Доступ к видеозаписям: 5 уровней
Видеонаблюдение в офисе стало нормой для компаний любого масштаба. Проблема не в самих камерах, а в том, кто и на каком основании просматривает архив. Один необоснованный запрос к видеозаписи — и компания рискует протоколом РКН по ч. 1 или ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Инструкция описывает пять уровней доступа к видеозаписям, правовые основания для каждого, требования к согласию работников после 01.09.2025 и порядок оформления документации.
На каком основании компания вообще вправе вести видеонаблюдение за работниками?
Трудовой кодекс разрешает работодателю контролировать исполнение трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). Однако видеозапись — это обработка персональных данных по ст. 3 ФЗ-152. Если изображение применяется для идентификации конкретного человека (СКУД, распознавание лиц), оно становится биометрическими ПДн по ст. 11 ФЗ-152 и требует отдельного письменного согласия.
Для обычного видеонаблюдения (без распознавания) достаточно правового основания в виде исполнения трудового договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152) при условии, что работник уведомлён о факте съёмки. Факт уведомления фиксируется в локальном нормативном акте и подписью работника об ознакомлении. Если же система анализирует лица или голос — без письменного согласия на биометрию не обойтись.
С 01.09.2025 по ФЗ-156 любое согласие на обработку ПДн должно быть оформлено отдельным документом. Включать его в трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка или политику конфиденциальности нельзя.
Согласия на видеонаблюдение до сих пор в трудовом договоре?
После 01.09.2025 такие согласия не отвечают требованиям ФЗ-156 и создают основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП — до 700 000 ₽ за каждый факт обработки без надлежащего согласия. Юристы DATUM проведут аудит согласий по новым требованиям и подготовят отдельные документы для каждой категории обработки ПДн работников.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru · Telegram
Шаг 1. Определите категорию видеосистемы и правовое основание
Первый шаг — классифицировать видеосистему по функции: простое наблюдение или идентификация. От этого зависит, какое правовое основание обработки нужно применить и требуется ли письменное согласие на биометрию.
- Простое наблюдение — камеры без распознавания лиц, запись хранится циклически. Правовое основание — ст. 22 ТК РФ и п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152 (исполнение трудового договора). Отдельное согласие не требуется, но необходимо уведомление работника в ЛНА и его подпись об ознакомлении.
- СКУД с распознаванием лиц или голоса — биометрия по ст. 11 ФЗ-152. Обязательно отдельное письменное согласие, оформленное по требованиям ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156. Хранить биометрию в коммерческой ИСПДн — допустимо; передача в ЕБС — регулируется ФЗ-572.
- Видеоаналитика и ИИ-системы — даже если лица не распознаются по базе, обработка поведенческих паттернов может квалифицироваться как обработка биометрических ПДн. Уточняйте у вендора, какие данные система обрабатывает фактически.
По итогу шага зафиксируйте тип системы в Политике обработки ПДн и в реестре информационных систем ПДн.
Шаг 2. Установите пять уровней доступа к видеоархиву
Уровни доступа — это организационная мера защиты по ст. 19 ФЗ-152. Каждый уровень описывает, кто, в каких целях и в какой форме вправе обращаться к видеозаписям. Зафиксировать уровни нужно в Положении о видеонаблюдении и в матрице ролей ИСПДн.
- Уровень 1 — Системный администратор (технический доступ)
- Настройка, обслуживание, устранение неисправностей. Просмотр записей — только в рамках технических задач, без сохранения копий. Доступ — по именованной учётной записи с журналированием всех действий.
- Уровень 2 — Служба безопасности (оперативный мониторинг)
- Наблюдение в реальном времени, реагирование на инциденты, запрос архивных записей по внутреннему протоколу. Каждый запрос к архиву фиксируется в журнале с указанием цели, временного диапазона и инициатора.
