Документы, которые нельзя оформлять через КЭДО
С момента легализации КЭДО в ТК РФ (ст. 22.1–22.3 ТК РФ, введены ФЗ-407 от 22.11.2021) HR-департаменты массово переносят кадровое делопроизводство в электронный формат. Однако два слоя ограничений — трудовое право и законодательство о персональных данных — сужают перечень документов, которые можно безопасно вести через КЭДО. Эта инструкция разбирает каждый тип ограниченного документа, объясняет норму и описывает, что конкретно нужно переделать.
Что проверить до чтения инструкции
- Есть ли у компании утверждённый локальный нормативный акт о КЭДО с перечнем документов, переведённых в электронный формат.
- Оформлено ли согласие работника на обработку ПДн отдельным документом (не в трудовом договоре и не в соглашении о КЭДО).
- Какие документы с ПДн обрабатывает КЭДО-платформа и кто является оператором.
- Заключён ли договор-поручение с провайдером КЭДО по ст. 6 п. 3 ФЗ-152.
- Актуализированы ли согласия для СКУД с биометрическим модулем.
Какие документы ТК РФ прямо запрещает переводить в электронный формат?
Статья 22.1 ТК РФ допускает КЭДО, но ст. 22.2 ТК РФ устанавливает исключения. Вне зависимости от того, какую платформу использует работодатель, следующие документы оформляются только на бумаге с собственноручной подписью.
Первая группа — документы об условиях труда и охране здоровья. Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1) и все сопутствующие материалы расследования должны быть на бумаге: они служат доказательством в суде и направляются в ФСС. Инструктажи по охране труда с личной подписью работника также остаются бумажными: отсутствие подписи исключает работодателя из числа лиц, исполнивших требование ст. 212 ТК РФ.
Вторая группа — трудовые книжки. Работники, не подавшие заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), сохраняют бумажную. Работодатель не вправе в одностороннем порядке прекратить ведение бумажной книжки. Переход на ЭТК — только по заявлению работника, и это заявление само является бумажным первичным документом.
Третья группа — документы по воинскому учёту. Личная карточка воинского учёта (форма Т-2 в части воинского учёта) ведётся на бумаге по требованиям Положения о воинском учёте. Работодатель направляет сведения в военный комиссариат в бумажном виде и хранит карточки в картотеке.
В КЭДО попали документы, которые там быть не должны?
HRD нередко узнаёт об этом в момент проверки: Роскомнадзор или трудовая инспекция запрашивают бумажные оригиналы, которые не существуют. На восстановление комплекта документов уходят недели, а штраф уже выписан. Специалисты DATUM проводят аудит кадрового документооборота по чек-листу из 38 пунктов и разграничивают, какие документы переведены правомерно, а какие подлежат возврату на бумагу.
Заказать аудит 152-ФЗОтветим за 2 часа · +7 (983) 510-38-76 · info@vitveteam.ru
Почему согласие на обработку ПДн нельзя включать в КЭДО-документ?
До 01.09.2025 работодатели встраивали согласие на обработку персональных данных в текст трудового договора, дополнительного соглашения или соглашения о КЭДО. ФЗ-156 от 24.06.2025 изменил ч. 1 ст. 9 ФЗ-152: согласие теперь оформляется отдельным документом и не может объединяться ни с каким другим.
Это означает: если компания передаёт работнику соглашение о подключении к КЭДО и включает в него пункт «Работник даёт согласие на обработку ПДн в рамках КЭДО», такое согласие юридически ничтожно с 01.09.2025. Обработка ПДн на основании ничтожного согласия квалифицируется по ч. 2 ст. 13.11 КоАП — штраф для юрлица от 300 000 до 700 000 ₽.
Обязательные реквизиты отдельного согласия по ст. 9 ФЗ-152: ФИО субъекта, контактные данные, наименование и реквизиты оператора, цель обработки, перечень ПДн, перечень действий, срок действия, способ отзыва. Отсутствие любого реквизита также влечёт признание согласия несоответствующим требованиям — и тот же состав нарушения.
