Доступ к видеозаписям: 5 уровней
Видеонаблюдение в офисе стало нормой для компаний любого масштаба. Проблема не в самих камерах, а в том, кто и на каком основании просматривает архив. Один необоснованный запрос к видеозаписи — и компания рискует протоколом РКН по ч. 1 или ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Инструкция описывает пять уровней доступа к видеозаписям, правовые основания для каждого, требования к согласию работников после 01.09.2025 и порядок оформления документации.
На каком основании компания вообще вправе вести видеонаблюдение за работниками?
Трудовой кодекс разрешает работодателю контролировать исполнение трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). Однако видеозапись — это обработка персональных данных по ст. 3 ФЗ-152. Если изображение применяется для идентификации конкретного человека (СКУД, распознавание лиц), оно становится биометрическими ПДн по ст. 11 ФЗ-152 и требует отдельного письменного согласия.
Для обычного видеонаблюдения (без распознавания) достаточно правового основания в виде исполнения трудового договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152) при условии, что работник уведомлён о факте съёмки. Факт уведомления фиксируется в локальном нормативном акте и подписью работника об ознакомлении. Если же система анализирует лица или голос — без письменного согласия на биометрию не обойтись.
С 01.09.2025 по ФЗ-156 любое согласие на обработку ПДн должно быть оформлено отдельным документом. Включать его в трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка или политику конфиденциальности нельзя.
Согласия на видеонаблюдение до сих пор в трудовом договоре?
После 01.09.2025 такие согласия не отвечают требованиям ФЗ-156 и создают основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП — до 700 000 ₽ за каждый факт обработки без надлежащего согласия. Юристы DATUM проведут аудит согласий по новым требованиям и подготовят отдельные документы для каждой категории обработки ПДн работников.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram
Шаг 1. Определите категорию видеосистемы и правовое основание
Первый шаг — классифицировать видеосистему по функции: простое наблюдение или идентификация. От этого зависит, какое правовое основание обработки нужно применить и требуется ли письменное согласие на биометрию.
- Простое наблюдение — камеры без распознавания лиц, запись хранится циклически. Правовое основание — ст. 22 ТК РФ и п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152 (исполнение трудового договора). Отдельное согласие не требуется, но необходимо уведомление работника в ЛНА и его подпись об ознакомлении.
- СКУД с распознаванием лиц или голоса — биометрия по ст. 11 ФЗ-152. Обязательно отдельное письменное согласие, оформленное по требованиям ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156. Хранить биометрию в коммерческой ИСПДн — допустимо; передача в ЕБС — регулируется ФЗ-572.
- Видеоаналитика и ИИ-системы — даже если лица не распознаются по базе, обработка поведенческих паттернов может квалифицироваться как обработка биометрических ПДн. Уточняйте у вендора, какие данные система обрабатывает фактически.
По итогу шага зафиксируйте тип системы в Политике обработки ПДн и в реестре информационных систем ПДн.
Шаг 2. Установите пять уровней доступа к видеоархиву
Уровни доступа — это организационная мера защиты по ст. 19 ФЗ-152. Каждый уровень описывает, кто, в каких целях и в какой форме вправе обращаться к видеозаписям. Зафиксировать уровни нужно в Положении о видеонаблюдении и в матрице ролей ИСПДн.
- Уровень 1 — Системный администратор (технический доступ)
- Настройка, обслуживание, устранение неисправностей. Просмотр записей — только в рамках технических задач, без сохранения копий. Доступ — по именованной учётной записи с журналированием всех действий.
- Уровень 2 — Служба безопасности (оперативный мониторинг)
- Наблюдение в реальном времени, реагирование на инциденты, запрос архивных записей по внутреннему протоколу. Каждый запрос к архиву фиксируется в журнале с указанием цели, временного диапазона и инициатора.