- Уровень 3 — HR-департамент (кадровые расследования)
- Доступ только по письменному запросу в службу безопасности при наличии основания: дисциплинарное расследование, проверка факта присутствия. Запись предоставляется в виде выборки по конкретному эпизоду, не в виде полного архива. HRD утверждает запрос; правовое основание — ст. 87 ТК РФ.
- Уровень 4 — Руководители подразделений (контроль исполнения обязанностей)
- Ограниченный доступ к записям по своему подразделению, только при наличии служебной записки с обоснованием и согласованием HRD. Руководитель не имеет прямого доступа к системе — запросы исполняет служба безопасности.
- Уровень 5 — Внешние пользователи (органы власти, суд, следствие)
- Передача записей — только по официальному запросу с реквизитами: орган, дело, период. Запрос регистрируется, копия хранится. Правовое основание — п. 3 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152 (судопроизводство) или специальные нормы.
Каждый из пяти уровней должен быть прописан в Положении о видеонаблюдении с перечнем должностей, целями доступа и порядком журналирования.
Шаг 3. Оформите обязательную документацию
Пять уровней доступа работают только при наличии документального фундамента. Без него любое обращение к видеоархиву — необеспеченная обработка ПДн.
Что подготовить
- Положение о видеонаблюдении: цели, перечень зон, сроки хранения, матрица уровней доступа — утверждается приказом руководителя.
- Уведомление РКН о видеонаблюдении как виде обработки ПДн (ст. 22 ФЗ-152) — если система не была включена при первичном уведомлении, подаётся уведомление об изменении сведений по Приказу РКН №180.
- Согласие работника на обработку биометрических ПДн — отдельный документ по ст. 9 и ст. 11 ФЗ-152, в редакции ФЗ-156 (с 01.09.2025). При использовании только обычной видеосъёмки без идентификации — уведомление об обработке ПДн в рамках трудовых отношений.
- Журнал запросов к видеоархиву: дата, инициатор, уровень доступа, цель, временной диапазон записи, результат.
- Приказ о назначении ответственного за организацию обработки ПДн (ст. 22.1 ФЗ-152) с отдельным указанием полномочий по видеосистеме.
Если компания использует КЭДО, данные о рабочем времени из видеосистемы и кадровые документы обрабатываются в разных ИСПДн. Смешивать их нельзя: ст. 5 ФЗ-152 запрещает объединять базы с несовместимыми целями. Оператором при использовании КЭДО остаётся работодатель — провайдер платформы действует по поручению на основании ст. 6 ч. 3 ФЗ-152.
Если в компании нет Положения о видеонаблюдении или журнала запросов к архиву — проверка РКН выявит это как нарушение ст. 18.1 ФЗ-152. Штраф по ч. 3 ст. 13.11 КоАП — до 60 000 ₽, по ч. 1 за незаконную обработку — до 300 000 ₽. Юристы DATUM соберут полный пакет ОРД под ключ, включая документы по видеонаблюдению.
Собрать ОРД под ключШаг 4. Установите сроки хранения и порядок уничтожения записей
ФЗ-152 обязывает уничтожать ПДн при достижении целей обработки (ст. 5). Для видеозаписей в трудовых отношениях «цель» — контроль исполнения обязанностей. Как только запись перестала быть нужна для этой цели, она должна быть уничтожена.
Типовые сроки хранения видеозаписей:
- Плановые записи без инцидентов — 30 календарных дней (циклическая перезапись).
- Записи, связанные с дисциплинарным расследованием, — до завершения расследования и истечения срока обжалования дисциплинарного взыскания (не более 1 года по ст. 193 ТК РФ).
- Записи, переданные в рамках уголовного или гражданского дела, — до вступления судебного акта в силу или до прекращения производства.
- Биометрические данные из СКУД — срок не может превышать срок действия согласия; при увольнении работника — уничтожение в течение 30 дней с даты прекращения трудового договора.
Факт уничтожения оформляется актом с указанием даты, перечня уничтоженных носителей или файлов, ответственного лица. Акт хранится 3 года.