Важное уточнение по обратной силе: ФЗ-156 не требует переоформлять согласия, полученные до 01.09.2025. Но с этой даты все новые согласия — только отдельным документом. Это касается как новых работников, так и дополнительных оснований обработки ПДн действующих работников (расширение цели, добавление категорий данных).
Шаг 1. Составьте реестр кадровых документов и разбейте по трём категориям
Составьте таблицу всех кадровых документов, которые сейчас оформляются в компании. Каждому документу присвойте одну из трёх категорий.
Категория А — только бумага. Сюда входят: акты о несчастных случаях, журналы инструктажей по охране труда, карточки воинского учёта, бумажные трудовые книжки работников, не перешедших на ЭТК, медицинские заключения и направления. Эти документы не переводятся в КЭДО ни при каких условиях.
Категория Б — только отдельным документом, вне КЭДО-соглашения. Сюда входят согласия на обработку ПДн по ст. 9 ФЗ-152. Они могут быть бумажными или электронными (с УКЭП или УНЭП работника), но не могут быть частью другого документа, включая соглашение о КЭДО.
Категория В — допустимо в КЭДО. Приказы о приёме, переводе, увольнении, графики отпусков, табели учёта рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, не включённые в категории А и Б, при наличии соглашения о КЭДО с работником.
Шаг 2. Проверьте, является ли КЭДО-платформа обработчиком ПДн по поручению
КЭДО-платформа (1С:Кабинет сотрудника, СБИС, HRlink, Контур.КЭДО и аналоги) обрабатывает ПДн работников: ФИО, должность, ИНН, СНИЛС, банковские реквизиты, контактные данные. По ст. 6 п. 3 ФЗ-152 оператор вправе поручить обработку третьему лицу на основании договора.
Проверьте договор с провайдером КЭДО: в нём должны быть зафиксированы цели обработки, перечень ПДн, действия с данными, обязанность провайдера соблюдать конфиденциальность и уничтожить данные после прекращения договора. Отсутствие договора-поручения — нарушение ст. 6 ФЗ-152 и основание для претензий РКН при проверке.
Дополнительно: если провайдер хранит данные на серверах за пределами России, возникает вопрос локализации по ч. 5 ст. 18 ФЗ-152. Первичная запись, систематизация и хранение ПДн граждан РФ должны осуществляться в базах данных на территории России.
Шаг 3. Переоформите согласия на обработку ПДн в самостоятельные документы
Для всех работников, принятых с 01.09.2025, согласие на обработку ПДн оформляется отдельным документом при трудоустройстве — до подписания трудового договора или одновременно с ним, но не в его составе.
Для работников, принятых до 01.09.2025 и давших согласие в составе трудового договора: ФЗ-156 не обязывает переоформлять ранее полученные согласия. Однако если компания расширяет цель или перечень обрабатываемых данных (например, подключает новую КЭДО-платформу или СКУД с биометрией), новое согласие оформляется уже по новым правилам — отдельным документом.
Структура отдельного согласия для HR-цели: указать оператора (полное наименование, ИНН, адрес), субъекта, цель (например, «кадровый учёт и расчёт заработной платы»), перечень ПДн (ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес регистрации, контактные данные, сведения об образовании, трудовой стаж, реквизиты банковского счёта), перечень действий (сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача работодателю-аффилиату или провайдеру КЭДО по поручению, обезличивание, блокирование, уничтожение), срок действия (например, «в течение трудовых отношений и 75 лет после их прекращения»), способ отзыва (письменное заявление работника).
Если HRD обнаружил, что согласия работников включены в трудовые договоры или соглашения о КЭДО — до следующей проверки РКН каждый такой документ создаёт основание для штрафа по ч. 2 ст. 13.11 КоАП (до 700 000 ₽). Специалисты DATUM соберут пакет согласий по требованиям ФЗ-156 и проведут аудит ОРД HR-департамента.