- Уровень 3 — HR-департамент (кадровые расследования)
- Доступ только по письменному запросу в службу безопасности при наличии основания: дисциплинарное расследование, проверка факта присутствия. Запись предоставляется в виде выборки по конкретному эпизоду, не в виде полного архива. HRD утверждает запрос; правовое основание — ст. 87 ТК РФ.
- Уровень 4 — Руководители подразделений (контроль исполнения обязанностей)
- Ограниченный доступ к записям по своему подразделению, только при наличии служебной записки с обоснованием и согласованием HRD. Руководитель не имеет прямого доступа к системе — запросы исполняет служба безопасности.
- Уровень 5 — Внешние пользователи (органы власти, суд, следствие)
- Передача записей — только по официальному запросу с реквизитами: орган, дело, период. Запрос регистрируется, копия хранится. Правовое основание — п. 3 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152 (судопроизводство) или специальные нормы.
Каждый из пяти уровней должен быть прописан в Положении о видеонаблюдении с перечнем должностей, целями доступа и порядком журналирования.
Шаг 3. Оформите обязательную документацию
Пять уровней доступа работают только при наличии документального фундамента. Без него любое обращение к видеоархиву — необеспеченная обработка ПДн.
Что подготовить
- Положение о видеонаблюдении: цели, перечень зон, сроки хранения, матрица уровней доступа — утверждается приказом руководителя.
- Уведомление РКН о видеонаблюдении как виде обработки ПДн (ст. 22 ФЗ-152) — если система не была включена при первичном уведомлении, подаётся уведомление об изменении сведений по Приказу РКН №180.
- Согласие работника на обработку биометрических ПДн — отдельный документ по ст. 9 и ст. 11 ФЗ-152, в редакции ФЗ-156 (с 01.09.2025). При использовании только обычной видеосъёмки без идентификации — уведомление об обработке ПДн в рамках трудовых отношений.
- Журнал запросов к видеоархиву: дата, инициатор, уровень доступа, цель, временной диапазон записи, результат.
- Приказ о назначении ответственного за организацию обработки ПДн (ст. 22.1 ФЗ-152) с отдельным указанием полномочий по видеосистеме.
Если компания использует КЭДО, данные о рабочем времени из видеосистемы и кадровые документы обрабатываются в разных ИСПДн. Смешивать их нельзя: ст. 5 ФЗ-152 запрещает объединять базы с несовместимыми целями. Оператором при использовании КЭДО остаётся работодатель — провайдер платформы действует по поручению на основании ст. 6 ч. 3 ФЗ-152.
Если в компании нет Положения о видеонаблюдении или журнала запросов к архиву — проверка РКН выявит это как нарушение ст. 18.1 ФЗ-152. Штраф по ч. 3 ст. 13.11 КоАП — до 60 000 ₽, по ч. 1 за незаконную обработку — до 300 000 ₽. Юристы DATUM соберут полный пакет ОРД под ключ, включая документы по видеонаблюдению.
Собрать ОРД под ключШаг 4. Установите сроки хранения и порядок уничтожения записей
ФЗ-152 обязывает уничтожать ПДн при достижении целей обработки (ст. 5). Для видеозаписей в трудовых отношениях «цель» — контроль исполнения обязанностей. Как только запись перестала быть нужна для этой цели, она должна быть уничтожена.
Типовые сроки хранения видеозаписей:
- Плановые записи без инцидентов — 30 календарных дней (циклическая перезапись).
- Записи, связанные с дисциплинарным расследованием, — до завершения расследования и истечения срока обжалования дисциплинарного взыскания (не более 1 года по ст. 193 ТК РФ).
- Записи, переданные в рамках уголовного или гражданского дела, — до вступления судебного акта в силу или до прекращения производства.
- Биометрические данные из СКУД — срок не может превышать срок действия согласия; при увольнении работника — уничтожение в течение 30 дней с даты прекращения трудового договора.
Факт уничтожения оформляется актом с указанием даты, перечня уничтоженных носителей или файлов, ответственного лица. Акт хранится 3 года.
