Дети в анкете: спорно

Работодатели традиционно включают в анкеты вопросы о семейном положении и детях: для кадрового учёта, льгот, оформления «детских» выплат. Между тем каждый такой вопрос потенциально нарушает сразу несколько норм — ст. 86 ТК РФ (запрет избыточных ПДн), ст. 9 ФЗ-152 (требование к согласию) и принцип минимизации из ст. 5 ФЗ-152. После ФЗ-156 и реформы ст. 13.11 КоАП (ФЗ-420, с 30.05.2025) цена ошибки выросла кратно. Эта инструкция разбирает: когда данные о детях законны, как оформить согласие правильно и что проверить в действующем пакете ОРД.

Шаг 1. Определите, зачем вам нужны данные о детях

Первое, что нужно сделать HRD, — сформулировать конкретную цель обработки. Ст. 5 ФЗ-152 требует, чтобы цель была определена до начала сбора, а объём данных ей соответствовал. «Кадровый учёт» как цель сам по себе не легитимирует сбор данных о детях — нужна более конкретная привязка.

Законные цели, при которых данные о детях оправданы:

• Предоставление стандартного налогового вычета по ст. 218 НК РФ — работодатель обязан знать количество детей и их возраст.
• Назначение ежемесячного пособия по уходу за ребёнком (ФСС / СФР) — требуется свидетельство о рождении.
• Оформление дополнительных отпусков по ст. 263 ТК РФ для работников с детьми-инвалидами.
• Исполнение коллективного договора — если в нём предусмотрены льготы для многодетных.

Если ни одна из этих целей не актуальна — строка «дети» в анкете избыточна. Её наличие нарушает принцип минимизации (ст. 5 ФЗ-152) и создаёт основание для предписания РКН.

Шаг 2. Проверьте, кто субъект — работник или его ребёнок

Это ключевое разграничение, которое часто игнорируют. Когда работник сообщает ФИО, дату рождения и свидетельство о рождении ребёнка — он передаёт данные третьего лица, не являющегося стороной трудовых отношений. Ребёнок — отдельный субъект ПДн по ст. 3 ФЗ-152.

Последствия для HR:

• Основание для обработки ПДн ребёнка — не трудовой договор с родителем, а отдельное согласие законного представителя (п. 1 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152) либо прямое указание федерального закона (например, ст. 218 НК РФ для вычета).
• Если вы собираете ФИО ребёнка только «для записи в анкете» — это обработка без надлежащего основания.
• Достаточно знать число детей и их возраст для расчёта вычета; копия свидетельства о рождении нужна, но хранится в личном деле с ограниченным доступом.

Шаг 3. Разграничьте анкету соискателя и анкету работника

На этапе приёма на работу (анкета соискателя) и после заключения трудового договора (анкета работника, личное дело) действуют разные правовые основания.

Соискатель. Трудовой договор ещё не заключён. Единственное основание для обработки ПДн — согласие по ст. 9 ФЗ-152. Данные о детях соискателя на этом этапе почти никогда не нужны: вычет начнут считать после трудоустройства, а льготы по коллективному договору — только после оформления. Строку о детях в анкете соискателя следует убрать или сделать необязательной с пометкой «заполняется по желанию после трудоустройства».

Работник. После заключения трудового договора основание — ст. 6 ч. 1 п. 5 ФЗ-152 (исполнение договора) и прямые нормы ТК РФ / НК РФ. Данные о детях запрашиваются отдельным заявлением работника с приложением документов. Согласие требуется только для тех данных, которые выходят за рамки закона — например, для льготных программ компании, не предусмотренных ТК.

Шаг 4. Оформите согласие по новым требованиям ФЗ-156

С 01.09.2025 согласие работника не может быть частью трудового договора, приказа о приёме, анкеты или иного документа. Это отдельный лист с обязательными реквизитами. Ранее выданные согласия, встроенные в другие документы, при повторном обращении субъекта или проверке РКН будут признаны ненадлежащими.

Реквизиты согласия по ст. 9 ФЗ-152 (в редакции ФЗ-156):

• ФИО работника и его контактные данные.
• Полное наименование и адрес оператора (работодателя).
• Конкретная цель: например, «предоставление стандартного налогового вычета по ст. 218 НК РФ».
• Перечень обрабатываемых ПДн: «ФИО детей, даты рождения, реквизиты свидетельств о рождении».
• Перечень действий: сбор, хранение, использование при расчёте НДФЛ.
• Срок действия согласия или условие его прекращения.
• Способ отзыва: «подача письменного заявления непосредственному руководителю или в отдел кадров».

Отзыв согласия не означает автоматического уничтожения данных: если хранение предусмотрено законом (например, архив по ст. 22.2 ТК РФ и НК), оператор вправе хранить данные на этом основании.

Шаг 5. Учтите КЭДО: где хранятся данные о детях

Если компания перешла на кадровый электронный документооборот (КЭДО), данные о детях попадают в информационную систему — и становятся предметом требований по технической защите ПДн. Оператором ИСПДн в контексте КЭДО выступает работодатель, даже если платформу предоставляет внешний вендор. Передача данных вендору — поручение обработки по ст. 6 ч. 3 ФЗ-152: необходим договор поручения с перечнем действий и требованием конфиденциальности.

