Информирование кандидата об отказе
С 30.05.2025 за утечку данных кандидатов от 1 000 человек оператор платит от 3 млн ₽ по ч. 12 ст. 13.11 КоАП. При повторном нарушении — оборотный штраф до 500 млн ₽ по ч. 15. Основа защиты — правильная процедура: получить согласие, обработать ПДн, уведомить об отказе и уничтожить данные в срок. Инструкция описывает пять шагов этой процедуры для HR-департамента.
Шаг 1. Проверьте: получено ли согласие кандидата на обработку ПДн?
До первого контакта с резюме или анкетой кандидат должен дать согласие на обработку персональных данных. С 01.09.2025 это отдельный документ: его нельзя включать в текст анкеты, трудового договора, оферты или политики конфиденциальности. Такое требование установлено ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156 от 24.06.2025.
Если согласие отсутствует или включено в анкету — обработка ПДн кандидата лишена правового основания. На этапе отбора РКН фиксирует это нарушение как ч. 1 или ч. 2 ст. 13.11 КоАП.
При использовании КЭДО для обмена документами с кандидатом оператором ПДн остаётся работодатель. Платформа КЭДО выступает лицом, осуществляющим обработку по поручению (п. 3 ст. 6 ФЗ-152), — это требует отдельного договора-поручения с описанием состава ПДн и действий.
Шаг 2. Зафиксируйте решение об отказе до уведомления кандидата
Перед тем как направить кандидату уведомление об отказе, решение нужно задокументировать внутри. Это защищает компанию при возможной жалобе кандидата в Государственную инспекцию труда или в суд по ст. 64 ТК РФ (запрет необоснованного отказа в заключении трудового договора).
Минимальный состав внутренней фиксации: должность, на которую рассматривался кандидат; причина отказа в деловых формулировках (квалификация, опыт, результат собеседования); дата решения; ФИО и должность лица, принявшего решение. Персональные данные кандидата в этом документе — только в объёме, необходимом для идентификации.
Статья 64 ТК РФ обязывает сообщить кандидату причину отказа в письменной форме — по его письменному требованию — в течение семи рабочих дней. Это отдельное требование от ст. 9 ФЗ-152, но оба исполняются в рамках одной процедуры.
Согласия кандидатов ещё в анкете или на обороте заявления о приёме?
Если HRD не переоформил согласия по новым требованиям ФЗ-156 — каждая такая форма создаёт риск штрафа до 700 000 ₽ по ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Срок: требования действуют с 01.09.2025, обратной силы нет. Юристы DATUM соберут пакет согласий кандидата и работника под ключ и проведут аудит ОРД HR-департамента по чек-листу из 38 пунктов.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram
Шаг 3. Направьте кандидату уведомление об отказе
Уведомление об отказе выполняет две функции одновременно: закрывает трудовой вопрос по ст. 64 ТК РФ и запускает процедуру прекращения обработки ПДн по ст. 21 ФЗ-152. Форма — письменная или электронная (при наличии согласия кандидата на электронный документооборот).
В тексте уведомления не нужно расшифровывать детали собеседования. Формулировка «кандидатура не соответствует квалификационным требованиям должности» закрывает требование ст. 64 ТК РФ. Указывать на физические характеристики, семейное положение, национальность или возраст нельзя — это нарушение ч. 2 ст. 64 ТК РФ и ст. 10 ФЗ-152 (специальные категории ПДн).
Если кандидат направлял заявление через КЭДО-платформу, уведомление направляется тем же каналом — это фиксирует дату доставки и исключает споры о сроках.
Шаг 4. Уничтожьте ПДн кандидата или получите согласие на хранение
После отказа основание для обработки ПДн кандидата исчезает. По ст. 21 ФЗ-152 оператор обязан прекратить обработку и уничтожить данные в течение тридцати дней с момента достижения цели обработки. Для кандидата цель — рассмотрение заявки на вакансию — прекращается вместе с отказом.
Исключение: если компания хочет сохранить резюме кандидата для будущих вакансий — нужно отдельное согласие на хранение с указанием цели («рассмотрение на иные вакансии компании»), срока хранения и способа отзыва. Без такого согласия хранение резюме после отказа — нарушение ст. 5 ФЗ-152 (принцип не дольше необходимого).
Биометрические данные, если они собирались для СКУД на этапе стажировки или пропускного режима, уничтожаются отдельно. По ст. 11 ФЗ-152 обработка биометрии — только с письменного согласия; отзыв согласия означает обязательное уничтожение данных в срок тридцати дней.