Шаг 5. Проверьте соответствие после 01.09.2025
С 01.09.2025 ФЗ-156 ввёл требование об отдельном документе согласия. Это затрагивает все согласия, оформленные до этой даты в составе трудового договора, анкеты или правил внутреннего трудового распорядка.
Ранее выданные согласия переоформлять в обязательном порядке закон не требует — обратной силы у ФЗ-156 нет. Однако если компания продолжает обработку по таким согласиям, при проверке РКН инспектор вправе квалифицировать действующую обработку как осуществляемую без надлежащего основания. Безопаснее переоформить согласия при ближайшем взаимодействии с работниками — например, при плановом ознакомлении с ЛНА или актуализации кадровых документов.
Чек-лист проверки согласий по видеонаблюдению после 01.09.2025:
- Согласие — отдельный документ, не часть трудового договора или ПВТР.
- В согласии перечислены: наименование оператора, цель (видеонаблюдение в рамках трудовых отношений), категория ПДн (изображение / биометрия), конкретные действия (сбор, запись, хранение, просмотр), срок хранения, порядок отзыва.
- Если система распознаёт лица — в согласии явно указано «биометрические персональные данные».
- Согласие подписано собственноручно или квалифицированной электронной подписью.
Как это применяется на практике
Кейс 1. Торговая компания (Уральский ФО, осень 2025) установила СКУД с распознаванием лиц при реконструкции офиса. Согласия на биометрию были включены в трудовые договоры, заключённые до 01.09.2025. При плановой проверке РКН инспектор установил, что продолжающаяся обработка биометрии осуществляется без согласий, отвечающих новым требованиям ст. 9 ФЗ-152. Составлен протокол по ч. 2 ст. 13.11 КоАП. HRD-директор инициировала переоформление согласий в течение 10 рабочих дней до вынесения постановления, что было учтено как смягчающее обстоятельство.
Кейс 2. Производственное предприятие (Сибирский ФО, начало 2026) вело видеоархив без журнала запросов и без Положения о видеонаблюдении. По жалобе уволенного работника РКН провёл внеплановую проверку: установлено нарушение ст. 18.1 ФЗ-152 (отсутствие локальных актов) и ст. 87 ТК РФ (обработка ПДн без правового обоснования). Компания в статусе микропредприятия получила предупреждение по ст. 4.1.1 КоАП. Юридическое сопровождение позволило сформировать полный пакет ОРД до рассмотрения дела..
Типовые ситуации для HRD
Ситуация 1. Видеозаписи запросил следователь. Работодатель получил запрос следственного органа. Доказательства: запрос на официальном бланке с реквизитами дела. Вероятный исход: передача записей без согласия работника — законна по п. 3 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152. Стратегия: зарегистрировать запрос, предоставить только запрошенный период, зафиксировать передачу в журнале доступа к архиву.
Ситуация 2. Уволенный работник требует уничтожить видеозаписи с его участием. Ситуация: письменное требование по ст. 21 ФЗ-152. Доказательства: дата получения требования, категория ПДн. Вероятный исход: биометрию (СКУД) — уничтожить в течение 30 дней. Обычные видеозаписи — уничтожить, если срок хранения истёк. Стратегия: ответить на требование в течение 10 рабочих дней (ст. 20 ФЗ-152), документально подтвердить уничтожение актом.
Ситуация 3. Руководитель подразделения запросил прямой доступ к видеосистеме. Ситуация: руководитель настаивает на личном просмотре архива без согласования с HRD. Доказательства: матрица уровней доступа в Положении о видеонаблюдении. Вероятный исход: прямой доступ нарушает уровень 4 — руководитель не имеет прав на самостоятельный просмотр. Стратегия: отказать, предложить официальный запрос в службу безопасности через HRD, зафиксировать отказ письменно.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка согласий, ОРД и матрицы доступа к ПДн
- Комплект ОРД под ключ — Положение о видеонаблюдении, согласия, журналы, приказы
- DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонементе
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Обратной силы у ФЗ-156 нет: согласия, полученные до 01.09.2025, формально продолжают действовать. Однако если обработка продолжается после этой даты, а согласие включено в трудовой договор или иной составной документ, РКН при проверке вправе квалифицировать текущую обработку как осуществляемую без надлежащего основания. Практически безопаснее переоформить согласия при первой возможности — при ближайшем кадровом взаимодействии с работником или плановом ознакомлении с ЛНА.