Шаг 5. Проверьте соответствие после 01.09.2025
С 01.09.2025 ФЗ-156 ввёл требование об отдельном документе согласия. Это затрагивает все согласия, оформленные до этой даты в составе трудового договора, анкеты или правил внутреннего трудового распорядка.
Ранее выданные согласия переоформлять в обязательном порядке закон не требует — обратной силы у ФЗ-156 нет. Однако если компания продолжает обработку по таким согласиям, при проверке РКН инспектор вправе квалифицировать действующую обработку как осуществляемую без надлежащего основания. Безопаснее переоформить согласия при ближайшем взаимодействии с работниками — например, при плановом ознакомлении с ЛНА или актуализации кадровых документов.
Чек-лист проверки согласий по видеонаблюдению после 01.09.2025:
- Согласие — отдельный документ, не часть трудового договора или ПВТР.
- В согласии перечислены: наименование оператора, цель (видеонаблюдение в рамках трудовых отношений), категория ПДн (изображение / биометрия), конкретные действия (сбор, запись, хранение, просмотр), срок хранения, порядок отзыва.
- Если система распознаёт лица — в согласии явно указано «биометрические персональные данные».
- Согласие подписано собственноручно или квалифицированной электронной подписью.
Как это применяется на практике
Кейс 1. Торговая компания (Уральский ФО, осень 2025) установила СКУД с распознаванием лиц при реконструкции офиса. Согласия на биометрию были включены в трудовые договоры, заключённые до 01.09.2025. При плановой проверке РКН инспектор установил, что продолжающаяся обработка биометрии осуществляется без согласий, отвечающих новым требованиям ст. 9 ФЗ-152. Составлен протокол по ч. 2 ст. 13.11 КоАП. HRD-директор инициировала переоформление согласий в течение 10 рабочих дней до вынесения постановления, что было учтено как смягчающее обстоятельство.
Кейс 2. Производственное предприятие (Сибирский ФО, начало 2026) вело видеоархив без журнала запросов и без Положения о видеонаблюдении. По жалобе уволенного работника РКН провёл внеплановую проверку: установлено нарушение ст. 18.1 ФЗ-152 (отсутствие локальных актов) и ст. 87 ТК РФ (обработка ПДн без правового обоснования). Компания в статусе микропредприятия получила предупреждение по ст. 4.1.1 КоАП. Юридическое сопровождение позволило сформировать полный пакет ОРД до рассмотрения дела. ⚠️ Конкретный номер дела и точная дата — менеджер уточняет при публикации.
Типовые ситуации для HRD
Ситуация 1. Видеозаписи запросил следователь. Работодатель получил запрос следственного органа. Доказательства: запрос на официальном бланке с реквизитами дела. Вероятный исход: передача записей без согласия работника — законна по п. 3 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152. Стратегия: зарегистрировать запрос, предоставить только запрошенный период, зафиксировать передачу в журнале доступа к архиву.
Ситуация 2. Уволенный работник требует уничтожить видеозаписи с его участием. Ситуация: письменное требование по ст. 21 ФЗ-152. Доказательства: дата получения требования, категория ПДн. Вероятный исход: биометрию (СКУД) — уничтожить в течение 30 дней. Обычные видеозаписи — уничтожить, если срок хранения истёк. Стратегия: ответить на требование в течение 10 рабочих дней (ст. 20 ФЗ-152), документально подтвердить уничтожение актом.