Что подготовить для правомерного отказа кандидату
- Отдельное согласие кандидата на обработку ПДн по форме ФЗ-156 (не в составе анкеты)
- Внутренний документ с деловым обоснованием отказа и датой решения
- Шаблон уведомления об отказе — письменный или через КЭДО-канал
- Регламент уничтожения ПДн кандидатов с актом уничтожения и сроком 30 дней
- Отдельное согласие на хранение резюме — если компания ведёт кадровый резерв
Шаг 5. Зафиксируйте факт уничтожения ПДн в журнале
Уничтожение ПДн кандидата должно быть задокументировано. Статья 18.1 ФЗ-152 обязывает оператора подтверждать соблюдение требований к обработке ПДн, в том числе при проверке РКН. Акт уничтожения или запись в журнале — основное доказательство.
Минимальный состав записи: дата уничтожения, идентификатор субъекта (без дублирования ПДн — достаточно внутреннего номера заявки), состав уничтоженных данных, способ уничтожения, ответственный. Форму журнала компания определяет самостоятельно — специальная не установлена.
При использовании облачной ATS-системы или КЭДО — уничтожение данных в системе подрядчика подтверждается либо актом от подрядчика, либо скриншотом с временной меткой. Договор-поручение должен обязывать подрядчика уничтожать ПДн по запросу оператора.
Типовые ситуации при информировании кандидата об отказе
Ситуация 1. Кандидат прошёл три этапа отбора — и получил отказ после проверки СБ. HR передал резюме в службу безопасности без упоминания этого в согласии. Цель обработки — «проверка кандидата службой безопасности» — отсутствует в документе. Ситуация: нарушение ст. 5 ФЗ-152 (обработка несовместима с заявленной целью). Доказательства: согласие кандидата без указания передачи в СБ; внутренняя переписка. Вероятный исход: протокол по ч. 1 ст. 13.11 КоАП, штраф 150 000–300 000 ₽ при проверке РКН. Стратегия: расширить перечень целей и получателей в форме согласия до направления в СБ; при наличии нарушения — устранить до проверки, задокументировать корректирующие меры.
Ситуация 2. Резюме кандидата «осталось в папке» — HR планирует вернуться к нему через полгода. Согласие кандидата истекло через 30 дней после отказа, специального согласия на хранение в резерве нет. Ситуация: нарушение ст. 21 ФЗ-152. Доказательства: файл резюме с датой изменения за пределами 30-дневного срока; отсутствие согласия на хранение в кадровом резерве. Вероятный исход: при жалобе субъекта — предписание РКН и протокол по ч. 5 ст. 13.11 (штраф до 90 000 ₽). Стратегия: ввести процедуру запроса согласия на хранение в резерве — в момент отказа, одновременно с уведомлением.
Ситуация 3. Кандидат требует письменного объяснения причины отказа. HR отвечает устно. Ситуация: нарушение ст. 64 ТК РФ — письменный ответ обязателен в течение семи рабочих дней по требованию кандидата. Одновременно: если ПДн кандидата продолжают обрабатываться после устного отказа без согласия — нарушение ст. 21 ФЗ-152. Вероятный исход: жалоба в ГИТ плюс обращение в РКН. Стратегия: шаблон письменного уведомления об отказе с одновременным указанием на уничтожение ПДн снимает оба риска одним документом.
Если HRD получил жалобу кандидата или запрос от РКН по процедуре отбора — у вас 10 рабочих дней на ответ субъекту по ст. 20 ФЗ-152. Промедление с ответом добавляет протокол по ч. 4 ст. 13.11 (штраф до 80 000 ₽). Юристы DATUM подготовят ответ и проверят пакет ОРД HR-департамента.
Собрать ОРД под ключКак это применяется на практике
Кейс 1. HR-директор производственной компании (Приволжский ФО, осень 2025) обратился за аудитом после внеплановой проверки РКН по жалобе бывшего кандидата. РКН выявил: согласие кандидата включено в анкету (нарушение ст. 9 ФЗ-152 в ред. ФЗ-156), резюме 47 кандидатов хранятся без правового основания более двух лет. По итогам проверки составлены протоколы по ч. 2 и ч. 1 ст. 13.11 КоАП. После подключения юристов — разработан пакет согласий по новым требованиям, проведено плановое уничтожение данных с актами, подготовлены возражения на протоколы. Итоговая сумма штрафа снижена до минимального диапазона по обоим составам.
