Электронные кадровые документы после увольнения
Увольнение — это не только запись в трудовую и расчёт. Для HR-директора это точка, в которой одновременно сходятся три правовых режима: трудовое законодательство (ст. 86–88 ТК РФ), 152-ФЗ об обработке персональных данных и требования к архивному хранению. Электронный кадровый документооборот (КЭДО) по ст. 22.2 ТК РФ добавляет четвёртый — технический. В 2025–2026 годах РКН активизировал проверки HR-документации: использование устаревших согласий, КЭДО без поручения на обработку, биометрия СКУД без письменного согласия — типичные основания для протоколов. Инструкция описывает последовательность действий по каждому элементу после даты увольнения.
Шаг 1. Определите, какие персональные данные обрабатываются в электронной форме
До любых действий с документами — составьте карту данных уволенного. Электронные кадровые документы охватывают несколько категорий: общие ПДн (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт, адрес, телефон, банковские реквизиты), ПДн в КЭДО (трудовой договор, приказы, дополнительные соглашения, заявления, листки нетрудоспособности в цифровом виде), биометрические ПДн (изображение лица и данные для СКУД), а также специальные категории, если обрабатывались, — медицинская справка, сведения о группе инвалидности.
По ст. 5 ФЗ-152, обработка допустима лишь в пределах целей, для которых данные собирались. После увольнения цель трудовых отношений прекращается. Это означает, что основание п. 5 ст. 6 ФЗ-152 (исполнение договора) больше не работает. Остаются два легальных основания: исполнение требований закона об архивном хранении и согласие субъекта — если оно дано отдельным документом.
Практически это означает: личные данные, которые не нужны для архивного хранения (например, cookies авторизации во внутренних сервисах, история переписки в корпоративном мессенджере, данные геолокации за прошедшие периоды), подлежат уничтожению в разумный срок после даты увольнения.
Шаг 2. Проверьте основания для хранения КЭДО-документов
КЭДО регулируется ст. 22.2 ТК РФ. Электронные кадровые документы, созданные в КЭДО, — это юридически значимые документы, к которым применяются те же сроки хранения, что и к бумажным аналогам. Приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры, соглашения о материальной ответственности — хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении отпуска, командировочные документы — 5 лет.
Ключевой вопрос для HRD: кто является оператором ПДн при использовании КЭДО. Если компания использует собственную систему — она оператор. Если внешний сервис (Диадок, 1С:Кабинет сотрудника, СБИС и аналоги) — необходимо поручение на обработку по п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Без поручения внешний сервис не имеет правового основания обрабатывать ПДн работника.
После увольнения работника поручение не прекращается автоматически. Если внешний КЭДО-сервис продолжает хранить документы уволенного — проверьте, что договор поручения распространяется на архивное хранение и устанавливает сроки уничтожения данных за пределами обязательного архивного периода.
Вы HRD и не знаете, есть ли поручение на обработку в КЭДО?
Отсутствие договора поручения при использовании внешней КЭДО-системы — нарушение ч. 3 ст. 6 ФЗ-152. Штраф по ч. 1 ст. 13.11 КоАП — 150 000 — 300 000 ₽. Юристы DATUM проведут аудит HR-документации по чек-листу из 38 пунктов и подготовят комплект ОРД для HR-департамента.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru
Шаг 3. Проверьте согласия работника — и переоформите их по требованиям ФЗ-156
С 01.09.2025 согласие на обработку ПДн по ст. 9 ФЗ-152 (в редакции ФЗ-156 от 24.06.2025) должно быть оформлено отдельным документом. Его нельзя включить в трудовой договор, анкету при трудоустройстве, оферту или положение о персональных данных. Согласие, встроенное в другой документ до 01.09.2025, — действительно, обратной силы закон не имеет. Но согласие, полученное после 01.09.2025 любым способом, кроме отдельного документа, — недействительно.
Для уволенного работника согласие имеет значение в двух ситуациях: если компания планирует продолжать обрабатывать его ПДн за пределами обязательного хранения (например, хранить фото в базе для пропускной системы) и если работник дал согласие на распространение своих данных по ст. 10.1 ФЗ-152 (публикация в корпоративных материалах, соцсетях). Оба основания после увольнения требуют анализа: продолжает ли работник нуждаться в доступе и не отозвал ли согласие.
Проверьте согласия, выданные работнику при трудоустройстве: если они включены в трудовой договор или анкету и получены до 01.09.2025 — они действительны, но при продлении или пересмотре условий нужно оформлять отдельный документ.