2. Какие данные нельзя запрашивать в анкете кандидата?
Ст. 86 ТК РФ ограничивает обработку ПДн работника целями трудовых отношений. Нельзя запрашивать данные о религиозных и политических убеждениях, членстве в партиях, состоянии здоровья (кроме профессиональных противопоказаний), судимостях без специального разрешения. Сведения о семейном положении запрашиваются только в объёме, необходимом для предоставления льгот. Анкета не должна содержать полей, цель которых не связана с оценкой профессиональных качеств.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?
Да, при соблюдении трёх условий: работники уведомлены о наблюдении (подпись в ЛНА), наблюдение ведётся только в производственных зонах (не в санузлах, комнатах отдыха), цель зафиксирована в Политике обработки ПДн и Положении о видеонаблюдении. Если система распознаёт лица — дополнительно нужно письменное согласие на биометрические ПДн по ст. 11 ФЗ-152.
4. Сколько хранить согласия после увольнения?
Согласие работника на обработку ПДн входит в личное дело. Согласно нормативным требованиям к хранению кадровых документов, личные дела хранятся 75 лет (для документов, созданных до 2003 года — постоянно). Само по себе согласие как документ сохраняется весь этот срок даже после увольнения. При этом фактическая обработка ПДн по этому согласию прекращается и данные уничтожаются в сроки, установленные Положением об обработке ПДн.
5. Кто оператор при использовании КЭДО?
Оператором ПДн при использовании системы кадрового электронного документооборота остаётся работодатель — юридическое лицо. Провайдер КЭДО-платформы действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора, на основании ч. 3 ст. 6 ФЗ-152. Договор-поручение должен содержать обязательные условия: перечень действий, цели, обязанность обеспечения конфиденциальности, запрет на передачу третьим лицам, условие об уничтожении ПДн по истечении поручения. Ответственность перед РКН и субъектами — на операторе.
6. Что делать, если работник отзывает согласие на видеонаблюдение?
По ст. 9 ФЗ-152 субъект вправе отозвать согласие в любой момент. При отзыве оператор обязан прекратить обработку или обеспечить её законность на ином основании. В трудовых отношениях обычное видеонаблюдение может продолжаться на основании ст. 22 ТК РФ (контроль исполнения обязанностей) без согласия — но только если работник уведомлён о факте наблюдения. Биометрическая обработка (СКУД с распознаванием лиц) при отзыве согласия подлежит прекращению: альтернативного основания для неё нет. Ответить на требование об отзыве — 10 рабочих дней (ст. 20 ФЗ-152).
Итог
Пять уровней доступа к видеозаписям — это не административная формальность, а обязательный элемент системы защиты ПДн по ст. 19 ФЗ-152. Без зафиксированной матрицы доступа, журнала запросов к архиву и актуальных согласий работников компания несёт риск по ч. 1, ч. 2 и ч. 3 ст. 13.11 КоАП суммарно до 1 060 000 ₽ за одну проверку. После 01.09.2025 требования к согласиям изменились: ФЗ-156 требует отдельного документа для каждого вида обработки.
Юристы DATUM специализируются на защите персональных данных в HR-департаментах: аудит согласий, разработка Положения о видеонаблюдении, полный пакет ОРД по ст. 18.1 ФЗ-152, сопровождение проверок РКН в кадровом блоке.
3 июня 2026 года
Остались вопросы по вашей ситуации?
Юрист DATUM изучит ваш случай по 152-ФЗ и ответит в течение 2 часов в рабочее время. Первая консультация — бесплатно.