Ситуация 3. Руководитель подразделения запросил прямой доступ к видеосистеме. Ситуация: руководитель настаивает на личном просмотре архива без согласования с HRD. Доказательства: матрица уровней доступа в Положении о видеонаблюдении. Вероятный исход: прямой доступ нарушает уровень 4 — руководитель не имеет прав на самостоятельный просмотр. Стратегия: отказать, предложить официальный запрос в службу безопасности через HRD, зафиксировать отказ письменно.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка согласий, ОРД и матрицы доступа к ПДн
- Комплект ОРД под ключ — Положение о видеонаблюдении, согласия, журналы, приказы
- DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонементе
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Обратной силы у ФЗ-156 нет: согласия, полученные до 01.09.2025, формально продолжают действовать. Однако если обработка продолжается после этой даты, а согласие включено в трудовой договор или иной составной документ, РКН при проверке вправе квалифицировать текущую обработку как осуществляемую без надлежащего основания. Практически безопаснее переоформить согласия при первой возможности — при ближайшем кадровом взаимодействии с работником или плановом ознакомлении с ЛНА.
2. Какие данные нельзя запрашивать в анкете кандидата?
Ст. 86 ТК РФ ограничивает обработку ПДн работника целями трудовых отношений. Нельзя запрашивать данные о религиозных и политических убеждениях, членстве в партиях, состоянии здоровья (кроме профессиональных противопоказаний), судимостях без специального разрешения. Сведения о семейном положении запрашиваются только в объёме, необходимом для предоставления льгот. Анкета не должна содержать полей, цель которых не связана с оценкой профессиональных качеств.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?
Да, при соблюдении трёх условий: работники уведомлены о наблюдении (подпись в ЛНА), наблюдение ведётся только в производственных зонах (не в санузлах, комнатах отдыха), цель зафиксирована в Политике обработки ПДн и Положении о видеонаблюдении. Если система распознаёт лица — дополнительно нужно письменное согласие на биометрические ПДн по ст. 11 ФЗ-152.
4. Сколько хранить согласия после увольнения?
Согласие работника на обработку ПДн входит в личное дело. Согласно нормативным требованиям к хранению кадровых документов, личные дела хранятся 75 лет (для документов, созданных до 2003 года — постоянно). Само по себе согласие как документ сохраняется весь этот срок даже после увольнения. При этом фактическая обработка ПДн по этому согласию прекращается и данные уничтожаются в сроки, установленные Положением об обработке ПДн.
5. Кто оператор при использовании КЭДО?
Оператором ПДн при использовании системы кадрового электронного документооборота остаётся работодатель — юридическое лицо. Провайдер КЭДО-платформы действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора, на основании ч. 3 ст. 6 ФЗ-152. Договор-поручение должен содержать обязательные условия: перечень действий, цели, обязанность обеспечения конфиденциальности, запрет на передачу третьим лицам, условие об уничтожении ПДн по истечении поручения. Ответственность перед РКН и субъектами — на операторе.
6. Что делать, если работник отзывает согласие на видеонаблюдение?
По ст. 9 ФЗ-152 субъект вправе отозвать согласие в любой момент. При отзыве оператор обязан прекратить обработку или обеспечить её законность на ином основании. В трудовых отношениях обычное видеонаблюдение может продолжаться на основании ст. 22 ТК РФ (контроль исполнения обязанностей) без согласия — но только если работник уведомлён о факте наблюдения. Биометрическая обработка (СКУД с распознаванием лиц) при отзыве согласия подлежит прекращению: альтернативного основания для неё нет. Ответить на требование об отзыве — 10 рабочих дней (ст. 20 ФЗ-152).
Итог
Пять уровней доступа к видеозаписям — это не административная формальность, а обязательный элемент системы защиты ПДн по ст. 19 ФЗ-152. Без зафиксированной матрицы доступа, журнала запросов к архиву и актуальных согласий работников компания несёт риск по ч. 1, ч. 2 и ч. 3 ст. 13.11 КоАП суммарно до 1 060 000 ₽ за одну проверку. После 01.09.2025 требования к согласиям изменились: ФЗ-156 требует отдельного документа для каждого вида обработки.
Юристы DATUM специализируются на защите персональных данных в HR-департаментах: аудит согласий, разработка Положения о видеонаблюдении, полный пакет ОРД по ст. 18.1 ФЗ-152, сопровождение проверок РКН в кадровом блоке.
3 июня 2026 года