Какие действия обязательны при увольнении для биометрии и СКУД?
Биометрические персональные данные — особая категория по ст. 11 ФЗ-152. Обработка допускается только с письменного согласия субъекта (за исключениями из п. 2 ст. 11). После увольнения основание для обработки биометрии в СКУД — трудовые отношения — прекращается. Продолжение хранения биометрических данных (изображение лица, отпечаток пальца) без отдельного письменного согласия уволенного является нарушением.
Практический порядок действий при увольнении в части СКУД: в день увольнения или на следующий рабочий день деактивировать идентификатор в системе, уничтожить биометрический шаблон из базы СКУД, сделать запись об уничтожении в журнале учёта биометрических данных. Этот журнал является элементом ОРД и должен вестись в соответствии с политикой обработки ПДн компании.
Штраф за нарушение требований к обработке биометрических ПДн — по ч. 16 ст. 13.11 КоАП. При утечке биометрии — ч. 17 ст. 13.11: 15 000 000 — 20 000 000 ₽. Это делает СКУД одним из самых чувствительных элементов HR-инфраструктуры.
Что подготовить к моменту увольнения работника
- Карту обработки ПДн уволенного: КЭДО, СКУД, корпоративные сервисы, внешние подрядчики — со сроками хранения по каждому элементу.
- Договор поручения на обработку с КЭДО-оператором: проверить, что в нём прописаны архивное хранение и уничтожение по истечении сроков.
- Письменное согласие на обработку биометрии в СКУД — с отдельной фиксацией его отзыва или журнала уничтожения шаблона.
- Согласия на обработку ПДн в отдельном документе (для случаев, выходящих за пределы обязательного хранения).
- Журнал учёта обращений субъектов — уволенный работник вправе обратиться с требованием об уничтожении или предоставлении сведений об обработке его ПДн по ст. 20 ФЗ-152.
Шаг 4. Уничтожьте или обезличьте данные, не подлежащие архивному хранению
После увольнения необходимо разграничить две группы данных. Первая — данные, которые обязательны к хранению по закону: кадровые приказы, трудовой договор, документы по оплате труда (хранятся 75 лет). Вторая — данные, которые были нужны только в период работы: данные СКУД (включая биометрию), история авторизаций во внутренних системах, данные корпоративной почты за пределами законных оснований, фотографии для пропуска.
По ст. 21 ФЗ-152, при достижении цели обработки или при отзыве согласия оператор обязан уничтожить ПДн в срок, не превышающий 30 дней, если иное не установлено законом или договором. На практике оптимально прописать этот срок во внутреннем регламенте уничтожения ПДн — как элемент ОРД.
Уничтожение должно быть задокументировано. Акт уничтожения ПДн — обязательный элемент архива HR-департамента. Без акта при проверке РКН факт уничтожения доказать невозможно.
Если HRD не может подтвердить уничтожение данных уволенных актом — это основание для штрафа при проверке. Юристы DATUM соберут комплект ОРД HR-департамента, включая регламент уничтожения и формы актов.
Собрать ОРД под ключКак выглядит это на практике: два сценария для HRD
Сценарий 1. КЭДО с внешним оператором без договора поручения
Ситуация: компания из Сибирского ФО (весна 2026) использовала облачный КЭДО-сервис. Договор с сервисом был рамочным — без перечня действий с ПДн и без указания целей. После проверки по индикатору риска РКН установил, что компания фактически передала обработку ПДн без поручения. Доказательства: отсутствие приложения к договору с описанием обрабатываемых ПДн. Вероятный исход: протокол по ч. 1 ст. 13.11 КоАП, штраф 150 000 — 300 000 ₽. Стратегия: немедленно заключить дополнительное соглашение-поручение, описав перечень ПДн, цели, меры защиты, и уведомить РКН об изменении сведений по ст. 22 ФЗ-152.
Сценарий 2. Биометрия СКУД после увольнения сотрудника
Ситуация: производственное предприятие (Центральный ФО, осень 2025) не деактивировало биометрические шаблоны уволенных в СКУД. Данные хранились в базе ещё 8 месяцев после увольнения. Проверка инициирована после жалобы бывшего работника. Доказательства: логи базы СКУД, отсутствие согласия на хранение после увольнения. Вероятный исход: протокол по ч. 16 ст. 13.11 КоАП (обработка биометрии без соответствующего основания). Стратегия: внедрить регламент немедленного уничтожения биометрических шаблонов в день увольнения, добавить соответствующий пункт в приказ о прекращении трудового договора.