Собрать ОРД под ключШаг 4. Разберитесь с биометрией СКУД: отдельное согласие по ст. 11 ФЗ-152
Биометрические персональные данные — отдельная категория по ст. 11 ФЗ-152. Если СКУД в офисе использует распознавание лица или отпечатка пальца, работодатель обязан получить письменное согласие каждого работника на обработку биометрии. Это согласие не может быть частью трудового договора или соглашения о КЭДО — оно оформляется отдельно по тем же правилам ст. 9 ФЗ-152.
Работник вправе отказаться дать согласие на биометрию СКУД — и работодатель обязан обеспечить ему иной способ прохода. Принудительное условие «нет согласия — нет доступа в офис» при отсутствии альтернативы расценивается как понуждение к согласию и нарушает принцип добровольности ст. 9 ФЗ-152.
Если СКУД использует только карты доступа или PIN-коды без биометрии — ст. 11 ФЗ-152 не применяется. Но номер карты доступа, привязанный к конкретному работнику, остаётся персональными данными и требует включения в политику обработки ПДн.
Шаг 5. Проверьте анкеты кандидатов: какие данные запрашивать нельзя
Статья 86 ТК РФ устанавливает принцип: работодатель вправе запрашивать только те ПДн, которые необходимы для трудовых отношений. Статья 87 ТК РФ обязывает определить порядок хранения и использования ПДн работников в локальном нормативном акте.
Анкета кандидата не должна содержать вопросов о: семейном положении и составе семьи (кроме случаев, когда это влияет на льготы), вероисповедании и политических взглядах (специальные категории ПДн по ст. 10 ФЗ-152), состоянии здоровья сверх требований медосмотра по должности, национальной или расовой принадлежности, судимостях — если должность не предполагает ограничений по ст. 351.1 ТК РФ.
Сбор избыточных данных нарушает принцип минимальности ст. 5 ФЗ-152 и может квалифицироваться по ч. 1 ст. 13.11 КоАП — штраф для юрлица от 150 000 до 300 000 ₽. Если данные относятся к специальным категориям (ст. 10 ФЗ-152) — состав тяжелее.
Анкета в КЭДО не решает проблему: перевод формы в электронный формат не легализует запрос запрещённых данных. Платформа КЭДО фиксирует факт сбора, и при проверке РКН эти данные будут обнаружены в базе оператора.
Типичные ситуации, с которыми сталкиваются HR-директора
Ситуация 1. Производственная компания (Уральский ФО, осень 2025) перевела всё кадровое делопроизводство на КЭДО-платформу, включая журналы инструктажей по охране труда. После несчастного случая с работником трудовая инспекция запросила бумажные журналы с подписями. Электронные записи не были приняты как доказательство проведения инструктажа. Работодатель получил предписание и штраф по трудовому законодательству, плюс компания не смогла в полной мере защититься от иска работника о возмещении вреда здоровью.
Ситуация 2. Торговая сеть (Центральный ФО, начало 2026) включила согласие на обработку ПДн в соглашение о подключении к КЭДО. При плановой проверке РКН инспектор квалифицировал это как нарушение ч. 2 ст. 13.11 КоАП в редакции с 30.05.2025 — штраф в сотни тысяч рублей. Компания оспорила постановление, ссылаясь на то, что согласие было получено до 01.09.2025. Арбитражный суд региона принял во внимание дату заключения соглашения и снизил размер санкции, применив смягчающие обстоятельства, однако нарушение признал установленным.
Услуги DATUM по теме
- Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка кадровых документов по чек-листу из 38 пунктов
- Комплект ОРД под ключ — согласия, политика, приказы, регламенты для HR-департамента
- DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентском обслуживании
Частые вопросы
1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?