Ключевые риски КЭДО и данных о детях:

• Хранение в облаке за рубежом — нарушение локализации по ч. 5 ст. 18 ФЗ-152. Штраф по ч. 8 ст. 13.11 КоАП — от 1 000 000 до 6 000 000 ₽.
• Нет договора поручения с вендором КЭДО — обработка без основания.
• Система хранит больше данных о детях, чем необходимо: дополнительные поля анкеты «для удобства» — нарушение принципа минимизации.

Как это применяется на практике

Кейс 1. HR-директор производственного предприятия (Уральский ФО, весна 2026) получил запрос от РКН в рамках плановой проверки. Инспектор запросил согласия работников на обработку ПДн. Оказалось, что согласия были встроены в трудовые договоры, а данные о детях — в общую анкету без указания цели. По итогам проверки составлен протокол по ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Компания доработала документы до вынесения постановления и представила доказательства устранения нарушений — штраф снижен до минимального диапазона.

Кейс 2. В торговой компании (Центральный ФО, осень 2025) при аудите DATUM выявлено: анкета соискателя содержала обязательную строку «количество детей», платформа КЭДО хранила копии свидетельств о рождении в облаке на серверах в Германии, договора поручения с вендором не было. Специалисты подготовили три отдельных согласия, договор поручения с вендором и уведомление в РКН о трансграничной передаче. Проверка, начатая на основании жалобы работника, завершилась предупреждением без штрафа.

Услуги DATUM по теме

• Аудит соответствия 152-ФЗ — проверка анкет, согласий, ОРД по чек-листу из 38 пунктов.
• Комплект ОРД под ключ — согласия по ФЗ-156, политика, приказы, журналы для HR.
• DPO-аутсорсинг — ответственный за обработку ПДн по ст. 22.1 ФЗ-152 на абонентском обслуживании.

Частые вопросы

1. Нужно ли переподписывать согласия работников после 01.09.2025?

Согласия, полученные до 01.09.2025 и оформленные как отдельный документ с полным набором реквизитов по ст. 9 ФЗ-152, остаются действительными. Переподписывать их не требуется. Если согласие было встроено в трудовой договор, анкету или приказ — такой документ при проверке РКН не пройдёт требования ФЗ-156: нужно выпустить отдельное согласие при следующем взаимодействии с работником либо планово до ближайшей проверки.

2. Какие данные нельзя спрашивать в анкете?

Ст. 86 ТК РФ прямо запрещает собирать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях, членстве в общественных организациях, частной жизни работника. Данные о состоянии здоровья — только в объёме, необходимом для определения профпригодности (ст. 88 ТК). Национальность, вероисповедание, семейное положение «для общего сведения» — избыточны по ст. 5 ФЗ-152. Вопрос о детях допустим только при наличии конкретной законной цели (вычет, льгота, пособие).

3. Можно ли вести видеонаблюдение в офисе?

Можно, при соблюдении трёх условий: работник уведомлён в письменной форме (ст. 22.2 ТК РФ и ст. 9 ФЗ-152), цель зафиксирована в локальном акте («обеспечение безопасности, охрана труда»), видеоданные не передаются третьим лицам без основания. Если в кадре попадают дети (например, корпоративный детский день), — это обработка биометрии несовершеннолетних, для которой требуется согласие законного представителя по ст. 11 ФЗ-152.

4. Сколько хранить согласия после увольнения?

Срок хранения согласия определяется целью обработки. Документы кадрового учёта хранятся по архивным нормам: личное дело работника — 50 или 75 лет в зависимости от даты документа (Перечень типовых архивных документов, утверждённый Росархивом). Согласие на обработку ПДн, как часть личного дела, хранится вместе с ним. Отдельное согласие, выходящее за рамки ТК (например, на рассылку корпоративных новостей), — уничтожается через 3 года после отзыва или увольнения, если иное не установлено локальным актом.

5. Кто оператор при использовании КЭДО?

Оператором ПДн всегда остаётся работодатель — именно он определяет цели и состав обрабатываемых данных. Провайдер КЭДО-платформы — обработчик по поручению (ст. 6 ч. 3 ФЗ-152). Это означает обязательный договор поручения с перечнем действий, запретом на передачу данных третьим лицам и требованием соблюдать конфиденциальность. Ответственность перед субъектом и РКН несёт работодатель, даже если утечка произошла на стороне вендора.

6. Что будет, если соискатель откажется заполнять строку о детях?

Отказ от предоставления данных о детях не может быть основанием для отказа в приёме на работу — это прямо вытекает из ст. 86 ТК РФ и ст. 9 ч. 2 ФЗ-152 (недопустимость принуждения к согласию). Если строка обязательная и её отсутствие блокирует приём — это дискриминация и одновременно нарушение принципа добровольности согласия. Данные о детях на этапе найма допустимо запрашивать только добровольно и только при наличии актуальной цели.

Итог

Данные о детях в анкете — это законно, если есть конкретная цель, подкреплённая нормой ТК или НК, и правильно оформленное согласие по ст. 9 ФЗ-152 в редакции с 01.09.2025. В анкете соискателя такой строки, как правило, не должно быть вовсе. После трудоустройства — отдельный документ с полными реквизитами.

DATUM сопровождает HR-департаменты в вопросах соответствия ФЗ-152: аудит анкет и согласий, сборка пакета ОРД под требования ФЗ-156, подготовка к проверкам РКН и защита при штрафах по ст. 13.11 КоАП.

22 января 2028 года