если согласие охватывает цели, связанные с хранением кадровых документов (архивное хранение приказов, справки о работе, налоговая отчётность), — срок хранения согласия не может быть короче срока хранения соответствующих кадровых документов. Согласие на биометрию уничтожается вместе с биометрическими данными немедленно после увольнения.
5. Кто оператор при использовании КЭДО?
При использовании КЭДО оператором персональных данных является работодатель, вне зависимости от того, чья платформа используется. Вендор КЭДО — обработчик по поручению оператора (ст. 6 ФЗ-152, п. 3). Договор с вендором должен содержать поручение на обработку персональных данных с указанием перечня операций, целей, требований к защите и обязанности уничтожить данные при расторжении договора. Ответственность за утечку через платформу КЭДО несёт работодатель как оператор — это подтверждается общим принципом ответственности за действия обработчика.
6. Нужно ли уведомлять РКН при ведении личных дел?
Да. Ведение личных дел работников — обработка персональных данных, для которой по ст. 22 ФЗ-152 требуется уведомление РКН о намерении осуществлять обработку до её начала. Освобождение от уведомления по ч. 2 ст. 22 распространяется только на обработку в рамках трудового договора, если данные не передаются третьим лицам без согласия. Однако при подключении КЭДО, СКУД, аутсорсинговых расчётчиков зарплаты — передача третьим лицам происходит, и исключение перестаёт действовать. За неуведомление — штраф по ч. 10 ст. 13.11 КоАП (100 000 — 300 000 ₽).
Итог
Кадровые приказы и личное дело — разные объекты с разными правовыми режимами. Приказы хранятся по Перечню Росархива (5, 50 или 75 лет в зависимости от вида и даты), персональные данные — до достижения цели обработки с учётом архивных сроков и исковой давности. Согласия работников с 01.09.2025 — только отдельный документ: смешение с любым другим даёт РКН основание для протокола по ч. 2 ст. 13.11 КоАП.
DATUM сопровождает HR-департаменты в части 152-ФЗ: аудит кадровых ИСПДн, разработка пакета согласий под ФЗ-156, регламенты уничтожения данных при увольнении, поручения на обработку для КЭДО и расчётчиков зарплаты.
Есть вопросы по кадровым ПДн или предстоит проверка РКН?
Практика «Ветров и партнёры» по 152-ФЗ с 2014 года · +7 (383) 310-38-76 · +7 (983) 510-38-76 · Telegram · info@vitveteam.ru
22 октября 2026 года