Согласия, полученные до 01.09.2025, обратной силы ФЗ-156 не имеют: переоформлять их не требуется, если цель и перечень данных не изменились. Но если компания с 01.09.2025 расширяет цель обработки, подключает новую платформу или добавляет новые категории ПДн — новое согласие оформляется уже по правилам ст. 9 ФЗ-152 в редакции ФЗ-156: отдельным документом, не включённым в трудовой договор или соглашение о КЭДО.
2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете кандидата?
По ст. 86 ТК РФ и принципу минимальности ст. 5 ФЗ-152 запрещено запрашивать данные, не связанные с трудовыми отношениями. Недопустимо включать в анкету вопросы о вероисповедании, политических взглядах, национальности, состоянии здоровья сверх профессиональных требований, семейном положении (без связи с льготами), судимости — если должность не относится к ограниченным по ст. 351.1 ТК РФ. Сбор таких данных нарушает ч. 1 ст. 13.11 КоАП (штраф 150 000–300 000 ₽ для юрлица) или — при спецкатегориях — более тяжкие составы.
3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?
Видеозапись лица работника относится к биометрическим ПДн по ст. 11 ФЗ-152, если используется для идентификации личности. Если видеонаблюдение ведётся в целях безопасности без идентификации (без привязки записи к конкретному работнику) — биометрический режим не возникает, но работники должны быть уведомлены об обработке их ПДн, а соответствующая цель — включена в политику конфиденциальности по ст. 18.1 ФЗ-152. Работодатель также обязан разместить предупреждающие таблички о ведении видеозаписи.
4. Сколько хранить согласия после увольнения работника?
Согласие на обработку ПДн хранится в течение срока, указанного в самом согласии, но не менее срока хранения документа, для которого оно получено. Личные дела работников хранятся 75 лет (типовой срок по перечням архивных документов). Соответственно, согласие, полученное для ведения личного дела, хранится столько же. Уничтожение согласия раньше установленного срока — нарушение ст. 5 ФЗ-152 (принцип не дольше необходимого трактуется с учётом сроков хранения по законодательству об архивном деле).
5. Кто является оператором ПДн при использовании КЭДО?
Оператором остаётся работодатель — он определяет цели и состав обрабатываемых ПДн, несёт ответственность перед Роскомнадзором и работниками. Провайдер КЭДО-платформы является лицом, осуществляющим обработку по поручению оператора (ст. 6 п. 3 ФЗ-152). Это означает: договор с провайдером должен содержать обязательства по конфиденциальности и уничтожению данных, а уведомление РКН об обработке ПДн (ст. 22 ФЗ-152) подаёт работодатель, а не платформа.
6. Что делать, если КЭДО-провайдер хранит данные на зарубежных серверах?
По ч. 5 ст. 18 ФЗ-152 первичная запись, систематизация и хранение ПДн граждан РФ осуществляются в базах данных на территории России. Если КЭДО-платформа хранит данные только за рубежом — это нарушение требования локализации, штраф по ч. 8 ст. 13.11 КоАП составляет от 1 000 000 до 6 000 000 ₽. Необходимо потребовать от провайдера подтверждения локализации либо перейти на платформу с российским дата-центром.
Итог
Перевод кадрового документооборота в КЭДО не устраняет ограничения трудового права и законодательства о ПДн: часть документов остаётся бумажной по требованиям ТК РФ, а согласия на обработку ПДн с 01.09.2025 оформляются отдельным документом вне любого другого. Ошибки в разграничении создают риски одновременно со стороны трудовой инспекции и Роскомнадзора.
Специалисты DATUM сопровождают HR-департаменты при переходе на КЭДО, формируют комплект ОРД по требованиям ФЗ-152 и ТК РФ, проводят аудит кадровых документов и согласий, консультируют по биометрии СКУД и локализации данных провайдера платформы.
23 февраля 2028 года