Кейс 2. В торговой компании (Центральный ФО, начало 2026) кандидат на должность руководителя направления потребовал письменного объяснения отказа. HR направил ответ в мессенджере через 12 рабочих дней — с нарушением срока ст. 64 ТК РФ. Одновременно РКН получил жалобу по ст. 20 ФЗ-152: ответ на запрос субъекта о составе обрабатываемых данных тоже задержали. Протокол по ч. 4 ст. 13.11 КоАП — штраф в диапазоне 40 000–80 000 ₽. Аудит DATUM выявил: аналогичная процедура применялась к 200+ кандидатам в год — системный риск с накоплением. Устранение заняло три недели: шаблон уведомления, журнал обращений субъектов, регламент ответов на запросы.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка ОРД HR-департамента, согласий кандидатов и работников по 38 пунктам
- Комплект ОРД под ключ — согласия кандидата, политика, регламент уничтожения ПДн, журналы
- DPO-аутсорсинг — ответы на запросы субъектов, взаимодействие с РКН по ст. 22.1 ФЗ-152
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025, обратной силы не имеют и остаются действительными. Переоформлять уже полученные согласия работников не требуется. Однако новые согласия — кандидатов и вновь принимаемых работников — с 01.09.2025 оформляются только как отдельный документ по ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156. Включение согласия в анкету, трудовой договор или оферту с этой даты неправомерно.
2. Какие данные нельзя спрашивать у кандидата в анкете?
Статья 86 ТК РФ запрещает собирать данные о политических, религиозных и иных убеждениях, членстве в профсоюзах, состоянии здоровья (кроме случаев, когда это связано с условиями труда), частной жизни. Статья 10 ФЗ-152 относит эти категории к специальным — их обработка по общему правилу запрещена. Анкета кандидата должна ограничиваться сведениями, необходимыми для оценки профессиональных качеств: образование, опыт, квалификация, контактные данные.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе и использовать записи при рассмотрении кандидата?
Видеонаблюдение в офисе допустимо при соблюдении условий ст. 74 ТК РФ (уведомление работников) и ст. 9 ФЗ-152 (согласие или иное основание из ст. 6). Для кандидата, проходящего собеседование в офисе, отдельного основания в законе нет — согласие обязательно. Использование видеозаписи собеседования для принятия решения об отказе без согласия кандидата нарушает ст. 11 ФЗ-152, если запись позволяет идентифицировать биометрические данные (изображение лица).
4. Сколько хранить согласия после увольнения или отказа кандидату?
Согласие кандидата, получившего отказ, хранится в течение срока исковой давности по трудовым спорам — три года (ст. 392 ТК РФ). Согласие работника после увольнения — в составе личного дела; типовой срок хранения личного дела — 75 лет (для должностей с вредными и опасными условиями — бессрочно). Уничтожать само согласие до истечения этих сроков не следует: оно подтверждает правомерность обработки в период трудовых отношений.
5. Кто является оператором ПДн при использовании КЭДО?
При использовании КЭДО для работы с кандидатами и работниками оператором ПДн остаётся работодатель. КЭДО-платформа (облачный сервис или система провайдера) выступает лицом, осуществляющим обработку по поручению оператора, — это регулируется п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Обязательное условие: с КЭДО-провайдером заключён договор-поручение, описывающий состав ПДн, перечень действий, обязательство уничтожить данные по запросу. Без такого договора работодатель несёт ответственность за действия провайдера как за собственные.
6. Как доказать, что ПДн кандидата уничтожены в срок?
Доказательством служит акт уничтожения или запись в журнале учёта операций с ПДн. При использовании электронных систем — лог-запись об удалении с временной меткой или акт от оператора ATS-системы. Статья 18.1 ФЗ-152 обязывает оператора подтверждать соблюдение требований на основании документов. При проверке РКН отсутствие акта уничтожения расценивается как продолжение хранения без основания.
Итог
Информирование кандидата об отказе — точка, в которой одновременно закрываются обязательства по ТК РФ и по ФЗ-152. Правильная последовательность: отдельное согласие на обработку ПДн до начала отбора, письменное уведомление об отказе, уничтожение данных в течение 30 дней с документированием факта. Каждый из пяти шагов имеет свою норму и свой штраф за нарушение.
DATUM сопровождает HR-департаменты при подготовке пакета ОРД для работы с кандидатами: согласия по форме ФЗ-156, регламент уничтожения ПДн, журналы обращений субъектов, договоры-поручения с КЭДО-провайдерами.
4 декабря 2027 года