Сценарий 3. Запрос уволенного работника о предоставлении сведений об обработке
Ситуация: бывший работник (Северо-Западный ФО, начало 2026) направил запрос по ст. 20 ФЗ-152 о том, какие ПДн компания продолжает обрабатывать после увольнения. Компания не ответила в 10 рабочих дней. Работник направил жалобу в РКН. Доказательства: отсутствие ответа по ст. 20, отсутствие журнала учёта обращений. Вероятный исход: штраф по ч. 4 ст. 13.11 КоАП — 40 000 — 80 000 ₽. Стратегия: ввести журнал учёта обращений субъектов и назначить ответственного за обработку по ст. 22.1 ФЗ-152 с обязанностью отвечать на запросы.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — полная проверка HR-документации по 38 пунктам
- Комплект ОРД под ключ — согласия, регламенты, политика, акты уничтожения
- DPO-аутсорсинг — ответы на запросы субъектов и контроль соответствия
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025 в составе трудового договора или иного документа, остаются действительными — ФЗ-156 не имеет обратной силы. Переподписывать их не нужно. Новые согласия, получаемые с 01.09.2025, обязаны быть отдельным документом со всеми реквизитами по ст. 9 ФЗ-152. Если вы обновляете формы согласий для новых работников или для пересмотра условий — используйте только отдельный документ.
2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете при трудоустройстве?
По ст. 86 ТК РФ, работодатель вправе запрашивать только те ПДн, которые необходимы для исполнения трудового договора и соблюдения законов. Запрещено спрашивать о членстве в профсоюзах, политических взглядах, религиозных убеждениях, состоянии здоровья (кроме случаев, когда это требуется по закону для допуска к работе), семейном положении и наличии детей. Эти категории — специальные ПДн по ст. 10 ФЗ-152, их обработка без основания влечёт штраф по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе без согласия работников?
Да, при соблюдении двух условий: работники заранее уведомлены о видеонаблюдении (ст. 74 ТК РФ о введении новых условий труда), а камеры установлены исключительно в рабочих зонах, не в местах отдыха, раздевалках, туалетах. Видеозапись является обработкой биометрических ПДн только в случае, если используется для идентификации личности (СКУД на основе распознавания лиц). Обычная охранная камера без функции распознавания — общие ПДн, письменное согласие не требуется при надлежащем уведомлении.
4. Сколько хранить согласия работников после увольнения?
Согласие на обработку ПДн — кадровый документ. Срок хранения согласий работников, в том числе уволенных, составляет 75 лет в соответствии с Перечнем типовых документов (Приказ Росархива). При электронном хранении срок тот же. После истечения срока — уничтожение с составлением акта. Согласие на распространение ПДн по ст. 10.1 ФЗ-152 хранится столько же, сколько действовало основание для обработки.
5. Кто является оператором при использовании КЭДО от внешнего провайдера?
Оператором остаётся работодатель — он определяет цели и состав обработки ПДн. Внешний КЭДО-провайдер является лицом, осуществляющим обработку по поручению оператора, в соответствии с п. 3 ст. 6 ФЗ-152. Для легальности обработки необходим договор поручения с описанием перечня ПДн, действий, мер защиты и сроков уничтожения. Без такого договора провайдер обрабатывает ПДн без законного основания, и ответственность за это несёт работодатель как оператор.
6. Что делать, если уволенный работник потребовал уничтожить все его данные?
По ст. 21 ФЗ-152, требование субъекта об уничтожении подлежит удовлетворению, если обработка незаконна или цель достигнута. Однако данные, хранение которых обязательно по закону (кадровые приказы, трудовые договоры — 75 лет), уничтожению не подлежат даже по требованию субъекта. Работодатель обязан ответить субъекту в течение 10 рабочих дней, указав, какие данные уничтожены, а какие продолжают обрабатываться на законном основании и почему.
Итог
Электронные кадровые документы после увольнения — это пересечение трудового законодательства, 152-ФЗ и архивных требований. Основные риски: продолжение обработки биометрии СКУД без основания, КЭДО без договора поручения, отсутствие актов уничтожения данных и несоблюдение требований к согласиям по ФЗ-156. Каждый из этих рисков при проверке РКН конвертируется в штраф по ст. 13.11 КоАП — от 40 000 до 700 000 ₽ за отдельные нарушения.
Практика DATUM сопровождает HR-департаменты в приведении кадровой документации в соответствие с 152-ФЗ: от аудита до полного комплекта ОРД. Работаем с компаниями среднего и крупного бизнеса в любом регионе.
21 октября 2026 года